Concepto 018 de 22-03-2006

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  • Publicado: 22 marzo, 2006

Registro contable de la pérdida de un activo y su posterior reposición.

CONCEPTO 018
22-03-2006

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

Señor
JAIME RAMIREZ BERNAL
Carrera 11 92-09
Teléfono 6501054
Ciudad.

Ref: Consulta de septiembre 12 de 2005

Radicación 279

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTAS (Textuales):

“EN LA ENTIDAD EN LA CUAL LABORO, SE PERDIÓ UNA CALCULADORA QUE POR SU COSTO SE HABÍA DEPRECIADO AL MOMENTO DE LA COMPRA, LA PERSONA QUE PERDIÓ DICHO ELEMENTO OFRECIÓ SU REPOSICIÓN POR UNO DE IGUALES CARACTERISTICAS. ESTE ELEMENTO SE PERDIÓ EN EL MES DE AGOSTO Y SU REPOSICIÓN SE HACE EN SEPTIEMBRE.

EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DIO DE BAJA EL BIEN TOMANDO COMO SOPORTE EL DENUNCIO QUE SE EFECTUO.

LA DUDA ESTA EN SI EN EL MOMENTO QUE REINTEGREN EL BIEN SE DEBE:

1. VOLVER A ACTIVAR EL QUE SE HABÍA DADO DE BAJA

2. CREAR UNO NUEVO CON VALOR DE $1, PARA NO GENERAR UNA NUEVA DEPRECIACIÓN.

3. RECONOCER UN INGRESO POR EL VALOR DE LA REPOSICIÓN Y ACTIVAR EL BIEN POR ESTE VALOR, RECONOCER UNA NUEVA DEPRECIACIÓN TENIENDO EN CUENTA QUE EL BIEN ES NUEVO.

4. OTRA ALTERNATIVA

RESPUESTA:

Analizado el caso del consultante es necesario realizar los siguientes comentarios:

Los activos de cuantía menor deben registrarse como activo y depreciarse a lo largo de un solo año, tal como lo fija el Decreto Reglamentario 3019 de 1989 en su artículo 6°.

A su vez el artículo 64 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 reza:

Art. 64. Propiedades, planta y equipo. Las propiedades, planta y equipo, representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año. (la negrilla y el subrayo son nuestros)

(…)

Como se desprende de los artículo transcritos, es claro que aquellos bienes cuya vida útil sea mayor a un año deben considerarse como activos y clasificarlos dentro del rubro de propiedades, planta y equipo al que pertenezcan y a su vez depreciarse en el término de un año.

De otra parte, los bienes totalmente depreciados, que prestan todavía sus servicios a la entidad, deben seguir figurando en la cuenta de activo a la que corresponda, registrándose su correspondiente ajuste por inflación, igual situación debe suceder con la depreciación acumulada correspondiente; con la connotación de que estos bienes deben ser registrados también en cuentas de orden, por su valor comercial, dando así cumplimiento al Decreto Reglamentario 2650 de 1993, en el código 8315 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS Y/O AMORTIZADOS, , cuya descripción estipula que:

“Registra el valor comercial de las propiedades, planta y equipo que no obstante de encontrarse totalmente depreciados, el ente económico no les ha dado de baja en libros en razón a que aún están en condiciones de uso o cambio.” (la negrilla y el subrayo son nuestros)

En el caso que haya una pérdida de un elemento considerado activo fijo, la entidad debe tener en cuenta el principio de la importancia relativa, para establecer responsabilidades.

Ahora bien, cuando se establece responsabilidad de reposición de los bienes perdidos, como en el caso expuesto, el procedimiento correcto es dar de baja el bien, reversando todas las cuentas que afecten al respectivo activo y registrar una perdida en venta y retiro de bienes, luego, como en este caso que se tiene la certeza de su recuperación, se debe registrar un ingreso por recuperaciones y afectar la cuenta de activos correspondiente al bien recibido por el valor de la factura.

Todo lo anterior se sustenta en el hecho de que la contabilidad debe reflejar los hechos económicos tal y como suceden para que pueda cumplir con sus objetivos y cualidades contenidos en los artículos 3 y 4 del Decreto reglamentario 2649 de 1993.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente

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