Concepto 029 de 20-03-2007

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  • Publicado: 20 marzo, 2007

Reconstrucción de la contabilidad.

Concepto 029
20-03-2007

JUNTA CENTRAL DE CONTADORES CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

Reconstrucción de la contabilidad

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

Ref.: Consulta   Reconstrucción de la contabilidad . octubre 25 de 2006

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

ANTECEDENTES:

Una sociedad XY Ltda., constituida legalmente en el año 2002, durante los años 2002 al 2005, desarrolla su actividad comercial.

A finales del 2005 el representantre legal decide, excediéndose de atribuciones legales, subvaluar unos establecimientos comerciales de propiedad de la sociedad XY Ltda., con el fin de venderlos, a una sociedad en comandita simple, creada por el representante legal,  cuyo  objeto es igual al de la sociedad XY Ltda.., al igual que su sitio de funcionamioento, sus activos, sus empleados, etc. Es decir, decide adueñarse de la sociedad que el representaba, (50% cuotas societarias le pertenecen al representante legal y el otro 50% a la sociead XY Ltda.). “A la fecha, cursa un proceso penal en contra del representante legal, por la conducta anteriormente descrita, adicionalmente fue multado por la Superintendencia de Sociedades, por malos manejos como representanre legal de la sociedad XY Ltda.”

A solicitud de la Superintendencia de Sociedades el representante legal de la sociedad XY ltda., cita a los socios a una Asamblea Extraordinaria, la cual se llevo a cabo en el mes de julio de 2006, en la que pone a disposición unos estados financieros a 31 de diciembre de 2005, pero niega el acceso a la documentación y a los libros oficiales, razon por la que no son aprobados dichos estados fiancieros.

Mediante oficio de fecha agosto de 2006, se solicitó la entrega de la documentación y Libros Oficiales de la Empresa XY ltda, siendo infructuosa la peticion, razón por lo que se denuncio el caso ante la misma fiscalía que lleva el proceso.

PREGUNTA (TEXTUAL):

Teniendo en cuenta  que en uno de los establecimientos de la sociedad XY Ltda. fue recuperado por los socios, ¿comó podría rehacerse la contabilidad, si ni siquiera se presentó ante la DIAN, la Declaración  de Renta del año fiscal de 2005?

RESPUESTA:

Dado los antecedentes planteados por el consultante es necesario indicarle que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública emitió el 31 de julio de 2001 el concepto 028 titulado “BALANCE INICIAL – RECONSTRUCCIÓN A PARTIR DE INFORMACIÓN DE TERCEROS, el cual resuelve su interrogante y por ello trascribimos los apartes  pertinentes:

Cuando no existen documentos soporte que permitan la realización de un proceso contable adecuado que arroje como resultado unos estados financieros de propósito general como lo estipula el Decreto 2649 de 1993, el ente económico debe determinar una fecha de corte para elaborar estados financieros de propósito especial como lo permite el artículo 24 del Decreto citado, que le sirvan para saber cual es su situación en ese momento, le suministren la información básica sobre cada una de las cuentas que conforman el balance general y sean un punto de partida para iniciar un proceso contable sometido a la normatividad vigente, determinado por éstas y los estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Como balance inicial a la fecha de corte predeterminada puede tomar información de las entidades financieras para las inversiones que posea y para las obligaciones que tenga y solicitar los extractos bancarios que le permitan profundizar un poco más en información pasada.

Igualmente puede recurrir a la circularización de clientes y proveedores de bienes y servicios, para que le suministren además del saldo a la fecha, los movimientos del año en el que se haya fijado la fecha de corte, ejemplo a Diciembre 31 de 2005, se podría obtener parte de la  información.

También se puede recurrir a otras entidades como los municipios, las empresas de servicios públicos, Cámaras de Comercio, Compañías de Seguros y la DIAN.

Hay información que se puede obtener de la Entidades Prestadoras de Servicios de Salud, Fondos de Pensiones, Cajas de Compensación Familiar.

Alguna información puede obtenerse mediante la realización de cálculos matemáticos, como las provisiones, depreciaciones y amortizaciones.

Con la información obtenida puede elaborar un estado de costos que le permita conocer en detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar los servicios de los cuales el ente económico ha derivado sus ingresos y un estado de inventario que le sirve de medio de comprobación detallada de la existencia de cada una de las partidas que conforman el balance general.

Realizados los procesos anteriores se pueden obtener Estados Financieros Extraordinarios, preparados durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades, en este caso concreto un balance general de iniciación.

Debe tenerse en cuenta que la fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes, a la actividad o situación para la cual deben prepararse.

Si no existe una disposición legal en contrario, los estados financieros extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes.

En el evento de que sea necesario soportar declaraciones tributarias pasadas y aportar pruebas de tipo laboral y comercial, es conveniente recurrir a la normatividad relacionada con la pérdida y reconstrucción de libros indicada en el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, consistente en denunciar ante autoridad competente la pérdida de la información, reconstruir los registros de los libros dentro de los seis meses siguientes tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que considere pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Los libros de contabilidad llevados en debida forma constituyen prueba a favor del contribuyente. Si no se presentan los libros, comprobantes y demás documentos de contabilidad cuando la administración tributaria lo exija, no se podrán invocar posteriormente como prueba a su favor y tal hecho se tendrá como indicio en su contra.

En tales casos se desconocerán los correspondiente costos y deducciones, descuentos y pasivos, salvo que el contribuyente los acredite plenamente. Únicamente se aceptará como causa justificativa de la no presentación, la comprobación plena de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito.

Por fuerza mayor o caso fortuito se entiende el acontecimiento imprevisible e irresistible que impide a una persona cumplir una obligación y que le impide a quien lo padece sobreponerse al hecho para eludir sus efectos.

En lo referente a la actuación del Contador Público que certifique los estados financieros obtenidos se debe buscar el mayor acercamiento posible a la realidad económica del ente objeto de la situación planteada, de modo que su actuar como profesional de la Contaduría Pública, esté dentro del marco de la verdad, la ética, la responsabilidad profesional, la buena fe, la legalidad contable y tributaria que le permitan, expedir las certificaciones sin demérito de su credibilidad y confianza pública.

(…)

Ahora bien, el anterior concepto trascrito hace referencia a la reconstrucción de la contabilidad cuando no existen documentos soporte que permitan la realización de un proceso contable adecuado que arroje como resultado unos estados financieros de propósito general como lo estipula el Decreto 2649 de 1993, por lo que es pertinente indicar, que en el caso en que hayan documentos y demás soportes, se debe elaborar un inventario físico de lo encontrado, conciliándolo  con la realidad económica del ente, y así poder producir unos estados financieros que cumplan con lo estipulado en la normatividad contable.

De otra parte, es de señalar al consultante que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública emitió el día 13 de mayo de 2003 la Orientación Profesional número 005 titulada LIBROS DE COMERCIO, en la cual podrá encontrar, adicionalmente mas información al respecto del tema consultado. 

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 06 de marzo de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.  

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente

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