Concepto 035 de 20-05-2007

Responsabilidad del contador en administración de copropiedades.

CTCP 035 /2007
20-05-2007

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA No. 1 (Textual):

Es procedente que un Contador Público independiente que figura como asesor en una empresa de Software contable, actuando como Revisor Fiscal de un ente jurídico recomiende la adquisición de un paquete contable o administrativo de dicha empresa, transacción por la cual seguramente recibirá una comisión o aún sin recibirla?

RESPUESTA

Dado que el contador Público que ejerce el cargo de Revisor Fiscal debe mantener absoluta independencia con respecto a sus vigilados no es prudente realizar este tipo de recomendaciones, pues en el desarrollo de su trabajo, él debe tener especial cuidado de tal manera que de estricto cumplimiento a lo contemplado en la ley 43 de 1990 en sus artículos 37 numerales 2, 3 y 4 y 50 en su aparte final, los cuales trascribimos a continuación:

37.2 Objetividad . La objetividad representa ante todo imparcialidad y actuación sin prejuicios en todos los asuntos que correspondan al campo de acción profesional del Contador Público. Lo anterior es especialmente importante cuando se trata de certificar, dictaminar u opinar sobre los estados financieros de cualquier entidad. Esta cualidad va unida generalmente a los principios de integridad e independencia y suele comentarse conjuntamente con esto. (El subrayo y la negrilla son nuestros)

37.3 Independencia. En el ejercicio profesional, el Contador Público deberá tener y demostrar absoluta independencia mental y de criterio con respecto a cualquier interés que pudiere considerarse incompatible con los principios de integridad y objetividad, con respecto a los cuales la independencia, por las características peculiares de la profesión contable, debe considerarse esencial y concomitante. (El subrayo y la negrilla son nuestros)

37.4 Responsabilidad. Sin perjuicio de reconocer que la responsabilidad, como principio de la ética profesional, se encuentra implícitamente comprendida en todas y cada una de las normas de ética y reglas de conducta del Contador Público, es conveniente y justificada su mención expresa como principio para todos los niveles de la actividad contable. En efecto, de ella fluye la necesidad de la sanción, cuyo reconocimiento en normas de ética, promueve la confianza de los usuarios de los servicios del Contador Público, compromete indiscutiblemente la capacidad calificada, requerida por el bien común de la profesión.

Artículo 50. Cuando un Contador Público sea requerido para actuar como auditor externo, Revisor Fiscal, interventor de cuentas o árbitro en controversia de orden contable, se abstendrá de aceptar tal designación si tiene, con alguna de las partes, parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil, segundo de afinidad o si median vínculos económicos, amistad íntima o enemistad grave, intereses comunes o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones . (El subrayo y la negrilla son nuestros)

Como se desprende de lo anterior, el contador publico que actúa como revisor fiscal en cualquier ente económico debe abstenerse de realizar cualquier acto que le reste independencia en relación con sus vigilados, máxime cuando la búsqueda y decisión de la compra del software, motivo de la consulta, corresponde a la administración del ente económico; por ello, es responsabilidad del administrador del ente, quien actuando en un marco de transparencia y debido proceso debe efectuar los procedimientos aconsejado para este tipo de eventos, como son los de establecer cuales son las necesidades de información contable que tiene el ente y cuales productos (Software) los satisfacen, por ello, debe identificar en el mercado los productos disponibles y mirar también otras variables como precio, soporte técnico, etc.

PREGUNTA No. 2 (Textual):

Una copropiedad o cualquier tipo de empresa comercial puede contabilizar todos sus pasivos con proveedores de materias primas, materiales y bienes y servicios en general, en la cuenta 2205 (Proveedores nacionales) sin utilizar la cuenta 2335 (Costos y gastos por pagar)?

RESPUESTA

Para este punto, es necesario precisarle al consultante que es muy diferente las consideraciones que se deben hacer para las entidades comerciales, ya que ellas deben cumplir estrictamente con la normatividad relacionada con el manejo y aplicación del Plan Único de Cuentas establecido en el Decreto Reglamentario 2650 de 1993 y sus modificatorios en su artículo 5°.

Por este motivo nos permitimos indicarle que la cuenta 2205 proveedores nacionales contempla en su descripción lo siguiente:

Registra las obligaciones contraídas en moneda nacional o extranjera por el ente económico con proveedores para la adquisición de bienes y servicios tales como materiales, materias primas, equipos, suministro de servicios y contratación de obras.

Por su parte la descripción de la cuenta 2335 costos y gastos por pagar contempla que:

Registra aquellos pasivos del ente económico originados por la prestación de servicios, honorarios y gastos financieros entre otros.

También es procedente remitirnos a los auxiliares de la cuenta 2335 que son los siguientes:

Como se observa, el plan de cuentas para comerciantes es muy específico al determinar que operaciones deben registrarse en una y otra cuenta de manera tal que no hay espacio para incorporarla en otro código distinto al que ese ha establecido para su registro, por ello, es posible registrar todos sus pasivos con proveedores de materias primas, materiales y bienes y servicios en general, en la cuenta 2205 (Proveedores nacionales) sin utilizar la cuenta 2335 (Costos y gastos por pagar) siempre y cuando esos servicios generales de los que habla el consultante no se encuentren catalogados dentro del código 2335.

De otra parte, al no existir un plan de cuentas específico para el reconocimiento de las operaciones de las copropiedades, la administración de estos entes debe elaborar su propio plan de cuentas para lo cual podrá apoyarse en el plan único de cuentas para comerciantes definido en el Decreto 2650 de 1993 y sus posteriores modificaciones, en lo que sea pertinente.

Así las cosas, las copropiedades deben tener en cuenta al elaborar su plan contable el artículo 18 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 el cual contempla que:

ART. 18.— Características y prácticas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad , tales como la naturaleza de sus operaciones , su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico. (El subrayo y la negrilla son nuestros)

También se debe contemplar el artículo 53 del mismo Decreto

ART. 53.— Clasificación. Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas.

Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.

El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen. (Resaltado fuera del texto)

Dado lo anterior, se puede concluir que al realizar los registros contables en una copropiedad, se debe tener presente las descripciones y dinámicas del plan de cuentas creado previamente por el mismo ente. La descripción hace referencia a los detalles de los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas; mientras que la dinámica señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.

PREGUNTA No.3 (Textual):

Puede una copropiedad, amparándose en la Orientación Profesional 4 de septiembre 30 de 2003, contabilizar todos los gastos relacionados con un evento social, llámese por ejemplo “fiesta de niños” en una cuenta 51959505, creada con dicho nombre, sin discriminar en su respectiva cuenta los diferentes conceptos de gastos relacionados con la misma, como serian los servicios de recreacionistas, taxis para el personal, personal temporal contratado para dicho evento, alquiler de juegos, mesas y sillas, refrigerios entre otros?

RESPUESTA

Vale la pena informar al consultante que la Orientación Profesional No. 004 tiene por temática los Consorcios y Uniones Temporales, por este motivo se infiere que el consultante hace referencia a la Orientación Profesional No. 007 de septiembre 30 de 2003 la cual tiene por nombre “EJERCICIO PROFESIONAL EN ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL Y UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS”.

Realizada la claridad anterior, y reiterando lo dicho en párrafos anteriores, se debe tener en cuenta el plan de cuentas diseñado por el ente, el cual, como también ya se dijo, debe contemplar las correspondientes descripciones y dinámicas necesarias para su utilización, por ello, el reconocimiento, medición y revelación de las operaciones que afectan una específica actividad económica debe satisfacer las cualidades de utilidad, comprensibilidad, pertinencia, confiabilidad y comparabilidad para su efectivo uso por parte de los interesados.

En conclusión, el registro en la contabilidad de los hechos económicos derivados de un evento debe estar reconocidos en cada una de las cuentas contables, de acuerdo con el plan de cuentas establecido por el ente; pero para efectos de reporte ante la Asamblea o Consejo de Administración la información debe presentarse en forma consolidada, proceso este que se hace con base en la información contable.

Es pertinente también, informar al consultante que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública emitió el pasado 28 de noviembre de 2006 la ORIENTACIÓN PROFESIONAL N°.010 titulada EJERCICIO PROFESIONAL DE LA CONTADURÍA PÚBLICA EN ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL, que reemplazo a la orientación profesional numero 007, al a cual puede acceder visitando nuestra pagina web www.jccconta.gov.co , link del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 06 de marzo de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente

MVAV/jrpr