Concepto 053947 de 24-08-2012

DIAN
Concepto 053947
Agosto 24 de 2012

Tema Retención en la fuente
Descriptores Certificados de Retención en la Fuente
Fuentes formales Arts. 381 Estatuto Tributario.

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Ref: Radicado 45064 del 04/06/2012.

Cordial saludo Sra. Marcela:

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, y la Orden Administrativa 000006 de 2009, es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarías en lo de competencia de la Entidad.

Pregunta si ¿en la certificación que debe expedir el agente retenedor por otros conceptos de retención en la fuente, se debe certificar tanto el monto de los ingresos que fueron objeto de la retención como la porción de ellos que no lo fueron? y, En caso que el monto de los ingresos pagados a un proveedor, no alcance para estar sujeto a la retención ¿el agente retenedor conserva la obligación de expedir el certificado con el monto de la retención en ceros?.

Al respecto señalamos lo siguiente:

«Los Artículos 365 y 437-1 del Estatuto Tributario con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el recaudo de los impuestos de renta y ventas, establecieron la retención en la fuente de tales impuestos, la cual debe practicarse en el momento en que se realice el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero.

Para quienes llevan contabilidad por el sistema de causación, la retención en la fuente se debe realizar por el total del abono en cuenta.

Adicionalmente, los agentes retenedores deben expedir anualmente un certificado de retenciones que debe contener los requisitos previstos en el Artículo 381 del ET.

A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor puede expedir una certificación por cada retención efectuada, la cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.» (Concepto 033018 de 1998)

A su vez, el artículo 370 ibídem señala que no realizada la retención o percepción, el agente responderá por la suma que está obligado a retener o percibir, sin perjuicio de su derecho de reembolso contra el contribuyente, cuando aquél satisfaga la obligación.

Por otra parte, el certificado de retención conlleva el control de los gastos como de los ingresos en la medida que éstos deben coincidir, y así mismo facilita verificar la retención que se efectúa, así como los conceptos y los ingresos de donde proviene un pago.

En ese entendido, cuando el Literal e) del artículo 381 del Estatuto Tributario establece que el certificado debe contener el monto total y el concepto del pago sujeto de retención, no hace distinción sobre las bases de aquellos ingresos sobre los cuales se aplicó la retención como de los que no. Lo anterior es concordante con el Parágrafo 1º, de este mismo artículo, que permite sustituir el certificado por el original, copia o fotocopia de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando aparezcan identificados los conceptos antes señalados. Por consiguiente, el certificado que expide el agente de retención debe contener la totalidad de los pagos y conceptos que sean objeto de retención así como la cuantía de la retención efectuada.

Así mismo, como el artículo 381 ya mencionado dispone que el agente retenedor en los certificados que expide, también debe señalar el concepto y la cuantía de la retención efectuada al sujeto pasivo del gravamen, es claro que éste no conserva la obligación de expedir dicho documento, cuando el monto de la retención es cero.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaría, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: www.dian.gov,co siguiendo los iconos: «Normatividad» – «técnica» y seleccionando «Doctrina» y Dirección Gestión Jurídica«.

Atentamente,

MARIA HELENA CAVIEDES CAMARGO
Subdirectora de Gestión Normativa y Doctrina