Concepto 054 de 23-04-2007

Comprobantes de contabilidad.

Concepto 54
23-04-2007

Junta Central de Contadores

REFERENCIA:

FECHA DE LA CONSULTA….: 07 de Septiembre de 2006

ENTIDAD DE ORIGEN………: JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

Nº DE RADICACIÓN CTCP…: Correo electrónico

TEMAS………………………: COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

“SERÍAN TAN AMABLES DE RESOLVERME LA SIGUIENTE INQUIETUD: HASTA QUE PUNTO SE PUEDEN CLASIFICAR O DISCRIMINAR LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD? ME EXPLICO: INGRESÓ UN AUDITOR NUEVO A LA EMPRESA Y DICHO SEÑOR ORDENÓ ELABORAR POR CADA CONCEPTO QUE SE ORIGINA NOTAS DE CONTABILIDAD, EJEMPLO, POR TRANSFERENCIA: NOTAS DE TRANSFERENCIA, POR CONSIGNACIÓN: COMPROBANTE DE CONSIGNACIÓN, POR CAUSACIÓN DE GASTOS: COMPROBANTES DE COSTOS Y GASTOS POR PAGAR Y ASÍ SUCESIVAMENTE, HASTA TAL PUNTO QUE EN EL MOMENTO MAS DE 30 FUENTES, SIENDO UNA EMPRESA PEQUEÑA. NO OPERARIA EN ESTE CASO EL PRINCIPIO DE LA PRUDENCIA Y SER MÁS PRÁCTICO ELEBORANDO SOLO UNOS CUANTOS COMPROBANTES CONTABLES??? ”

RESPUESTA:

Es importante mencionar que los lineamentos generales sobre la presentación y preparación de la información contable, se enmarcan en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, establecidos en el Decreto 2649 de 1993. No obstante el Consejo Técnico emitió el pasado 14 de julio de 2003, la orientación profesional No. 005, sobre libros de comercio, este documento puede ser consultado en la página web. www.jccconta.gov.co.

Adicionalmente, el Decreto 2649 de 1993, en el título tercero correspondiente a las normas sobre registros y libros, específicamente en el artículo 123 – Soportes, señala:

“(…) Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle (…)”

En este mismo sentido, el Código de Comercio en el artículo 53 – Asientos y Comprobantes de Contabilidad, establece:

“(…) …El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen . (…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Así mismo, en el artículo 55 – Archivo de comprobantes, se expone que: “(…) El comerciante conservará archivados y ordenados cronológicamente los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite su exactitud.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Ahora bien, de acuerdo a lo anteriormente expuesto los comprobantes de contabilidad corresponden a soportes contables, que sustentan las operaciones y los registros relacionados en el desarrollo de las actividades propias del ente económico. Por tanto, el ente económico establecerá los comprobantes de contabilidad que conforme a su actividad económica deban ser necesarios para que la contabilidad soporte los registros y en consecuencia cumpla con los objetivos y cualidades establecidos en el Decreto 2649 de 1993. Lo anterior en consideración con lo señalado en el artículo 18 del precedente Decreto:

“(…) Art. 18. Características y practicas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y practicas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.(…)”

Adicionalmente, conforme a lo expuesto en la consulta, es pertinente aclarar que el principio de prudencia que allí se cita, corresponde a una norma básica de contabilidad enmarcada en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados definidos en el Decreto 2649 de 1993 en el artículo 17, así:

“(…) Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos .(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

La prudencia debe, entonces, ser utilizada para lograr los objetivos previstos en la norma legal y no para desfigurar la realidad económica en beneficio o perjuicio de alguien. Tampoco para satisfacer las necesidades individuales y/o circunstanciales de presentar resultados convenientes o determinada situación financiera. Es por lo anterior que, en orden a realizar registros prudentes que a la vez permitan a los destinatarios de la información contable detectar la realidad económica del ente económico, surg e la posibilidad de acudir a las denominadas Provisiones o Contingencias que aparecen reguladas en Artículo 52 y 81 del Decreto 2649.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 10 de abril de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativ o y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente