Concepto 055 de 23-04-2007

Estados financieros certificados y dictaminados en proceso de concordato.

CTCP Nº 055 / 2007
23-04-2007

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

1.

 “ Como contadora y revisora fiscal de algunos conjuntos residenciales, solicito me aclaren y, me remitan el concepto acerca de los siguientes temas:

1. Un balance y un Estado de Resultados cuando son remitidos a un contralor que esta representado a un negocio que esta en concordato puede ser remitido sin la respectiva firma del concordado y de su contador?

1.En caso que este sin firmar puede darse por no presentado?
2.
Existe alguna sanción por presentar los estados financieros sin la firma con el fin de evitar algún error en la contabilidad y en los libros oficiales?”

RESPUESTA:

En Colombia la información contable debe prepararse de acuerdo a lo establecido en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA’s enmarcados en el Decreto 2649 de 1993. Dando fiel cumplimiento a los objetivos y cualidades de la información, reflejando la realidad económica de la empresa de forma cierta y confiable.

La información contable es un medio de prueba, que a través de los Estados Financieros refleja la realidad económica del ente, cumpliendo cabalmente lo prescripto en los PGCA’s, sin perjuicio de los destinatarios a quien se dirija. La importancia de los Estados Financieros se expresa en el artículo 19 del Decreto 2649/93, así:

“(…) Art. 19. Importancia. Los Estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico . Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables. (…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Al respecto la Ley 222 de 1995 en el artículo establece:

“(…)ARTICULO 34. OBLIGACION DE PREPARAR Y DIFUNDIR ESTADOS FINANCIEROS. A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera.

El Gobierno Nacional podrá establecer casos, en los cuales, en atención al volumen de los activos o de ingresos sea admisible la preparación y difusión de estados financieros de propósito general abreviados.

Las entidades gubernamentales que ejerzan inspección, vigilancia o control, podrán exigir la preparación y difusión de estados financieros de períodos intermedios. Estos estados serán idóneos para todos los efectos, salvo para la distribución de utilidades. (…)”

Los Estados Financieros son el reflejo de la situación y resultados obtenidos por un ente económico durante  un periodo determinado. Su divulgación depende de los fines para los cuales fueron preparados. El Decreto 2649 de 1993 en el artículo 20 en atención a “ las características de los usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos específicos que los originan, los estados financieros se dividen en estados de propósito general y de propósito especial. (…)”

Así mismo define y determina en los artículos 21, 22 y 23 los estados financieros de propósito general, así:

“(…) Art. 21. Estados financieros de propósito general. Son estados financieros de propósito general aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.
Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados.

Art. 22. Estados financieros básicos. Son estados financieros básicos:

1. El balance general.
2. El estado de resultados.
3. El estado de cambios en el patrimonio.
4. El estado de cambios en la situación financiera, y
5. El estado de flujos de efectivo.

Art. 23. Estados financieros consolidados. Son estados financieros consolidados aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo. de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Por otra parte,  el artículo 24 define  los Estados Financieros de propósito especial, así:

“(…) Art. 24. Estados financieros de propósito especial. Son estados financieros de propósito especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones.

Entre otros, son estados financieros de propósito especial: el balance inicial, los estados financieros de períodos intermedios, los estados de costos, el estado de inventario, los estados financieros extraordinarios, los estados de liquidación, los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por estas y los estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.(…)”

Se concluye de lo anterior, que la emisión de Estados Financieros -de propósito general o especial- en razón de las características de los usuarios a quienes van dirigidos-público o privado- o los objetivos específicos que los origina, condicionan  el grado de formalidad de su presentación; por ejemplo, los informes emitidos para análisis de gestión y desarrollo de estrategias al interior del ente, no requerirá de la misma formalidad de  presentación, frente a los Estados Financieros presentados ante terceros, como es el caso de los requeridos por los entes de control y vigilancia.

Las exigencias formales de presentación de los Estados Financieros se direccionan al aseguramiento de la información contable, que debe transmitirse a los terceros; situación que se hace posible mediante la atestación del Contador Público, definida en la Ley 43 de 1990, como sigue:

“(…) ARTICULO 10. DE LA FE PUBLICA. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de la profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances se presumirá además, que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registrados en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.

PARAGRAFO. Los Contadores Públicos, cuando otorguen Fe Pública en materia contable se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil a que hubiere lugar conforme a las leyes .(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

La atestación sobre los Estados Financieros se materializa a través del dictamen de un profesional contable. Estos asuntos se encuentran consagrados en los artículos 34 y 37 de la ley 222 de 1995, respectivamente, y que a la letra dicen:

“(…) Artículo 34.-  Obligación de preparar y difundir Estados Financieros.

A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiere.

El Gobierno Nacional podrá establecer casos en los cuales, en atención al volumen de los activos o de ingresos sea admisible la preparación y difusión de estados financieros de propósito general abreviados.

Las entidades gubernamentales que ejerzan inspección, vigilancia o control, podrán exigir la preparación y difusión de estados financieros de períodos intermedios. Estos estados serán idóneos para todos los efectos, salvo para la distribución de utilidades.(…)”

“(…) ART. 37 — Estados financieros certificados . El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros . La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros . (…)” (Resaltado y subrayado fuera del texto original).

Con fundamento en el artículo 37 antes citado,  el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se preparó la información financiera, son las personas encargadas de certificar los estados financieros, en los casos en que sean sometidos a consideración o conocimiento de los asociados o puestos a disposición de terceros en general, lo cual es garantía del adecuado registro en libros y preparación de dichos estados financieros, de conformidad con los principios o normas de contabilidad de general aceptación.

Esta disposición fija la responsabilidad del representante legal y del contador publico que los elaboro, determina el alcance del concepto de certificación de estados financieros, al indicarnos, con meridiana claridad, que consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros de contabilidad.

Por su parte los Estados Financieros dictaminados con base en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, corresponden a:

“ART. 38. —Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión «ver la opinión adjunta» u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente ,

Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquéllos y éstos existe la debida concordancia.” (Resaltado y subrayado  fuera del texto original)

Se concluye de lo anterior que para dictaminar estados financieros, estos deben estar previamente certificados con el lleno de los requisitos arriba descritos y que dicho dictamen corresponde exclusivamente al revisor fiscal o al contador independiente.

Adicionalmente, como expresamente lo señala el inciso segundo del trascrito artículo 38 de la Ley 222 de 1995, los estados financieros dictaminados debe suscribirlos el revisor fiscal o, a falta de éste, el contador público independiente que los hubiere examinado, anteponiendo la expresión «ver la opinión adjunta» u otra similar.

De lo anterior se desprende que aquellos estados Financieros que no sean certificados y dictaminados se considerarán por no presentados, sujetos a las sanciones pertinentes emitidas por el órgano de inspección y vigilancia.

Ahora bien, al no estar  certificados los Estados Financieros, esto es, sin la declaración del  representante legal y del  Contador Público que lo hubiere preparado, no se puede afirmar que la información contenida en ellos no sea cierta o que no tengan credibilidad ante terceros. En efecto, aunque puedan reflejar la realidad económica del ente,  no cuentan con la atestación del contador público, requisito garante que declara la verificación previa de las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

Las consecuencias sancionatorias sobre la falta a esta responsabilidad del profesional contable, recaen al no cumplir con los requerimientos anteriormente expuestos, las que se analizaran bajo la luz del código de ética y el ejercicio profesional enmarcado en la Ley 43 de 1990, así:

“ARTICULO 69. El certificado, opinión o dictamen expedido por un Contador Público deberá ser claro, preciso y ceñido a la verdad .(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Adicionalmente recaerán sobre el Contador Público, así como sobre los administradores las disposiciones expuestas en la Ley 222 de 1995, en los artículos 42 y 43, en los cuales se lee:

Sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar, cuando sin justa causa una sociedad se abstuviera de preparar o difundir estados financieros estando obligada a ello, los terceros podrán aducir cualquier otro medio de prueba aceptado por la ley.

Los administradores y el revisor fiscal, responderán por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.(…)”

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 10 de abril de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente