Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Concepto 075 de 12-06-2007


Actualizado: 12 junio, 2007 (hace 17 años)

Dictamén del revisor fiscal en copropiedades. Libros actualizados

CTCP 075 / 2007
12-06-2007

Señora:

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta presentada conforme se detalla en la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (TEXTUAL)

“El administrador y el Consejo de Administrador me han solicitado un informe sobre mi gestión de Revisor Fiscal. De la misma manera me han solicitado les haga llegar el dictamen correspondiente antes de la Asamblea General. Mi respuesta ante lo primero, fue que el Revisor Fiscal no gestiona. Son ellos los encargados de suministrarme la información para yo (sic) poder examinarlos. En el segundo caso, les manifesté que el dictamen, si era el caso, lo presentaría ante la Asamblea General en su debida oportunidad. Para ello, por escrito les solicité con un mes de anticipación, toda la documentación correspondiente para cumplir con este cometido. Creo que ante esta situación, presentaron alguna queja ante la Junta Central.

¿Qué más debo de hacer en este caso?”

RESPUESTA :

La afirmación de la consultante en el sentido de que el revisor fiscal no es dependiente funcional ni jerárquico de los administradores de la copropiedad, corresponde a lo señalado por inciso final del Artículo 210 del Código de Comercio, disposición que, de manera inexorable, señala:

“ARTÍCULO 210 — Cuando las circunstancias lo exijan, a juicio de la asamblea o de la junta de socios, el revisor podrá tener auxiliares u otros colaboradores nombrados y removidos libremente por él, que obrarán bajo su dirección y responsabilidad, con la remuneración que fije la asamblea o junta de socios, sin perjuicio de que los revisores tengan colaboradores o auxiliares contratados y remunerados libremente por ellos.

El revisor fiscal solamente estará bajo la dependencia de la asamblea o de la junta de socios .” (Resaltado fuera del texto original)

Por tal razón, resulta axiomática la consecuencia que se deriva de la precitada independencia, en lo tocante a la inexistencia de responsabilidad del revisor fiscal en los actos de la administración regulada por el Artículo 41 de la Ley 43 de 1990 que meridianamente señala:

“ARTÍCULO 41 — El Contador Público en el ejercicio de las funciones de Revisor Fiscal y/o auditor externo, no es responsable de los actos administrativos de las empresas o personas a las cuales presta sus servicios .” (Resaltado fuera del texto original)

Es en este sentido que la solicitud realizada por los administradores a la revisora fiscal, según la cual, en los términos descritos en la consulta, se le requiere para que presente ante ellos un informe de su gestión, no se condice con el marco legal descrito, pues resulta lábil suponer que la revisora fiscal decline su compromiso y responsabilidad con el máximo órgano decisorio de la entidad, en este caso la asamblea general de copropietarios a nombre de la cual ejerce su función, entregando en cambio, el informe de su gestión, precisamente a aquellos sobre quienes debe ejercer su actividad de fiscalización y control.

No obstante lo anterior, es preciso considera que el revisor fiscal sí tiene responsabilidades frente a los administradores, que, sin embargo, lejos de ser informes de gestión rendidos a ellos, se enderezan a informarles las irregularidades detectadas y a formular las recomendaciones que estime conveniente para resolverlas, como lo señala el Artículo 207 del Código de Comercio que, en sus apartes pertinente, señala:

“ARTÍCULO 207 — Son funciones del revisor fiscal:

1. Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva.

2. Dar oportuna cuenta, por escrito , a la asamblea o junta de socios , a la junta directiva o al gerente , según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios .

(…)

6. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales .

(…)” (Resaltados fuera del texto original)

Ahora bien; en cuanto atañe a la solicitud formulada por los administradores en el sentido de requerir la entrega anticipada del dictamen de los estados financieros, conviene puntualizar que, del texto de la consulta se infiere que la administración, responsable legal de la elaboración de la información financiera del ente económico, no ha entregado estados financieros certificados que permitan a la revisora fiscal emitir su dictamen, punto sobre el cual, con base en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, tenemos:

“ARTÍCULO 38 —Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión «ver la opinión adjunta» u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente,

Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquéllos y éstos existe la debida concordancia.” (Resaltado fuera del texto original)

Se colige de lo anterior que para dictaminar estados financieros, estos deben estar previamente certificados con el lleno de los requisitos arriba descritos y que dicho dictamen corresponde exclusivamente al revisor fiscal o al contador independiente, razón por la cual es improcedente atender esta parte del petitorio extendido por el consejo de administración y el administrador a la revisora fiscal, sin la previa entrega de los estados financieros debidamente certificados. Dicho en otras palabras, la revisora fiscal debe emitir su dictamen sobre estados financieros que se hallen conformes a lo establecido en el Artículo 37 de la Ley 222 de 1995, en el cual se lee:

“ARTÍCULO 37 — Estados financieros certificados . El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros . La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros .” (Resaltado fuera del texto original).

Con fundamento en el Artículo 37 de la Ley 222 de 1995, el representante legal, en este caso el administrador de la copropiedad, y el contador público bajo cuya responsabilidad se preparó la información financiera, son las personas encargadas de certificar con su firma los estados financieros, en los casos en que sean sometidos a consideración o conocimiento de los asociados o puestos a disposición de terceros en general, lo cual es garantía del adecuado registro en libros y preparación de dichos estados financieros, de conformidad con los principios o normas de contabilidad de general aceptación.

Esta disposición fija la responsabilidad del representante legal con respecto a la certificación y señala el alcance de la firma del contador público que hubiere preparado los estados financieros. Además, determina el alcance del concepto de certificación de estados financieros, al indicarnos, con meridiana claridad, que consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros de contabilidad.

Como consecuencia, el representante legal y el contador público responsables de la preparación de los estados financieros, deberán dejar consignada una manifestación expresa o certificar lo antedicho, declarando junto a su firma en los propios estados financieros o en documento adjunto, que «han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros» , declaración que pueden hacer con estas palabras o con expresiones semejantes, siempre y cuando se haga referencia completa a la verificación de las afirmaciones de que trata el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993, u otra norma que la complemente o modifique.

No menos importante es señalar que es necesario tener claridad en lo atinente a que el revisor fiscal debe autorizar con su firma todos los estados financieros que emita el ente económico con su dictamen o informe, como se desprende de lo ordenado por el numeral 7º del Artículo 207 del Estatuto Mercantil, disposición que establece:

“ARTÍCULO 207 — Son funciones del revisor fiscal:

(…)

7. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.

(…)

PREGUNTA 2 (TEXTUAL)

“En los diferentes períodos mensuales, el administrador a cuenta gotas me hizo llegar una carpeta con soportes y borradores (carecían de firma de Contador, Administrador y Presidente de Consejo de Administración) de estados financieros para mí análisis. Regularmente faltaban la conciliación, los contratos, etc. Esta información llegó así hasta el mes de noviembre del año pasado. Dentro de mí análisis, con estas limitantes, observo con preocupación que la cuenta de caja se encuentra en rojo, los saldos de ejercicios anteriores no coinciden con los que dictaminé en su debida oportunidad. Existe un aumento de las cuentas por pagar. El estado de resultado manifiesta una pérdida de $14 millones aproximadamente. No presenta ninguno de los examinados la ejecución presupuestal, y dentro de esta pérdida existen gastos que lógicamente no lo están.

¿Puedo Dictaminar así las cosas?”

RESPUESTA:

Lo primero que debemos enfatizar es que la labor del revisor fiscal debe ejercerse con arreglo a las normas de auditoría generalmente aceptadas que, en Colombia, aparecen en el Artículo 7º de la Ley 43 de 1990, particularmente, para el caso en comento, resultan relevantes aquellas que se refieren a la realización del trabajo, definidas de la siguiente manera:

“ARTÍCULO 7º — De las normas de auditoría generalmente aceptadas. Las normas de auditoría generalmente aceptadas, se relacionan con las cualidades profesionales del Contador Público, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. Las normas de auditoría son las siguientes: 

(…)

2. Normas relativas a la ejecución del trabajo.

a) El trabajo debe ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere.

b) Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría.

c) Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio del análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los Estados Financieros sujetos a revisión .

(…)” (Los resaltados no hacen parte del texto original)

Con facilidad puede advertirse que la realización de la labor del revisor fiscal no debe ser ocasional ni superficial, de suerte que llama la atención el talante apático de la revisora fiscal que se trasluce del relato de los hechos de la consulta, pues según su dicho, espera la entrega de la información mensual que a bien tenga entregarle la administración, cuando la actitud correcta debería estar inspirada por una mayor iniciativa, enfocada, como lo ordena la norma, al análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen.

A su turno, para la emisión propiamente dicha del dictamen y las diferentes formas en las cuales ello puede hacerse, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en el Pronunciamiento Nº 6, acogido en lo pertinente por la Circular Externa Nº 14 expedida el 24 de septiembre de 1997 por la Superintendencia de Sociedades nos brinda importantes elementos de juicio que pueden guiar a la consultante para decidir, frente a los resultados concretos de su análisis, el contenido de su dictamen:

2.1. Dictamen Limpio o sin salvedades : Como lo ha determinado el pliego de condiciones en el caso consultado, un dictamen limpio, declara que los estados financieros presentan en forma razonable en todos los aspectos significativos, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de las operaciones, los cambios en la situación financiera de la entidad, los flujos de efectivo, de conformidad con principios y normas de contabilidad generalmente aceptados.

2.2. Con salvedades o excepciones : A su turno, cuando el revisor fiscal, considere necesario expresar salvedades sobre alguna de las informaciones genéricas de su informe o dictamen, en desarrollo de lo establecido en el numeral 5º del Artículo 208 del Código de Comercio y en el numeral 3º del Artículo 7º de la Ley 43 de 1990, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cual de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto. Las salvedades son de dos tipos:

2.2.1 . » Excepto por» : Cuando el alcance del dictamen ha sido restringido, los estados financieros no se presentan de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o los principios de contabilidad no guardan uniformidad con las del año o años precedentes, o

2.2.2. «Sujeto a»: Se usa para hacer salvedades relacionadas con incertidumbres contables que no pueden resolverse en la fecha de los estados financieros o en la del informe.

Cabe anotar que en cualquiera de los casos mencionados, debe incluirse una referencia a una nota a los estados financieros para dar información más completa respecto al asunto de la salvedad. Igualmente la salvedad en el dictamen debe estar relacionada con el efecto neto en los estados financieros. En caso de que no se pueda cuantificar razonablemente tal efecto, así deberá indicarse en el dictamen.

Adicionalmente, es preciso recalcar que estas salvedades o excepciones deben realizarse en el marco de aplicación del principio Importancia Relativa o Materialidad previsto en el Artículo 16 del Decreto 2649 de 1993 que establece:

“ARTICULO 16. IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDAD. El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.

Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información.

Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.”

2.3 Negativo u opinión adversa: Se da cuando, como consecuencia de su examen, se ha llegado a la conclusión de que los estados financieros no están de acuerdo con los principios de contabilidad, no presentan en forma razonable la situación financiera de la compañía y las desviaciones son tan importantes y generalizadas, que la expresión de una opinión con «excepto por» no sería adecuada

2.4. Abstención de opinión o Denegación de dictamen: Ocurre cuando ha tenido limitaciones de gran magnitud en el alcance del examen, los registros son inadecuados o en los casos en los cuales las incertidumbres son tan importantes y generalizadas que no procede a la emisión de un dictamen con excepciones.

El hecho de emitir una denegación de opinión u opinión negativa no exime al revisor fiscal de la obligación de mencionar todas las anomalías, pero sin necesidad de expresar opiniones parciales sobre partidas individuales de los estados financieros, en vista de que la haría contradictoria y confusa.

En este punto es importante destacar que las funciones propias de la revisoría fiscal realizada sobre todo ente económico supone un control integral sobre las actividades del ente económico, determinado en la obligación legal del revisor fiscal de velar por que se cumplan cabalmente las disposiciones legales y reglamentarias y se lleve regularmente la contabilidad; de suerte que es deber del revisor impartir instrucciones las instrucciones a que pueda haber lugar para concretar el control permanente sobre los valores sociales, actitud que a diferencia de la figura de la auditoría financiera (control financiero posterior y selectivo), exige, como se anotó, el ejercicio del CONTROL INTEGRAL de las actividades y bienes sociales en el tiempo y en el espacio, antes, en y después de los hechos.

PREGUNTA 3 (TEXTUAL)

“Le he solicitado tanto a los administradores como al contador los Libros Oficiales debidamente impresos para su examen y análisis. Sobre el particular han manifestado que hasta que no (sic) sean aprobados NO los Imprimen en limpio.

¿Esto es correcto?”

RESPUESTA:

Para resolver este aspecto de la consulta, es pertinente citar el Artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, disposición que establece:

“ARTÍCULO 125 — Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes .

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.

b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones.

c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.

d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.

e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.” (Los resaltados no hacen parte del texto original)

Dada la incontrovertible responsabilidad de los administradores en la elaboración y presentación de los estados financieros, resulta para ellos mandatario, en los términos de la precedente disposición, que éstos sean “ elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes ”, de suerte que fluye de este aserto que la preparación de dichos estados supone la existencia previa de libros de contabilidad actualizados.

En este punto resulta nuevamente relevante la cita del Artículo 37 de la Ley 222 de 1995 que, al definir los estados financieros certificados, estipula:

“ARTÍCULO 37 — Estados financieros certificados. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros .” (Resaltado fuera del texto original).

Consagra esta disposición que la certificación “ consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos (Los estados financieros), conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros ”, lo que implica que para cumplir con este requisito, debe contarse previamente con libros actualizaos en los cuales repose la información que ha servido de base cierta para levantar los estados financieros, lo cual es particularmente relevante cuando se entregan estados financieros al revisor fiscal para que éste emita su dictamen, pues, como arriba se dejó claro, para tal fin es necesario que la información financiera esté certificada.

Más concretamente, el propio Decreto 2649 ya citado, señala la forma en la cual deben realizarse los asientos contables a través de su Artículo 56, norma que, con meridiana claridad, aquilata:

“ARTICULO 56. ASIENTOS. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales , los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren realizado .” (Los resaltados no hacen parte del texto original)

Es por esta razón que en el numeral 2° del ya citado Artículo 125 del mismo Decreto 2649 de 1993, se lee:

“(…)

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

(…)

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

(…)”

Con base en la disposición que antecede, podemos colegir que, en tanto los libros de contabilidad deben diligenciarse “ a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren realizado ”, la conducta que señala la consultante en el sentido de esperar aprobaciones para realizar los asientos en los libros, estaría lejos de ajustarse a las disposiciones legales comentadas y, de contera, impediría la realización de algunas de las actividades propias del revisor fiscal, como es el caso de la emisión del dictamen, teniendo en consideración que, como se ha dicho, éste se emite sobre estados financieros certificados, vale decir, sobre los cuales el representante legal y el contador (que debe ser contador público) hayan declarado que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

PREGUNTA 4 (TEXTUAL)

“He investigado en un conjunto de casas vecino donde prestó sus servicios el actual administrador y las referencias no son buenas. El representante legal de una compañía de vigilancia que prestó los servicios en el conjunto manifestó verbalmente que le había pedido “vacuna” y que como no había accedido a esta petición, le había cancelado el contrato unilateralmente.

Ya ha traído tres compañías, con sus implicaciones pecuniarias y la falta de seguridad. Ha dejado de practicarse la retención en la fuente que le corresponde bajo el argumento que los administradores están exentos de esto, con el agravante para el conjunto que los van a sancionar y a exigir este pago. No canceló oportunamente las cesantías (10 meses aproximadamente). Por comentarios de varios residentes, me he enterado que en diciembre 31, a la madrugada, robaron la oficina de administración; robaron dinero en efectivo, libro de actas, e información contable del período 2005 (¿,??) (sic).

Tiene como adormilados a los miembros del Consejo de Administración. Por más que le he expresado a la señora Presidente del Consejo tales situaciones, no hace caso, por el contrario, hoy en día lo defiende más. Además, mi sexto sentido me dice que se quieren aprovechar de mí y me quieren meter en líos.

Así las cosas, que (sic) camino es el más acertado para informar a la Asamblea General?”

RESPUESTA:

Es función del revisor fiscal velar por, no sólo por que se lleve regularmente la contabilidad, sino por que los administradores se ajusten a las disposiciones legales y reglamentarias propias del ente económico, de suerte que, cuando se detecten fallas, dicho revisor debe impartir instrucciones para evitar tales errores o corregirlos, en desarrollo del debido control permanente e integral sobre las actividades y bienes sociales en el tiempo y en el espacio, antes, en y después de los hechos.

Deberá, entonces analizar el revisor fiscal en el caso de marras, los eventuales incumplimientos de las obligaciones tributarias, así como las posibles trasgresiones al régimen a las disposiciones laborales, pues sobre tales hechos habrá de impartir las instrucciones a que haya lugar al propio administrador y al consejo de administración e informar a la asamblea de copropietarios, convocando a sesión extraordinaria, en el evento en que la gravedad de los hechos, a su juicio, lo amerite.

Las instrucciones del revisor fiscal deben extenderse, además, a las provisiones que, en materia de control interno, resulten necesarias para prever la ocurrencia futura de inconvenientes que pongan en riegos los valores del ente económico o su regular funcionamiento para llevar a cabo el objeto para el cual se ha creado.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 22 de mayo de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.    

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente

MVAV/grb

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