Concepto 096 de 31-10-2006

Corrección de errores de ejercicios anteriores que modifican el resultado de los estados financieros en forma significativa

Concepto 096
31-10-2006

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

Corrección de errores de ejercicios anteriores que modifican el resultado de los estados financieros en forma significativa.

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

ANTECEDENTES:

La Universidad Santiago de Cali es una institución de educación superior privada, sin animo de lucro, declarante no contribuyente del impuesto de renta y complementarios, con sede principal en la Ciudad de Cali, aprobada mediante personería Jurídica Nº 2800 del 2 de septiembre de 1959.

En las instituciones de educación se dan hechos reales como son el retiro o deserción de alumnos por diversas circunstancias que implican perdidas por ingresos causados en el momento de las matriculas, pero que nunca se hace efectivo su recaudo, por lo cual se deben realizar las provisiones necesarias para el reconocimiento de estas perdidas en cada periodo.

Esta institución en ninguno de los periodos anteriores al año 2000 realizo las provisiones necesarias para la protección por cuentas incobrables, es decir por espacio de cuarenta años omitió el reconocimiento de las perdidas estimadas por la no recuperación de la cartera. Como consecuencia de esta grave omisión existe en los registros y por lo tanto en el balance un elevado volumen de cuentas de valor significativo que tienen mas de diez años de antigüedad cuyo recaudo es totalmente imposible. Como apenas es lógico deducir la omisión del ajuste anual de la provisión condujo a una sobreestimación de los excedentes de cada ejercicio, cifra que se encuentra acumulada en el patrimonio incluida en la cuenta de Excedentes Netos de ejercicios anteriores. Así las cifras del balance general no refleja situación real de la entidad en lo que concierne al activo por la sobreestimación de las cuentas por cobrar y su correspondiente sobreestimación del patrimonio – Excedentes – Netos de ejercicios anteriores.

CONSULTA:

Teniendo en cuenta los hechos expuestos anteriormente, como son la materialidad de las cifras, la absoluta imposibilidad de recuperar estas cuentas por cobrar, que corresponden a errores de ejercicios anteriores; se consulta acerca de la posibilidad de castigar estas cifras contra el patrimonio afectando la cuenta Excedentes Netos de ejercicios Anteriores y no contra resultados del presente ejercicio, pues esto afectaría sustancialmente la presentación del Estado de Excedentes o déficit del ejercicio, induciendo a error en la interpretación de los resultados del periodo y por consiguiente la toma de decisiones equivocadas.

RESPUESTA :     

El artículo 2 del Decreto 2500 de 1986 expresa “A partir del 1o. de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, Juntas de Acción Comunal, Juntas de Defensa Civil y entidades previstas en el artículo 5o. del presente decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponde a su domicilio.

El artículo 2 del Decreto 2649 de 1993 expresa “El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad.

Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar libros de contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba”.

El artículo 45 de la Ley 190 de 1995  “CONTROL SOBRE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO” expresa: “De conformidad con la reglamentación que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y personas naturales que cumplan con los requisitos señalados en el reglamento deberán llevar contabilidad de acuerdo con los principios generalmente aceptados…”.

Teniendo en cuenta las consideraciones antes mencionadas, resulta claro que las entidades sin ánimo de lucro deben llevar contabilidad, por tanto, deben sujetarse a la normatividad vigente en esta materia, la cual se encuentra contemplada en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993 y normas posteriores que lo hayan adicionado, modificado o complementado.

Por lo anterior, se debe analizar que  la información contable tiene dentro de sus objetivos según el Artículo 3 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 el “ Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período”, por esto la información debe ser útil tal como lo indica el artículo 4 del mismo Decreto, y es útil “cuando es pertinente y confiable; la información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.” (las negrillas son nuestras).

A su vez el  artículo 18 (ibídem), manifiesta por su parte , que la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las cacaterísticas y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones.

El  artículo 11 del mismo decreto, manifiesta , que los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

Dado todo lo anterior, es necesario hacer referencia al cumplimiento cabal de la normatividad contable exigida en el Decreto tantas veces mencionado con el ánimo de reflejar una realidad económica de la institución educativa, por ello es necesario tener en cuenta la recuperabilidad de la cartera dentro del esquema contable y administrativo

Ahora bien, con base en las normas básicas que determinan la esencia sobre la forma, la prudencia y el reconocimiento de los hechos económicos, provisiones y contingencias, se deben constituir las estimaciones que protejan a la entidad de la contingencia del no pago de los valores registrados en sus cuentas por cobrar.

Procede entonces el cálculo de provisiones por pérdida contingente de los valores a cobrar, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico; es decir, métodos de aceptación general y que tienen un respaldo sustancial de carácter profesional, como el análisis general de cartera vencida o el análisis individual de cartera vencida.

Las cuentas que se consideren irrecuperables se deben reclasificar como deudas de difícil cobro y pueden ser objeto de cancelación por pérdida o condonación, con los requisitos establecidos en la ley o los estatutos, sin olvidar que la práctica contable no exime el derecho de la recuperabilidad de la cartera y la obligación de la administración de la institución de continuar con las gestiones de cobro a que haya lugar.

Como se desprende de lo dicho es obligación de la administración de la entidad el reconocer las provisiones necesarias para atender estas eventualidades, en el momento oportuno, pero dado que no se realizaron, es necesario que se castigue de forma inmediata esta cartera afectando el estado de resultados del periodo, dando así cumplimiento a lo establecido en el artículo 106 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 el cual estipula que:

Art. 106. Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existian a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren. (El subrayo y la negrilla son nuestros)

Dado lo anterior, corresponde a la administración, a parte de hacer el reconocimiento contable, también hacer una amplia y adecuada revelación de los hechos descritos en notas a los estados financieros, donde se muestre el impacto causado por este ajuste, proveniente de eventos de periodos anteriores los cuales no fueron oportunamente reconocidos.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que para hacerlo, este organismo se ciño a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 4 de abril de 2006 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente