Concepto 115-049362 de 10-10-2007

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  • Publicado: 10 octubre, 2007

Superintendencia de Sociedades
Concepto 115-049362
10-10-2007

Libro de inventarios y balances

El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.

Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros principales,  siendo  por  lo  tanto  necesario que su detalle se lleve  al nivel de auxiliar.

Si bien no existe norma que obligue llevar este libro, no  significa que la  sociedad pueda considerar la  posibilidad de llevarlo, en el cual, una vez inscrito en la respectiva  Cámara  de  Comercio del  domicilio social, debe registrarse  al cierre de  cada  periodo contable, el  balance  general y el estado de  resultados  de  cada  ejercicio contable, detallando la composición de sus bienes muebles e inmuebles, créditos,  activos y pasivos a  nivel de  auxiliares.

Ahora bien, en cuanto a  su pregunta de qué pasa si el libro se lleva a nivel de total general por cuenta y a su vez el detalle se soporta en libros auxiliares en papel o medio magnético y cuál es la norma que habla de la forma de llevar el libro de inventario y Balances. Como  ya  se  dijo el propósito de  este  libro es  el de mostrar en detalle todos los bienes, derechos y obligaciones por  lo  menos  una  vez  al  año al  cierre del  ejercicio contable y por  lo  tanto solo es  posible su adecuado registro  a  nivel de  auxiliares.

En  cuanto  a  la norma que  establezca  la  forma  de  llevar este  libro, ello solo  atiende al desarrollo de  la  técnica contable, pues  como  ya  se  dijo el  legislador  no fijó la  obligatoriedad de  llevar dicho  libro y  menos  la  forma  de  llevarse.

Al respecto se  transcribe  lo aseverado por el Consejo Técnico  de la Contaduría Pública  en su concepto CTCP 076 de febrero 13 de 1997: "Finalmente, el Decreto 2649 ya citado considera dentro de los estados financieros de propósito especial el estado de inventario, que de acuerdo con el artículo 28 "…es aquél que debe elaborarse mediante la comprobación en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general". De lo antes expuesto, podemos concluir que si bien es cierto que existe la obligación de preparar un estado de inventario, y de conformidad con el artículo 125 del Decreto 2649 ya citado los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes, también lo es que la ley hasta el momento no ha señalado como libro obligatorio el de Inventarios y Balances y por ende tampoco ha reglamentado cual sería el contenido de los registros en los mismos.

En consecuencia, queda a criterio de cada uno de los entes económicos, definir y decidir si de acuerdo a sus necesidades debe llevar el libro tantas veces mencionado, así como la forma de diligenciarlo para atender las exigencias de carácter legal vigentes.".

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