Concepto 115-173739 de 03-12-2009

Superintendencia de Sociedades
Concepto 115-173739
03-12-2009

Ref: Retiro de inventarios

¿Es procedente y legal la determinación de la Junta de Socios o Asamblea de Accionistas de una empresa comercial que actuando en cumplimiento de los estatutos sociales, decide efectuar RETIRO DE SUS INVENTARIOS de mercancía clasificada técnicamente como en estado de evidente deterioro, causado por daños, pérdidas y rotura manifiesta, con cargo a los Administradores y Socios vinculados directamente al proceso del Objeto Social de dicha empresa y no con cargo a la cuenta de resultados como pérdida?

Sea lo primero aclararle que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.

Antes de proceder a dar respuesta a su pregunta consideramos necesario hacer las siguientes precisiones:

En su constitución y funcionamiento, las sociedades, sus socios y accionistas, administradores, etc., deben observar el cumplimiento de las normas legales, entre ellas, las de carácter estatutario. Dichos estatutos se establecen en el acto de constitución y pueden ser reformados posteriormente, en los términos previstos en el Código de Comercio, especialmente, en el artículo 110. En consecuencia, lo pactado estatutariamente es obligatorio para las partes involucradas, en el entendido de que son elaborados conforme a la normatividad vigente.

Por otro lado, el artículo 450 del Estatuto Mercantil dispone que al final de cada ejercicio se producirá el estado de pérdidas y ganancias. Indica que para determinar los resultados definitivos de las operaciones realizadas en el respectivo ejercicio será necesario que se hayan apropiado previamente, de acuerdo con las leyes y con las normas de contabilidad, las partidas necesarias para atender el deprecio, desvalorización y garantía del patrimonio social (se subraya). Agrega que los inventarios se avaluarán de acuerdo con los métodos permitidos por la legislación fiscal.

De otra parte, el reconocimiento contable de los hechos económicos se debe efectuar con sujeción a lo previsto en el Decreto 2649 de 1993, el cual reglamentó  la contabilidad y expidió los principios o normas de contabilidad de aceptación general en nuestro País.

El artículo 48 del decreto 2649 citado, consagra que los hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realizan.

En materia de reconocimiento y registro de inventarios, el artículo 62 establece:

“Art. 63. Inventarios.  Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizaran o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe determinar utilizando el método PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS (Últimos en Entrar, Primeros en Salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilización de otros métodos de reconocido valor técnico”.

En relación con el eventual demérito de los inventarios, el artículo en mención agrega lo siguiente:

“Al cierre del período deben reconocerse las contingencias de pérdida del valor expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realización.

Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados financieros de períodos intermedios es admisible determinar el costo del inventario y reconocer las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas”.

De otra parte, el Plan Único de Cuentas contenido en el Decreto 2650 de 1993, ha designado la cuenta 1499 para el registro de la provisión para protección de inventarios, cuya descripción expresa:

“Registra los montos provisionados  por el ente económico, para cubrir eventuales pérdidas de sus inventarios, por obsolescencia, faltantes, deterioro o pérdida de los mismos, como resultado del análisis efectuado a cada uno de los rubros que conforman el grupo de inventarios.”

Expuesto lo anterior este Despacho considera que, en condiciones normales de func ionamiento, el deterioro, daño, pérdida, rotura o cualquier otro tipo de demérito que afecte los inventarios del ente económico debe ser reconocido con cargo a los resultados del ejercicio. Dicho reconocimiento puede hacerse a través de la constitución de la provisión respectiva, afectando la misma con el posterior retiro por castigo de los inventarios correspondientes.

No obstante lo anotado anteriormente, si estatutariamente y por alguna situación particular en el manejo y conservación del inventario, el administrador o el socio vinculado al desarrollo del objeto social resultare responsable de la pérdida, deterioro o destrucción de dicho activo, es viable que en el retiro del inventario de la mercancía afectada, su costo sea cargado al administrador responsable y no registrado como pérdida con cargo al estado de resultados como se mencionó en el párrafo anterior, hecho que debe quedar debidamente documentado y soportado en la contabilidad.