Concepto 115-210384 de 05-12-2013

Superintendencia de Sociedades
Concepto 115-210384
05-12-2013

Libros de contabilidad obligatorios que debe llevar una sucursal de sociedad extranjera.

Se recibió su escrito a través de la página web de la Entidad y radicado con el número 2013-01-413927, del 23 de octubre mediante el cual consulta sobre el tema de la referencia, lo siguiente:

“Teniendo en cuenta que KTSS Corporation es un establecimiento de comer cio (sucursal de una sociedad extranjera), requiero conocer que (sic) libros oficiales debe llevar, ya que la ley Cámara de Comercio en su libro VIII (sic) no es específico y solo informa que los que sean de obligatoriedad.”

Al respecto y previo a atender su solicitud, es necesario en primer lugar aclararle que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.

En segundo lugar, entiende este Despacho que en su escrito se refiere es al título VIII del Libro II del Código de Comercio, y específicamente el artículo 488 del referido estatuto, relacionado con el marco normativo de las sociedades extranjeras su contabilidad e información financiera.

Con base en los anteriores preceptos, esta Superintendencia en relación con el tema por usted consultado se pronunció mediante el oficio 340-5695 del 23 de febrero de 1998, en el que manifestó lo siguiente:

“( …)

El artículo 488 del Código de Comercio establece que las sucursales de sociedades extranjeras: “llevarán en libros registrados en la Cámara de Comercio de su domicilio y en idioma español, la contabilidad de los negocios que celebren en el país con sujeción a las leyes nacionales “. (Se subraya).

Es obligación de las sucursales de sociedades extranjeras llevar la contabilidad conforme a las prescripciones señaladas por la Ley Mercantil y demás disposiciones reglamentarias como son los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y sus modificatorios, entre otros.

En cuanto a los libros de contabilidad obligados a llevar:

• El artículo 49 de Código de Comercio señala que para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos.
• El artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 consagra que atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y la de sus operaciones se deben llevar los libros necesario para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores (auxiliares).

Cabe anotar que las normas citadas no definen cuáles y cuántos son los libros principales que debe llevar el comerciante, razón por la cual para que la información contable reúna las cualidades a que alude el artículo 4º. Del Decreto 2649 de 1993 vale decir, que sea comprensible y útil y además que se presente “en orden cronológico todas las operaciones, bien sea en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un m es”, conforme lo señala el numeral 1º. del artículo 125 del decreto antes citado, se requiere la utilización de los libros Diario y Mayor y balances o bien aquel que en muchas empresas denominan Cuenta y Razón.

De lo antes expuesto, se concluye que el libro de Cuenta y Razón reemplaza a los anteriores, toda vez que éste incluye tanto las operaciones en orden cronológico, como los resúmenes mensuales por cada cuenta, lo que equivale a los registros que normalmente se efectúan en los Libros Diario y Mayor y Balances respectivamente.”

Así mismo, con ocasión de la expedición del Decreto 0019 de enero 10 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, esta Superintendencia emitió la Circular Externa 100-000001, el 6 de marzo del citado año, dirigida entre otros entes a los administradores, revisores fiscales y contadores de las sucursales de sociedades extranjeras señalando en el numeral primero lo siguiente:

1. “libros de contabilidad- no requieren inscripción en el registro mercantil y pueden ser llevados en archivos electrónicos

El Decreto Ley 019 de 2012, suprimió el registro de los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electrónicos.

Esta afirmación se deriva de las siguientes consideraciones:

1. El artículo 173 Del decreto que nos ocupa, adicionó un inciso al artículo del Código de Comercio, donde consagró la posibilidad de llevar en archivos electrónicos todos los libros del comerciante.

El primer inciso se mantuvo sin modificación desde su original, consagrado en el Decreto 410 de 1971, el cual señala: “Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno”. Como es evidente esa reglamentación aludida a los decretos que fue necesario expedir para efectos de instrumentalizar la norma del Código de Comercio, sin que pueda dar lugar a pensar que es una nueva reglamentación para que los libros dejen de estar inscritos en el registro mercantil.

Tampoco requiere reglamentación la posibilidad de que la contabilidad sea llevada en archivos electrónicos, en la medida en que el decreto reglamentario se ocupará únicamente del registro de libros electrónicos que conservan la obligación de la inscripción en el registro mercantil, esto es, para los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, en armonía con lo dispuesto en el artículo 175 del decreto que nos ocupa.

2. El artículo 175 ibídem, modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio así:

“Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil:

…

7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y junta de socios”

Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedición del mencionado decreto, los comerciantes no están obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin que para tal efecto se requiera reglamentación alguna como se explicó anteriormente.”

En síntesis para el caso de las sucursales de las sociedades extranjeras, se requiere para el reconocimiento de los hechos económicos que realice en desarrollo de su actividad empresarial, la utilización de los libros auxiliares, además de los denominados en el lenguaje empresarial como diario y mayor y balances o, bien aquel que en algunas empresas utilizan y denominan Cuenta y Razón, que permita cumplir con la obligación de incorporar en orden cronológico todas las operaciones, bien sea en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, sin que los mismos deban ser registrados ante la cámara de comercio del domicilio social del ente económico.