Concepto 186917 de 02-07-2010

Ministerio de la Protección Social
Concepto 186917
02-07-2010

Asunto: 182100 del 30 – 06 – 10.

Conservación de Historias Laborales.

Señora Adriana:

Hemos recibido su comunicación por la cual consulta sobre el tema de la conservación de las Historias Laborales. Al respecto, me permito manifestar lo siguiente:

Respecto del sector privado, debe indicarse que esta oficina no tiene conocimiento de que exista una norma que taxativamente establezca un término de conservación de las historias laborales de los trabajadores, no obstante, lo que si debe citarse al respecto es lo previsto en el artículo 264 del Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 962 de 2005 y el Código de Comercio, lo cual puede aplicarse analógicamente para el sector privado o empresa particular, aclarando que no existe norma que expresamente regule el tema objeto de Consulta.

– Código Sustantivo del Trabajo:

"Articulo 264. Archivos de las Empresas.

1. Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados.

2. Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el tiempo de servicio o el salario, es admisible para probarlos cualquiera otra prueba reconocida por la ley, la que debe producirse ante el juez del trabajo competente, a solicitud escrita de/interesado y con intervención de la empresa respectiva"

Ley 962 de 2005:

"Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información,

Lo anterior sin perjuicio de/os términos menores consagrados en normas especiales"

– Código de Comercio:

"artículo 60: "Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la copia, y el secretario de la misma firmará el acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción."

Frente al sector público, el artículo 25 de la Ley 594 de 2004, ha establecido lo siguiente:

“ (…)

ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.

(..)”

En este evento, es claro que le corresponde al Archivo General de la Nación el reglamentar el tiempo de conservación de las historias laborales en el sector público, entidad ante la cual puede formular la consulta respectiva, en el caso de que la inquietud se refiera a las historias laborales de las personas vinculadas laboralmente con el Estado.

Por último, también debe indicarse que no conocemos la existencia de norma que taxativa o expresamente permita o restrinja la posibilidad de que una empresa multinacional envíe sus archivos de RRHH a su sede central en otro país.

El anterior concepto tiene los efectos determinados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

NELLY PATRICIA RAMOS HERNANDEZ
Jefe Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo