Concepto 220-009296 de 08-02-2012

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-009296
08-02-2012

Asunto: Actas del máximo órgano social. Saneamiento por prescripción de su anulabilidad.

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2012-01-008415, mediante el cual, luego de exponer que ha sido demandada por el representante legal suplente de una compañía, consulta si el acta de fecha 8 de noviembre de 1984, inscrita en Cámara de Comercio el 22 de noviembre de ese mismo año, la cual carece de firmas de presidente y secretario de la reunión de que ésta da cuenta, con ocasión de la cual se designó a su demandante en la referida calidad, tiene valor probatorio alguno.

R/. Sobre el particular, le informo que las consultas absueltas por esta superintendencia han de referirse a situaciones expuestas en forma general y no específica, como se presenta en este caso, por lo que la respuesta a su inquietud alude a la posibilidad de oponerse hoy día a una situación de que da cuenta un acta de reunión del máximo órgano social de una compañía llevada a cabo hace más de veinte años.

Sea lo primero advertir que el Decreto 410 de 1971, actual Código de Comercio, tiene plena vigencia desde el 1 de enero de 1972, tal como lo advierte el artículo 2038 de dicha obra, a excepción de su artículo 821, el Capítulo V, Título XIII, Libro IV, y del Libro VI, que han regido desde el mismo momento de la expedición del mismo, compendio normativo que desde el momento de su vigencia ha contemplado en su artículo 189 que "Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma”, precepto que reitera el artículo 431 ídem, cuando señala: "lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal".

Ahora, el legislador en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, clasificó los documentos en públicos y privados y definió como documento público aquél que es "…otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública" En cuanto a los documentos privados, se limitó a observar que dentro de ésta categoría se encuentran los que no reúnen los requisitos para ser documento público.

A su vez, el legislador previó la autenticidad de los documentos públicos, salvo que mediante tacha de falsedad se compruebe lo contrario; no así respecto de los documentos privados, respecto de los cuales previó dos grandes sistemas para establecer su autenticidad: El reconocimiento y la presunción de autenticidad, en los eventos taxativamente enumerados en el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil.

En efecto, el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, dispone: "se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, y los demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción"; a su vez, el artículo 49 del Código de Comercio establece: "Para los efectos legales cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos ."

Es así como, se tiene que el legislador presume la autenticidad de los libros de comercio registrados y llevados en legal forma, presupuesto que en torno al valor probatorio de las actas, debe concretarse necesariamente en establecer con certeza que el documento elaborado corresponde a la voluntad social, expresada por el máximo órgano social, circunstancia que de suyo implica el cumplimiento de unos requisitos de forma, los que en este caso coinciden con los previstos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, antes citados.

Así pues, de la previsión contenida en el artículo 189 ibídem, se desprende que la intención del legislador fue la de conferirle el carácter de prueba suficiente a las copias de las actas que cumplan con la totalidad de las formalidades legales, con la sola exigencia de la autorización que de ellas emita "el secretario o algún representante de la sociedad".

De lo expuesto, puede mencionarse que en el evento que se trate de una fotocopia del acta original, en ésta deberán ser visible las firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión, así como el texto específico en el que se manifiesta que el contenido del acta fue aprobado en debida forma, así como la firma original del presidente o representante de la compañía, quien otorga así autenticidad al documento; y en el evento que se trate de una copia transcrita fielmente del texto original, bastará que en ésta se señale que el original aparece suscrito por el presidente y por el secretario de la reunión, que el texto se encuentra aprobado en su integridad y deberá aparecer la firma original del secretario o representante de la compañía.  

Otro tema que amerita ser traído a colación, es el relacionado con el saneamiento que el paso del tiempo produce respecto de situaciones que han se han visto afectadas en su validez por adolecer de algún requisito de fondo o de forma.

En esta materia, se tiene que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1740 del Código Civil "Es nulo todo acto o contrato al que falta alguno de los requisitos que la ley prescribe para el valor del mismo acto o contrato según su especie y la calidad o estado de las partes. La nulidad puede ser absoluta o relativa".

La nulidad constituye un castigo o sanción civil que se impone a un acto o contrato por la omisión de los requisitos que la ley considera indispensables para la validez de los mismos y las causales que dan origen a la misma se encuentran descritas en el artículo 1741 del Código Civil, así:

"La nulidad producida por un objeto o causa ilícita y la nulidad producida por la omisión de algún requisito o formalidad que las leyes prescriben para el valor de ciertos actos o contratos en consideración a la naturaleza de ellos, y no a la calidad o estado de las personas que los ejecutan o acuerdan, son nulidades absolutas.

Hay así mismo nulidad absoluta en los actos y contratos de personas absolutamente incapaces.

Cualquiera otra especie de vicio produce nulidad relativa, y da derecho a la rescisión del acto o contrato."

Ahora, establece el artículo 1742 del Código Civil que, “La nulidad absoluta puede y debe ser declarada por el juez, aún sin petición de parte, cuando aparezca de manifiesto en el acto o contrato; puede alegarse por todo el que tenga interés en ello; puede así mismo pedirse su declaración por el Ministerio Público en el interés de la moral o de la ley.

Cuando no es generada por objeto o causa ilícitos, puede sanearse por la ratificación de las partes y en todo caso por prescripción extraordinaria.”(Subrayado y destacado fuera de texto).
La nulidad absoluta se produce entonces, cuando existe: 1. objeto ilícito, 2. causa ilícita, 3. falta de solemnidades o requisitos esenciales para la validez del acto o contrato de acuerdo con su naturaleza y 4. incapacidad absoluta. La nulidad relativa, por causas distintas a éstas.

La nulidad absoluta, por mandato expreso del artículo 1742 del Código Civil, cuando no es generada por objeto y causa ilícitos puede sanearse por la ratificación de las partes y , en ambos casos, es decir, exista o no objeto o causa ilícitos por prescripción extraordinaria.

La nulidad relativa también puede sanearse por los mismos medios, es decir, por ratificación de las partes y por el transcurso del tiempo, tal como se deduce el artículo 2535 del mismo Código Civil, cuando dispone que "La prescripción que extingue las acciones o derechos ajenos exige solamente cierto lapso de tiempo durante el cual no se hayan ejercido dichas acciones. Se cuenta ese tiempo desde que la obligación se haya hecho exigible."

Así las cosas, ante un acta de reunión del máximo órgano social de una compañía que no cuente con los requisitos que la ley le impone para su validez, o frente a la copia de ésta que no cumpla con el lleno de formalidades que le exigen los aludidos artículos para otorgarle el valor probatorio del caso,  puede devenir una nulidad absoluta del acta, así como de las situaciones devenidas de las mismas, nulidad que podrá ser declarada por la justicia ordinaria, siempre que no haya transcurrido el término suficiente con ocasión del cual haya sido saneada su nulidad por efecto de la mencionada prescripción. Transcurrido este tiempo, se tendrán como válidas las decisiones de que da cuenta un acta antaño irregular.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes observarle que el alcance de los mismos es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.