Concepto 220-055163 de 10-07-2012

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-055163
10-07-2012

Asunto: Reuniones del máximo órgano por fuera del domicilio social.

Me refiero a su escrito radicado con el número 2012-01 -154132, mediante el cual, previa las consideraciones allí expuestas, formula a esta Entidad una consulta relacionada con las reuniones del máximo órgano social, en los siguientes términos:

1.- ¿Siendo que la Asamblea se llevó a cabo en la sede en donde ha funcionado la administración de la sociedad desde su constitución, es ineficaz por no haberse realizado  en la ciudad del domicilio social registrado?

2.- Si así fuere, ¿Debernos convocar una nueva asamblea en el domicilio estatutario, es decir en Bogotá, para someter nuevamente a consideración de la asamblea las decisiones tomadas?

3.- Siendo que dentro de los temas tratados está la aprobación de los estados financieros y de la distribución de utilidades, dado que ya se les comunicó a los accionistas que podían ejercer el Derecho de Inspección en la sede social en donde funciona la administración durante los quince días hábiles anteriores a la fecha de la convocatoria de la asamblea en Tunja, si se tuviera que convocar la asamblea en Bogotá, sería necesario garantizarles a los accionistas nuevamente el derecho de inspección? ¿En dónde? ¿Puede ejercerse el Derecho de Inspección en Tunja (en donde funciona la administración) y realizarse la Asamblea en Bogotá?

Sea lo primero advertir, que este Despacho con fundamento en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, profiere conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, relacionadas con el cumplimiento de la ley y de los estatutos por parte de las sociedades comerciales, más, no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas, por lo que será en forma generalizada como se le absuelva dicha inquietud, así:

a.- Conforme al artículo 186 del Código de Comercio, norma de carácter general aplicable a los diferentes tipos societarios existentes en nuestra legislación, las reuniones de la asamblea general de accionistas o junta de socios "se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum…".

b.- El domicilio social de la compañía, lo constituye el sitio donde la persona jurídica centra el cumplimiento de sus obligaciones, no solo frente a los socios sino ante los terceros en general que de una u otra manera se interrelacionan con la sociedad. El sitio como tal, es escogido de manera voluntaria por las personas que entran a formar parte del ente societario y puede ser modificado en cualquier momento mediante la realización de una reforma, llevada a cabo conforme las normas legales y estatutarias pertinentes.

c- Ahora bien, el máximo órgano social, sin previa convocatoria, puede reunirse en cualquier día y en cualquier sitio diferente al lugar de su domicilio social, siempre y cuando se encuentre presente o debidamente representada la totalidad de los asociados (Artículo 182, párrafo 2 ibídem.), en cuyo caso se entenderá que la reunión tiene carácter universal y en esa medida puede hacerse caso omiso de la convocatoria.

d.- En el evento en que no se de el presupuesto exigido en el artículo 182, para la realización de la llamada "reunión universal", las decisiones que lleguen a adoptarse serán ineficaces a la luz de lo contemplado en el artículo 190 ejusdem

e.- En resumen  se tiene, que la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas de una compañía, conforme el párrafo 2 del artículo 182 de la obra citada, independientemente de las razones que se tengan para ello, o las circunstancias que se den, puede reunirse sin previa convocatoria, bien que la sesión tenga carácter de ordinaria o extraordinaria, en un lugar diferente al de su domicilio social, solamente cuando se encuentre presente o debidamente representada la totalidad del capital social, pues en caso contrario, las decisiones que se adopten serán ineficaces.

f.- De otra parte, es  de observar  que la ineficacia consiste en la sanción prevista por el legislador para que, en determinados supuestos, los actos jurídicos, desde el momento mismo de su otorgamiento, no produzcan los efectos a los cuales están destinados.

g.- Luego, es característica especial de la ineficacia que  ante la presencia de vicios en la formación y perfeccionamiento del acto jurídico, se produce de manera automática la invalidez del mismo frente a sus destinatarios o terceros, sin necesidad de un pronunciamiento de autoridad judicial que así lo establezca.

h.- Este es el alcance que tiene la lectura del artículo 897 del Código de Comercio, según el cual:

“Cuando en este código, se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de pleno de derecho, sin necesidad de declaración judicial.”

El estatuto mercantil, en el tema societario que interesa a este estudio, define diversas conductas y estipulaciones que de presentarse en la formación y perfeccionamiento del contrato social o en los actos atinentes al funcionamiento de la empresa, por ministerio de la ley, no producen efecto alguno sin necesidad de declaración judicial, como por ejemplo: las decisiones adoptadas en las reuniones del máximo órgano social llevadas a cabo con desconocimiento o indebida aplicación de las normas legales o estatutarias en cuanto a convocatoria y quórum.

i) De otro lado, se anota que la consecuencia natural y jurídica del fenómeno de la ratificación, es la de hacer que el negocio jurídico ratificado genere la plenitud de sus efectos desde el instante mismo de sus constitución o celebración, vale decir, retroactivamente no desde la fecha de su ratificación.

j) En consecuencia sólo procede en tratándose de decisiones de la asamblea viciadas de ineficacia, agotar todas y cada una de las formalidades a que está sujeta la celebración de las reuniones del mencionado órgano y previa verificación de éstas, someter las mismas a su consideración para que con el lleno de los requisitos legales y estatutarios pertinentes les sea impartida su aprobación; sólo así, se reitera, las decisiones producirán los efectos legales correspondientes.