Concepto 220-074518 de 03-05-2016

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-074518
03-05-2016

Ref: Algunos aspectos sobre la comisión aprobatoria del acta correspondiente a las reuniones del máximo órgano social.

Esta oficina recibió por el WEB MASTER, su escrito radicado con el No. 2016-01- 110598 del 23 de marzo de 2016, mediante el cual, expone como antecedente que en una sociedad se delegó en 5 personas la aprobación del acta, pero solo tres impartieron la aprobación, en tanto que los otros dos no han emitido pronunciamiento alguno, no obstante los múltiples requerimientos, por lo cual formula los siguientes interrogantes:

1. La aprobación de un acta de asamblea por una persona comisionada para tal efecto, debe ser siempre expresa?
2. Una persona comisionada para la aprobación de un acta de asamblea puede emitir su aprobación a través de conductas inequívocas?

Al respecto, es del caso señalar que esta Superintendencia de tiempo atrás se ha pronunciado sobre el tema consultado, motivo por el cual basta traer a colación los pertinentes de los oficios 220-80762 del 30 de agosto de 1999 y 220-33880 del 21 de julio de 2004, que ilustran sobre el particular:

Oficio 220-80762 del 30 de agosto de 1999:

“(…)

Sin embargo es importante precisar que al no existir previsión legal que determine la forma de surtir la aprobación, ni tampoco un término dentro del cual deba cumplirse esa formalidad, es discrecional en el caso de las personas comisionadas tomarse el tiempo que estime cada uno necesario para efectuar la verificación del documento que el encargo supone y proponer las modificaciones que a su juicio procedan hasta lograr que el texto se adecue fielmente a los hechos sucedidos en la respectiva reunión…

En este orden de ideas es preciso tener en cuenta que en el evento de considerarse injustificada la demora en la aprobación por parte de alguna de las personas encargadas o que la naturaleza de las decisiones de que debe dar cuenta el acta respectiva, impusieren la necesidad de adelantar actuaciones urgentes que no den espera, los administradores o el revisor fiscal están facultados para convocar la asamblea a reunión extraordinaria a fin de que se ocupe ella de impartir la correspondiente aprobación de manera que por ningún motivo puede constituirse ese hecho en obstáculo para el debido incumplimiento de sus funciones, ni para el normal desenvolvimiento de la sociedad, pues no debe perderse de vista que en todo caso es esa una atribución que de preferencia le corresponde al mencionado órgano social…(Oficio 330-49438 del 21 de agosto de 2008, subrayados fuera de texto).

(…)

1. La firma de los comisionados designados para aprobar el acta, junto con las del presidente y secretario, son requisitos indispensables para que el documento sirva de prueba de que los hechos allí consignados son ciertos y en consecuencia puedan ser utilizados como instrumento para ejecutar las acciones a que haya lugar o exigir las obligaciones allí consignadas. Así las cosas, las firmas y aprobación requeridas son requisitos de fondo sin los cuales el documento no sirve de medio probatorio idóneo de lo que allí contiene.
2. De conformidad con lo antes expuesto, las firmas de todos los comisionados deben constar en el acta en señal de que su contenido es fiel relación escrita de lo sucedido en la respectiva sesión, sin que ello suponga la expresión de la voluntad por parte del comisionado en cuanto a que esté o no de acuerdo con las decisiones adoptadas, puesto que el temario objeto de la reunión ya fue votado en el seno de la misma…”

220-33880, 21 de julio de 2004

“(…)

En cuanto a la elaboración y aprobación de las actas, el artículo 189 del Estatuto Mercantil señala que son dos los requisitos no excluyentes que se necesitan para que el acta tenga la calidad de idónea y pueda servir de prueba: 1) la firma de quienes actuaron como presidente y secretario de la misma, y 2) su aprobación por el máximo órgano social o la comisión designada para el efecto. En éste último evento, de faltar una firma, se entiende que aquella no se encuentra aceptada, razón por la que aplicando la máxima legal según la cual las cosas se deshacen como se hacen, es la asamblea quien en reunión retome la facultad encomendada y proceda entonces a actuar de conformidad”

Por lo expuesto, frente a sus interrogantes se reitera que la manifestación individual y expresa de todas las personas designadas para aprobar el acta, debe quedar evidenciada en el texto de aquélla, con la firma correspondiente, por lo que no es posible admitir que el silencio de uno de los integrantes de la comisión se entienda como una conducta inequívoca de aprobación.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, no sin antes advertir que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por la Ley 1755 del 30 de junio de 2015 y que en la P. WEB de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.