Concepto 220-128085 de 07-11-2011

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-128085
07-11-2011

Asunto: Los folios del libro de actas puede ser utilizados por el anverso y el revés, a elección de quien lo diligencia. No existe término legal para elaborar e imprimir en el libro respectivo las actas resultantes de las reuniones de los órganos societarios colegiados.

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2011-01-303434, mediante el cual eleva dos inquietudes relacionadas con el diligenciamiento de los folios de los libros de comercio, las cuales paso a resolver en su orden:

1. Que se me informe si las actas se deben imprimir en ambas caras de cada hoja; o si, por el contrario, se imprimen tan sólo en las caras donde están los sellos de la Cámara de Comercio.

R/. Sobre el particular, le informo que esta oficina, a través del oficio 220-55501 del 2 de septiembre de 2003 en respuesta a una consulta similar, conceptuó lo siguiente:

“…Al respecto, se advierte que los artículos 28, ordinal 7º y 195 del Código de Comercio, los cuales en concordancia con los artículos 123 y siguientes del Decreto 2649 de 1993, regulan los asuntos relativos al libro de actas y el consiguiente registro, contemplan una serie de aspectos atinentes al manejo y en general la forma de llevar los libros; sin embargo éstos no establecen de manera expresa condición ni formalidad alguna en la cual se exija que la impresión de las actas sólo pueda efectuarse en las hojas que llevan impreso el sello de seguridad que da cuenta de su autenticación, ni tampoco prohibición que impida la utilización por el lado anverso de las mismas.

Por consiguiente y teniendo en cuenta, adicionalmente, que en todo caso las hojas de los libros deben ser foliadas en forma continua, es dable inferir que para efectos de imprimir las actas pueden utilizarse los dos lados de las mismas”. (Subrayado y destacado fuera de texto)

Por lo expuesto, la utilización de anverso y el revés de las hojas del Libro de Actas queda a voluntad del encargado de diligenciarlo, en tanto que no hay norma que obligue a efectuar tal práctica, pero tampoco alguna que la prohíba.

2. Que una vez hechas las actas, cuánto tiempo se tiene para imprimirlas y dejarlas firmadas en los libros.

R/. Al respecto, le informo que no existe un término perentorio establecido en la ley para elaborar actas diferentes a las previstas en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 (reuniones no presenciales) y en el artículo 20 (Adopción de decisiones por fuera de reuniones). Así las cosas, como el término previsto en los citados artículos está circunscrito específicamente a estos casos determinados, el mismo no resulta aplicable a las actas elaboradas en reuniones de máximo órgano social diferentes a las no presenciales.

No obstante, los estatutos pueden contemplar un término especial para la elaboración de actas, el plazo máximo de inscripción en el Registro Mercantil de las mismas y demás pactos compatibles con el índole del tipo social (numeral 14 del artículo 110 C. Co), para lo cual se le sugiere revisar el contrato social en aras de determinar si dentro del mismo se pactó lo concerniente sobre este particular, término al cual tendrán que sujetarse los encargados de elaborarlas y suscribirlas.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.