Concepto 220-164812 de 30-09-2014

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-164812
30-09-2014

Asunto: Acta adicional no es un instrumento para aclarar hechos confusos ocurridos en las reuniones del máximo órgano social.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2014-01-369173, mediante la cual por conducto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, informa que “… el Acta de la Asamblea Ordinaria llevada a cabo en marzo del presente año, presenta inconsistencias, frente a lo aprobado y los valores cobrados por Cuotas de Administración y no se ha podido verificar contra el audio de la misma ya que la persona encargada de la elaboración del Acta informa que la grabación se dañó.

El Sr. contador propone que se adicione un “otro sí” al Acta, se firme por el Presidente y el Secretario de la Asamblea y que así subsanamos la discrepancia.

Personalmente, no estoy de acuerdo con este procedimiento y creo que no es legal, pero necesito tener el concepto de una autoridad competente, como ustedes, para validar mi posición.”

Al respecto, me permito manifestarle que la función de atender consultas es general y abstracta, sobre temas relacionados con la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales cuya supervisión le fue asignada a este organismo, de suerte que no es posible por esta vía emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas, ni asesorar a los peticionarios en el desarrollo de procedimientos que se surten al interior de las organizaciones de las cuales sean parte.

No obstante lo expresado, esta entidad hará referencia exclusivamente a la posibilidad de utilizar actas adicionales en sociedades comerciales para corregir un acta de asamblea o de junta directiva de una sociedad comercial, por haber omitido algún dato exigido, dejando claro que no tiene competencia para conceptuar sobre propiedad horizontal, tema que parece ser su caso.

Sobre aclaración y corrección de actas el Decreto 2649 de 1993, resolvió el asunto, mediante la suscripción de un acta adicional, en los siguientes términos:

“Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.”

De la simple lectura de la norma en mención, es dable inferir que, en cada caso, las personas que hayan actuado en calidad de presidente y secretario en la reunión de la que dé cuenta el acta que haya de ser adicionada, serán las indicadas para elaborar y suscribir el acta adicional a que haya lugar y con este procedimiento incluir datos exigidos por la ley y el contrato inadvertidamente omitidos. No obstante lo expresado, en el evento en que la grabación no pueda recuperarse y teniendo en cuenta que el error descrito no corresponde a una exigencia de tipo legal o contractual subsanable mediante un acta adicional, sino a la inconsistencia de un hecho tratado en una asamblea o reunión de junta, lo pertinente será someter la aprobación del acta al órgano de cuya reunión da cuenta, con el objeto de que avale lo allí consignado, en caso contrario someter nuevamente la decisión al órgano correspondiente.

En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.