Concepto 220-187987 de 28-09-2016

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-187987
28-09-2016

Ref.: Conservación de la correspondencia comercial de una sociedad.

Aviso recibo de su escrito radicado con el número 2016-01-426431, por medio del cual formula una serie de preguntas relacionadas con el tema de la referencia.

En términos generales consulta i) cuál es el entendimiento que esta Superintendencia tiene del artículo 54 del Código de Comercio, ii) si los correos electrónicos corporativos de una sociedad o empresa también se encuentran contemplados dentro de la citada norma iii) si también deben ser conservados, por cuánto tiempo se tiene que conservar la correspondencia comercial, iv) las implicaciones de no cumplir con la obligación contenida en la mencionada norma, v) cuáles son los mecanismos de control que tiene esta Entidad para verificar esta circunstancia y, por último, vi) cuál es el concepto de este Despacho sobre la situación de una empresa en la que los trabajadores borraron sus correos electrónicos por carecer de capacidad de almacenamiento de los mismos.

Aunque es sabido, se debe advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Bajo ese presupuesto es pertinente traer a colación los apartes del Oficio 220- 12958 del 8 de marzo de 2007, por medio del cual este Despacho se pronunció sobre el tema y puntualizó que ‘los correos electrónicos de una compañía relacionados con el desarrollo del objeto social de la misma, así como con aspectos administrativos suyos, constituyen parte de la documentación que el comerciante debe conservar por el período a que alude la Ley 962 de 2005.’

En efecto, basta remitirse a la Ley 527 de 1999, particularmente al literal a) del artículo 2º, en concordancia con lo establecido por el artículo 6º de la normatividad antes citada, el cual de manera expresa establece que la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de correo electrónico constituye un mensaje de datos cuya validez vinculante es la misma que la de un documento que conste por escrito.

Además, el artículo 12 de la mencionada ley igualmente dispone que la conservación de los mensajes de datos se cumplirá siempre y cuando se den las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos sea conservado en el formato en que se hubiere generado, enviado o recibido, o en alguno que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje.

No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

Por lo demás, la norma establece que los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

En cuanto al término durante el que se deben conservar los mensajes de datos, dentro de los cuales están los correos electrónicos de la empresa, hay que estarse a lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que exige una duración de diez años.

Ahora, si bien las consecuencias por el incumplimiento a las normas referentes a la conservación de la correspondencia de la sociedad habrán de evaluarse en cada caso en particular, es sabido que esta Entidad está facultada entre otras para imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera que sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos en los términos del artículo 86, numeral 3º de la Ley 222 de 1995, sin perjuicio desde luego de las demás medidas a que haya lugar.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el artículo 28 del C.C.A. no sin antes señalar que en la P. Web puede consultar entre otros, la normatividad, los conceptos que la Entidad emite, como la Circular Básica Jurídica.