Concepto 220-194219 de 21-12-2009

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-194219
21-12-2009

Asunto: La sociedad no se encuentra obligada a procurar a los asociados las grabaciones en medio magnético de lo acaecido durante las reuniones del máximo órgano social.

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2009-01-291590, mediante el cual, luego de exponer la posición doctrinal actual de esta oficina, en el sentido de que en aras de propiciar el ejercicio de un derecho reconocido por la ley y radicado en cabeza de socios ausentes o disidentes, en cuanto a la posibilidad de discutir la legalidad de las decisiones contenidas en un acta, los administradores se encuentran en la obligación de suministrar copia auténtica de la misma, consulta:

“¿Si un accionista pretende, además de impugnar una decisión societaria de asamblea extraordinaria de accionistas, demandar la responsabilidad de unos administradores por impedir la correcta aplicación –en tal reunión- de varias disposiciones establecidas en los estatutos sociales …puede el accionista, además de solicitar el acta de la reunión, solicitar la grabación magnetofónica que de la misma reunión hizo la administración, por ser esta grabación la que realmente va a contener el detalle y los elementos fácticos necesarios para el accionista poder probar su dicho ante los estrados judiciales, y en caso tal, estaría la administración en la obligación de suministrar copia de la grabación al accionista?”

Sobre el particular, resulta necesario, en primer lugar, referirse a la posición de esta oficina relacionada con la posibilidad de que durante la celebración de una reunión del máximo órgano social, los asociados tomen nota y graben en medio magnético, para lo cual se transcribe a continuación el aparte pertinente del Oficio 220-003676 del 25 de Enero de 2007, que la resume así:

“…al amparo de las reglas propias del contrato social, como las relativas a la integración y funcionamiento de la junta de socios y para el caso, de la asamblea general de accionistas, no hay  fundamento legal para impedir que los socios puedan tomar notas personales de la reunión del máximo órgano social o grabar en medios magnetofónicos o audiovisuales, lo que según se vio no afecta el derecho de reserva de la sociedad, ni esferas personales ajenas, no obstante la obligación que esa conducta le impone al socio de custodiar y de no utilizar indebidamente su documento, de la misma forma en que está obligado a no hacer uso de la información conocida en la reunión en detrimento de los intereses legítimos de la sociedad. Al fin y al cabo, como en su oportunidad se advirtió “la divulgación de la información reservada, que conste o no en actas o en papeles sociales, es decisión privativa e indelegable que corresponde a la sociedad a través de sus órganos competentes y, por tanto, ajena al arbitrio de un socio individualmente considerado.”

De lo anterior, resulta claro que, si bien la ley no impide a los asociados grabar en medio magnético lo acaecido durante la celebración de una reunión del máximo órgano social, dicha conducta le impone a este mismo la obligación de custodiar la información grabada, así como la de no utilizarla indebidamente, lo cual resulta igualmente aplicable a las grabaciones que sobre el mismo particular efectúe la administración de la sociedad en aras de contar con un registro más confiable de lo sucedido durante la reunión para elaborar un acta fidedigna a los hechos.

Así, cobijándole a dicha administración el deber de custodia y debida utilización de la información contenida en un medio magnético relacionada con las deliberaciones y decisiones que se presentaron durante una reunión del máximo órgano social de su administrada, considera esta oficina que no le asiste el deber de procurársela a los asociados, mucho menos cuando, como se explicó, los asociados cuentan con la posibilidad de efectuar su propia grabación magnetofónica de dichas reuniones, salvo que, por supuesto, medie orden de autoridad judicial en dicho sentido.

De otra parte, en cuanto a la entrega de documentos escritos o electrónicos con el objeto de acudir ante los estrados judiciales para buscar la responsabilidad del administrador, es pertinente señalar que el evento planteado es distinto al considerado por la Entidad en el oficio citado en su petición, en la medida en que aquél se refirió a la impugnación como medida para atacar las decisiones que constan en un acta; nótese que este trámite judicial busca evitar que se consoliden los efectos de las decisiones de los órganos sociales, incluso a través de una medida cautelar como la suspensión provisional, en tanto que las acciones tendientes a determinar la responsabilidad del administrador tienen como sustento hechos consolidados y agotados.

En el evento de responsabilidad de administradores, por no tratarse directamente de evitar la eficacia de la decisión tomada o por lo menos, de evitar la continuación de sus efectos, no existe obligación para la administración de procurar el documento al solicitante, pues en este caso, la solicitud de pruebas puede hacerse en el petito demandatorio y el acta, por tanto, será entregada a solicitud del despacho judicial, si el juez considera necesario decretar la prueba documental señalada.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes observarle que el alcance de los mismos es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.