Concepto 220-251225 de 26-12-2016

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-251225
26-12-2016

Asunto: firma de las actas correspondientes a reuniones no presenciales y otro mecanismo para toma de decisiones.

Se recibió su comunicación radicada con el número 2016-01-567469, mediante la cual consulta sobre los sujetos autorizados para suscribir las copias o extractos de actas de las reuniones de los órganos colegiados de una sociedad comercial que se han llevado a cabo en virtud de los supuestos previstos en los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995 y adicionalmente, si para efectos de elaborarlas actas respectivas, es posible nombrar un secretario que pueda suscribir dichas actas.

Previas algunas consideraciones jurídicas, formula las siguientes preguntas:

¿Quiénes son los sujetos autorizados para suscribir las copias o extractos de actas de las reuniones de los órganos colegiados de una sociedad comercial que se han llevado a cabo en virtud de los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995?

¿Pueden designarse a un presidente y a un secretario al momento de suscribir las actas de las reuniones llevadas a cabo de conformidad con los artículo 19 y 20 citas anteriormente, siendo éstos algún miembro de la junta directiva o el representante legal de algún accionista según corresponda con el tipo de reunión?

En caso que la anterior respuesta sea afirmativa, ¿puede el secretario designado para efectos de la elaboración del acta de la respectiva reunión, firmar extractos o copias fieles de dichos actos para su registro ante la Cámara de Comercio?

¿Puede alguno de los miembros de la junta directiva o alguno de los accionistas, que firmaron el acta original de la reunión, suscribir copias o extractos de las actas de reuniones realizadas en virtud de los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995?

Al respecto, me permito informarle que en torno a las inquietudes propuestas, se pronunció este Despacho mediante oficio 220-078889 del 03 de Julio de 2011, en el que reitera el concepto emitido a través del oficio No. 220-21335 del 30 de marzo de 1999, en donde esta Entidad al desarrollar el tema de la elaboración de actas relacionadas con las reuniones no presenciales y con el mecanismo para la toma de decisiones, procede a transcribir el artículo 21 de la Ley 222 de 1995, en cuya parte pertinente, expresa:

" (….). Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último serán firmadas por alguno de los asociados o miembros (….)", señala la existencia de reuniones no presenciales y de un mecanismo valido para la toma decisiones adoptadas por la junta directiva, la asamblea general de accionistas o junta de socios, según el caso.

Frente a tal preceptiva, se formularon los siguientes interrogantes:

“(… .) 1. Cuando el artículo 21…hace referencia al "secretario de la sociedad", debe entenderse que se refiere única y exclusivamente a la persona que ocupe el cargo como Secretario de la sociedad, en la medida en que dicho cargo esté previsto en los estatutos sociales? O debe entenderse que la norma comprende también al "secretario ad-hoc", es decir la persona que sea designada caso por caso para desempeñar la función secretarial para efectos tales como, entre otros, la expedición de títulos y la suscripción de actas?.

2. En las sociedades en las que conforme a los estatutos no existe el cargo de Secretario, al tomar decisiones de acuerdo con los mecanismos previstos en los artículos 19 y 20 de la Ley…, particularmente cuando todos los miembros de Junta o Asamblea se encuentran en lugares diferentes a aquel en que se encuentra el Representante Legal.

Sería válida el acta suscrita por el Representante Legal y un Secretario ad-hoc?

En relación con el tema que motiva su solicitud y a fin de tener una mayor claridad sobre el mismo, es importante tener en cuenta que mientras el artículo 19 señala una nueva forma de reunión del máximo órgano social o de junta directiva, el artículo 20 consagra una alternativa para la toma de decisiones, en ambos casos con la participación de todos sus miembros.

En cuanto a las actas que den cuenta de las decisiones adoptadas, de acuerdo con los preceptos antes indicados, la ley señala claramente que se deben suscribir por el representante legal y el secretario de la compañía, o en defecto de éste, por algún socio o miembro de junta.

Es importante señalar que a diferencia de las formalidades exigidas para la elaboración de actas en reuniones presenciales del Máximo Órgano Social o de Junta Directiva – artículo 431 del Código de Comercio- en las que dichos órganos manifiestan su consentimiento y anuencia en la designación de las personas que han de actuar como presidente y secretario de la respectiva reunión, salvo que en los estatutos se haya consagrado alguna regla especial y a quien por ley les corresponde firmar en señal de aprobación, en el caso de reuniones no presenciales o de votación escrita, la ley suple el consentimiento de los asociados o miembros, determinando expresamente las personas a quienes corresponde esa formalidad, sin la cual el documento no adquiere plena validez y su contenido no se hace obligatorio.

Adicionalmente, estima este Despacho que son tan claras y precisas las formalidades previstas en el artículo 21 cuando expresa que las actas elaboradas, como consecuencia de los preceptos contenidos en los artículos 19 y 20 "…serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros…", que no hace falta interpretación alguna; es una función asignada al representante legal y al secretario de la compañía obviamente cuando estuviere previsto el cargo y delegada únicamente en un asociado, si se trata de reuniones del máximo órgano social, o en un miembro, si se trata de la junta directiva. Sobre el particular, es oportuno recordar el principio general del derecho establecido en el artículo 27 del Código Civil, según el cual cuando el sentido literal de una ley sea claro, no se desatenderá su tenor literal. ….”

Conforme a lo expuesto, resulta claro que para firmar las actas o los extractos que recojan las decisiones de que dan cuenta los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995, solo están habilitados el representante legal y el secretario de la sociedad y en defecto de este último, alguno de los asociados o miembros. En consecuencia, no puede designarse para suscribirlas como presidente y/o como secretario, ningún socio o miembro de la junta directiva, ni el representante legal de algún accionista; pues se reitera que de acuerdo con la regla imperativa contenida en el artículo 21 de la Ley 222 de 1995, le corresponde suscribirlas como presidente al Representante Legal y como secretario, al Secretario de la sociedad, salvo que dentro de la organización de la empresa, no exista el cargo de Secretario, pues en este caso, en su reemplazo, podrán firmar el acta alguno de los asociados o miembros.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el artículo 28 del C.C.A. no sin antes señalar que en la P. Web puede consultar entre otros la normatividad, los conceptos que la Entidad emite, como la Circular Básica Jurídica.