Concepto 255018 de 21-12-2012

Ministerio de Salud y Protección Social
Concepto 255018
21-12-2012

Asunto: Reconocimiento de incapacidades según lo dispuesto por el Decreto 019 de 2012.

Respetada señora Johana:

Hemos recibido en su comunicación por la cual solicita le informen si las EPS están facultadas para exigir a los empleadores copia de las historias clínicas de los pacientes para reconocer las incapacidades médicas. Al respecto y previas las siguientes consideraciones me permito señalas lo siguiente:

En relación con la inquietud planteada en su consulta, consideramos oportuno resaltar que lo dispuesto en el artículo 121 del Decreto Ley 0019 de 2012 , tiene como objeto principal evitar que el trabajador efectúe cualquier tipo de trámite directo en la consecución del reconocimiento de una incapacidad o licencia, razón por la que dicha obligación ha quedado radicada en cabeza del empleador. Por consiguiente, es entendible que el segundo inciso del citado artículo 121, establezca de forma expresa que el afiliado tiene el deber de informar a su empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.

Para efecto de lo previsto en el artículo 121 del Decreto en comento, debe establecerse que el trabajador puede utilizar cualquier medio que sea posible para comunicar el reconocimiento de una incapacidad o licencia, bien sea por escrito, electrónicamente o por vía telefónica.

En este orden de ideas, se tiene entonces que la responsabilidad del empleador no se limita exclusivamente al cobro o reconocimiento económico de la incapacidad sino que debe asumir el trámite de gestionar ante la EPS el reconocimiento de la incapacidad o licencia e incluso solicitar la transcripción cuando la conceda un médico u odontólogo particular ajeno a la red de la entidad prestadora.

Ahora bien, es pertinente señalar que si bien es cierto las EPS deben recepcionar la solicitud de transcripción de las incapacidades o licencias, cuando estas procedan de un profesional médico u odontólogo ajeno a la entidad promotora, ello no significa de modo alguno que el resultado del trámite debe necesariamente concluir en la transcripción, toda vez que la decisión de aceptar o no la incapacidad o licencia emitida en las condiciones ya indicadas dependerá de la Entidad Promotora de Salud, la cual analizará las condiciones de su expedición y los parámetros que la misma ha establecido para aceptarlas y con esto transcribirlas.

De otra parte y en lo atinente con la historia clínica, la Ley 23 de 1981 "Por la cual se dictan normas en materia de Ética Médica", en su artículo 34, define la historia clínica como el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva, que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos en la Ley.

Asimismo, la Resolución No. 1995 de 1999 "Por la cual se dictan normas para el manejo de la historia clínica", señala en el artículo 14, que podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:

1) El Usuario
2) El Equipo de Salud
3) Las Autoridades Judiciales y de Salud en los casos previstos en la ley.
4) Las demás personas determinadas en la ley.

De otra parte, el literal a) del artículo 1 de la Resolución 1995 de 1999, señala que la historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.

Por su parte, la Corte constitucional en Sentencia T — 1051 de 2008, en uno de sus apartes expresó:

“(..)

La información relacionada con el procedimiento de atención suministrado al paciente que reposa en la historia clínica, se encuentra protegida por la reserva legal, motivo por el cual, la información allí contenida no puede ser entregada o divulgada a terceros. Al respecto, en sentencia T-161 de 26 de abril de 1993, M.P. Antonio Barrera Carbonell, se expuso que "La historia clínica, su contenido y los informes que de la misma se deriven, están sujetos a reserva y, por lo tanto, sólo pueden ser conocidos por el médico y su paciente.

(…)”

En este orden de ideas y definido el carácter de reserva legal que protege a la historia clínica, lo cual se encuentra contemplado en la normativa ya transcrita y en diferentes fallos de la Corte Constitucional, como el señalado en el párrafo anterior, se concluye que una empresa en desarrollo de la obligación prevista en el artículo 121 del Decreto Ley 0019 de 2012, no puede solicitar resúmenes de historias clínicas ni pretender acceder a ésta en su totalidad o parte de ella, toda vez que dicho documento es reservado y además porqué a él no se ha previsto que tenga acceso el empleador, ni el personal administrativo de la EPS o las IPS que tramitan las incapacidades de los afiliados.

Por último, debe señalarse que si la EPS niega la recepción, tramite y reconocimiento de una licencia o incapacidad argumentando que debe estar acompañada de la historia clínica o impone cualquier requisito sin fundamento legal, dicha situación debe ser puesta en conocimiento de la Superintendencia Nacional de Salud, entidad que a la luz de lo previsto en el Decreto 1018 de 2007 efectuará las investigaciones y aplicará las sanciones a que hubiere lugar.

El anterior concepto tiene los efectos determinados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

DENISSE GISELLA RIVERA SARMIENTO
Subdirectora de Asuntos Normativos
Dirección Jurídica