Concepto 256660 de 20-11-2012

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  • Publicado: 20 noviembre, 2012

Ministerio de Salud y Protección Social
Concepto 256660

20-11-2012

Asunto: Solicitud de historia clínica por parte de EPS para reconocimiento de incapacidades.

Respetada señora Rosalba:

Procedente de la entonces Comisión de Regulación en Salud hemos recibido su comunicación mediante la cual consulta cuál es el fundamento legal para que las Entidades Promotoras de Salud — EPS, soliciten copia de la historia clínica, para liquidar incapacidades. Igualmente pregunta si el trámite de la licencia de paternidad también está a cargo del empleador.

Al respecto nos permitimos señalar que independiente que una EPS requiera de la historia clínica para el reconocimiento y pago de una incapacidad, no es posible que bajo ese argumento se infrinja la reserva de que goza la historia clínica del paciente, toda vez que este es un documento de carácter confidencial y privado, sometido a reserva, que solo puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley, según lo señalado en el artículo 34 de la Ley 23 de 1981. De manera que si la entidad promotora de salud considera indispensable consultar historia clínica, deberá el personal médico solicitarla directamente a la IPS responsable de la misma.

Téngase en cuenta que el artículo 1° de la Resolución número 1995 de 1999, expedida por el Ministerio de Salud, consagra: "La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley". (Subrayado fuera de original).

En ese orden de ideas, el artículo 14 de la citada resolución amplía el grupo de personas que pueden acceder a la información contenida en la historia clínica al señalar:

"Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:

1. El usuario.
2. El Equipo de Salud.
3. Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
4. Las demás personas determinadas en la ley.

PARÁGRAFO. El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los caso única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulte procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal".

Así mismo, el artículo 23 del Decreto 3380 de 1981, reglamentario de la Ley 23 de ese mismo año, estipula que: "El conocimiento que de la historia clínica tengan Ios auxiliares del médico o de la institución en la cual éste labore, no son violatorios del carácter privado y reservado de ésta". (Subrayado fuera de texto).

Ahora bien, el numeral 4 del artículo 14 de la Resolución 1995 de 1999, ha consagrado la posibilidad de que aquellas personas que expresamente autorice la ley, puedan acceder a la historia clínica y en este sentido, vale la pena señalar que el empleador no se encuentra incluido dentro de ellas ni el personal administrativo de la EPS o las IPS que tramitan las incapacidades de los afiliados.

Sobre este punto, en la Sentencia T-158 A de 2008, la Corte sostuvo:

"El carácter reservado de la historia clínica, entonces, se funda en la necesidad de proteger el derecho a la intimidad del individuo sobre una información que, en principio, únicamente le concierne a él y que, por tanto, debe ser excluida ámbito de conocimiento público. A partir de tal consideración, en nuestro ordenamiento jurídico existen distintas disposiciones a través de las cuales se establece la naturaleza reservada de este documento y se determina quienes están autorizados para acceder a su contenido.

(…)

"Del recuento normativo señalado, se tiene que aun cuando la regla general es que la historia clínica es un documento sometido a reserva no es posible predicar de ella un carácter absoluto, particularmente, por cuanto es posible que tercer( conozcan su contenido bien porque han obtenido la autorización del titular, bien porque existe orden de autoridad judicial competente que así lo establece o debido a que se trata de individuos que por razón de las funciones que cumplen en el sistema de seguridad social en salud tienen acceso a ella, lo cual se explica si se considera la utilidad de este documento como mecanismo para determinar de qué manera deben ser tratadas las dolencias de un paciente en aras de restablecer su salud.

"No obstante lo anterior, frente a terceros que no se encuentran en ninguna de las situaciones atrás descritas, la reserva sí es oponible y, en consecuencia, no es posible que respecto de ellos se produzca la circulación del dato médico contenido en la historia clínica del paciente".

En conclusión, aunque en principio el paciente es el único que puede tener acceso a la información contenida en la historia clínica y es él quien puede autorizar a terceros su conocimiento, la ley autoriza expresamente a ciertas personas para acceder a ella, por ejemplo, al equipo de salud y a las autoridades judiciales. De este modo, la definición legal de las personas que pueden conocer la información contenida en la historia clínica obedece a la estrecha vinculación que tiene dicho documento con el derecho a la intimidad de su titular, pues contiene datos determinados por la confidencialidad.

Ahora bien, para el trámite de reconocimiento de una incapacidad se debe tener en cuenta dos situaciones diferentes: Que el médico que la expedida este adscrito a la EPS del cotizante o por el contrario que no pertenezca a la red de ésta; si se trata del primer caso, será suficiente que el afiliado cumpla con los requisitos establecidos en los Artículos 3 del Decreto 047 de 2000 modificado por el artículo 9° del Decreto 783 de 2000 y 21 del Decreto 1804 de 1999, esto es:

1. Que el trabajador dependiente o independiente haya cotizado un mínimo de cuatro semanas ininterrumpidas y completas. (art. 9 del Decreto 783/00).
2. Que los aportes se hayan pagado oportunamente por lo menos durante cuatro (4) meses de los seis (6) meses anteriores a la fecha de inicio de la incapacidad (Decreto 1804/99, art. 21).

No obstante, si una incapacidad ha sido expedida por un galeno ajeno a la EPS, será preciso que la incapacidad se traslade al formulario oficial de ésta y con fundamento en este procedimiento se proceda al reconocimiento de la misma, este trámite se denomina trascripción de la incapacidad.

Visto lo anterior y en atención a lo dispuesto en el artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012 , se concluye que en ningún caso debe solicitarse copia de la historia clínica del trabajador incapacitado al empleador para realizar el trámite de reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad y paternidad. Con el mismo fundamento legal, señalamos que como se lee con claridad en el citado artículo, también corresponde al empleador el trámite de la licencia de paternidad en los términos allí establecidos.

En los anteriores términos damos respuesta a las inquietudes planteadas, no sin antes advertir que este concepto tiene los alcances determinados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

DENISSE ISELLA RIVERA SARMIENTO
Subdirectora de Asuntos Normativos

"ARTÍCULO 121. TRÁMITE DE RECONOCIMIENTO DE INCAPACIDADES Y LICENCIAS DE MATERNIDAD PATERNIDAD. El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de mater dad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento…"

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