Conciliación bancaria: ejemplos de la contabilización de diferentes ajustes

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  • Publicado: 16 mayo, 2018

Conciliación bancaria: ejemplos de la contabilización de diferentes ajustes

La conciliación bancaria es un proceso operativo con el cual se pueden revisar y conciliar los importes del libro “bancos” y las cifras reportadas por la entidad bancaria. En este editorial mencionamos algunos ejemplos de la contabilización que debe llevarse a cabo al realizar el proceso.

A continuación, mostraremos algunos ejemplos de la contabilización que debe realizarse luego de encontrar las diferencias entre los saldos del libro “bancos” y de los registros del estado de cuenta o extracto bancario. Hay que tener en cuenta que para documentar la contabilización se requiere:

  • Detallar el comprobante o soporte contable con su respectiva numeración.
  • Establecer cuál es el soporte por parte del banco, por ejemplo, el extracto bancario o estado de cuenta de determinado mes.
  • Identificar los datos del tercero, en este caso el nombre de la entidad financiera o bancaria y el NIT.
  • El concepto por el que se realiza la contabilización, por ejemplo, comisión bancaria, gravamen a los movimientos financieros, devolución de cheque, etc.
  • La respectiva cuenta que de acuerdo al PUC de la entidad corresponda a la naturaleza de la cuenta y un auxiliar que generalmente detalla la transacción.

Gravamen del 4 x 1.000

“El cobro actual del 4 x 1.000 surgió como medida de contingencia para la crisis financiera de 1998 (ver Decreto 2331 de 1998) y por diversas razones, se sostuvo hasta la actualidad”

El cobro actual del 4 x 1.000 surgió como medida de contingencia para la crisis financiera de 1998 (ver Decreto 2331 de 1998) y por diversas razones, se sostuvo hasta la actualidad. Este cobro genera para el banco una nota débito, dado que, con dicho rubro se disminuye el saldo del cliente para cubrir una obligación fiscal, mientras que para la entidad es una nota crédito que disminuye su saldo en el libro de “bancos”. Si al realizar la conciliación bancaria se evidencia que la entidad no tiene en sus registros este cobro que aparece en el extracto, la entidad debe realizar la siguiente contabilización:

Detalle Débito

Crédito

Gasto por servicios financieros XXXX
Bancos XXXX

 

Cheque devuelto

Es muy probable que los clientes notifiquen a la entidad las transacciones o consignaciones realizadas y que estas se registren en el libro de “bancos”, pero que al revisar el extracto bancario dichas operaciones no estén registradas; ya sea porque están en tránsito o porque el cliente pagó con un cheque que fue devuelto por el banco.

Si al realizar la conciliación bancaria se evidencia que en el extracto bancario no aparecen las consignaciones o trasferencias realizadas por terceros a la entidad, se comprueba que dicha operación no está en tránsito y que lo que sucedió fue que el cliente emitió un cheque que fue devuelto por el banco por insuficiencia de fondos.

La entidad debe realizar una nota débito para justificar el aumento del saldo de la cuenta “clientes” y realizar la siguiente contabilización, de manera que se evidencie en libros que el cliente no ha realizado el pago:

Detalle Débito

Crédito

Clientes XXXX
Bancos  XXXX

 

Ahora bien, otro caso que puede suscitarse es que un cheque de la entidad haya sido registrado como entregado al proveedor, pero el banco lo haya devuelto. Al darse esta situación, como la entidad no ha realizado el pago a los proveedores, debe realizar una nota crédito que justifique el aumento del saldo de la cuenta “proveedores” y realizar el siguiente registro:

Detalle Débito

Crédito

Proveedores XXXX
Bancos XXXX

 

Consignaciones no registradas por la entidad

Es muy probable que los clientes no notifiquen a la entidad las transacciones o consignaciones realizadas, y que estas, a pesar de estar en las arcas de la entidad, no estén registradas en el libro “bancos”. Si al realizar la conciliación bancaria se evidencia que en libros no aparecen consignaciones o trasferencias realizadas por terceros, la entidad debe verificar en el extracto bancario el NIT o nombre de la entidad que registró la consignación y cruzar con los datos de cuentas por cobrar. La entidad debe realizar la siguiente contabilización de manera que se evidencie en libros que el cliente ya realizó el pago o abono correspondiente:

Detalle Débito

Crédito

Clientes XXXX
Bancos XXXX

 

Cobro de cargos bancarios

El banco realiza cobros, como cuotas de manejo, comisiones por transacción, cobro de chequera, entre otros, que están visibles en el estado de cuenta o extracto bancario, pero que, generalmente, las entidades no tienen registrados en su contabilidad, por tanto, al momento de realizar la conciliación bancaria los rubros correspondientes a este tipo de transacciones salen a la luz.

En dichos casos se genera una nota débito para el banco porque con el valor del cargo financiero se disminuye el valor de la obligación que tiene con la entidad, mientras que para la entidad es una nota crédito que disminuye el saldo de la cuenta “bancos”. El siguiente sería el registro correspondiente que debe realizar la entidad para reconocer los cargos pendientes con el banco.

Detalle Débito

Crédito

Gastos por cobro de chequera XXXX
Bancos XXXX

 

Abono de intereses

El banco, así como realiza cobros, también realiza abonos a la cuenta del titular; estos abonos generalmente no son tenidos en cuenta por la entidad. Este tipo de operaciones generan una nota débito para la organización porque con los intereses abonados incrementa el valor en libros de la cuenta “bancos”, mientras que para el banco estas operaciones generan una nota crédito ya que incrementa su obligación con la entidad. De identificar que existe un abono por intereses por parte del banco en el extracto bancario, la entidad debe realizar el siguiente registro contable:

Detalle Débito

Crédito

Ingresos por intereses XXXX
Bancos XXXX

 

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