Conozca qué debe tener en cuenta un contador al momento de aceptar un contrato con un cliente (parte I)
Muchas veces cuando un contador acepta un contrato con un cliente no cuenta con una orientación clara sobre cómo debe proceder, de forma que proteja tanto su responsabilidad ética como su responsabilidad profesional. A continuación presentamos una serie de recomendaciones que pueden serle útiles.
Muchas veces cuando un contador acepta un contrato con un cliente no cuenta con una orientación clara sobre cómo debe proceder, de forma que proteja tanto su responsabilidad ética como su responsabilidad profesional. A continuación presentamos una serie de recomendaciones que pueden serle útiles.
Cuando en el desarrollo de su ejercicio profesional el contador público decide aceptar un contrato con un cliente (sea este una persona natural o jurídica) existen una serie de circunstancias a las cuales debe estar atento para cumplir de manera adecuada con su responsabilidad profesional. En este editorial presentamos algunas recomendaciones que puede poner en práctica el contador al momento de iniciar la relación con el usuario de sus servicios.
Es importante recalcar que estas indicaciones no son de obligatorio cumplimiento, pero pueden ser una guía beneficiosa para el contador que esté dispuesto a seguirlas de acuerdo con su nivel de experiencia y los servicios que preste.
Especificar las funciones y responsabilidades con las que se compromete
Como primera medida, el contador debe asegurarse de que en el contrato que suscriba con su cliente queden redactadas de forma clara las funciones, obligaciones y entregables con los cuales se compromete como profesional, así como los honorarios que espera recibir por sus servicios, puesto que su responsabilidad va a estar alineada con estas funciones. Este es un asunto independiente de si el contador presta sus servicios de manera externa a la organización, en cuyo caso debe elaborar un contrato por prestación de servicios; o de si estará vinculado como un empleado, ante lo cual deberá firmar un contrato laboral.
Para ello es conveniente que en el proceso de negociación con su cliente el contador indague acerca del estado actual de las responsabilidades y los procesos que tendrá a cargo, en especial lo relacionado con las obligaciones contables y fiscales que debe cumplir la entidad ante los distintos entes de control, vigilancia y fiscalización. De esta forma, el contador puede tener clara la responsabilidad que esta asumiendo al aceptar dicho contrato, y asimismo establecer sus honorarios de forma tal que reciba una retribución apropiada por su trabajo.
Algunas de las preguntas que el profesional contable puede formular en esta etapa son las siguientes:
- ¿Existen transacciones pendientes de reconocimiento en el sistema de información contable? ¿Desde qué fecha?
- ¿Existen notas de contabilidad o comprobantes contables (tales como ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar o inventarios, entre otros) pendientes de realización? ¿Desde qué fecha?
- ¿Se ha realizado el cierre contable del ejercicio?
- ¿Se han elaborado y presentado los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas?
- ¿Se han liquidado y presentado formalmente las declaraciones fiscales requeridas por los entes de fiscalización nacional y territorial?
- ¿El contador va a tener un equipo de auxiliares o asistentes que apoye su labor?
Elaborar un plan de trabajo
Una vez el contador conoce el panorama al cual va a enfrentarse –es decir los recursos de los cuales dispone para realizar su trabajo (equipo de trabajo y tiempo) y las responsabilidades que debe cumplir–, es posible elaborar un plan de trabajo adecuado según las circunstancias de la entidad, el cual puede presentarse ante la dirección de la misma. En este plan de trabajo el contador puede incluir:
- La lista de tareas que debe realizar de acuerdo con su orden de prioridad y el nivel de riesgo que representa para la entidad su incumplimiento.
- Las fechas de entrega en las cuales se compromete a dar por terminadas estas tareas.
- La información que requiere para realizar estas tareas. Esta información puede estar relacionada con los informes, soportes contables o documentos que requiere el departamento de contabilidad a los otros departamentos de la empresa (como pueden ser el de producción, ventas, compras, nómina, entre otros).
Elaborar un balance de comprobación
Otro de los aspectos que es fundamental al asumir un nuevo contrato con un cliente es la revisión de las transacciones y saldos de la contabilidad, mediante el examen de un balance de comprobación con corte en la fecha en la cual se esté iniciando el cargo. Esto, independientemente de si el contador se está vinculando antes o después de que se han elaborado y emitido los estados financieros de fin de ejercicio.
Responsabilidad del contador frente a los estados financieros
Por lo general para el contador público que está iniciando en el cargo es una duda recurrente el saber cuál es su nivel de responsabilidad frente a la información contable que elaboró el contador saliente de la entidad, sobre todo cuando se vincula antes de que sean emitidos los estados financieros de final de ejercicio. Lo anterior, debido a que el profesional no ha estado presente durante todo el período contable, por lo cual podría pensarse que no tendría que asumir responsabilidad alguna por algo que no ha realizado.
Respecto a esto es importante aclarar que cuando un contador público firma los estados financieros de su cliente está dando fe pública de que la totalidad de las afirmaciones allí contenidas corresponden con la realidad, y además de que estos estados financieros han sido preparados de acuerdo con las normas técnico-contables que aplican para la entidad (ver anexos del DUR 2420 de 2015). En ese sentido, dado que una de las características de la información contable es presentar la información financiera de forma comparativa, cuando el contador público firma los estados financieros está dando fe pública sobre los dos períodos, independientemente de si participó o no en la elaboración de tal información.
En vista de lo anterior es conveniente y se justifica la necesidad de que el contador realice una revisión de los saldos y transacciones que tiene la entidad hasta el momento, con el fin de identificar los posibles errores que contengan los estados financieros y realizar los ajustes que considere pertinentes.
Continúe con la lectura de la segunda parte de este tema en nuestro editorial Conozca qué debe tener en cuenta un contador al momento de aceptar un contrato con un cliente (parte II).