Consulta de datos para declaración de renta de personas naturales y certificados de retención

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  • Publicado: 27 junio, 2017

Consulta de datos para declaración de renta de personas naturales y certificados de retención

En algunos casos es posible que los valores incluidos en los certificados de retención en la fuente a título de renta entregados a las personas naturales no coincidan con los valores del reporte de “consulta de datos para declaración de renta” que la DIAN les permite descargar en su portal.

En los años más recientes, cuando las personas naturales acceden entre los meses de julio y agosto al portal de la DIAN para descargar el ya famoso archivo de Excel con la “Consulta de datos para declaración de renta”, lo que obtienen es un resumen con los valores que los diferentes reportantes de información exógena tributaria (bancos, notarios, empresas, etc.) le hicieron llegar a la DIAN en relación con las operaciones que durante un respectivo año gravable realizaron con la persona natural que efectúa la consulta en el portal de la DIAN.

Ahora bien, es posible que los valores que la persona natural consulta en dicho documento de Excel, y en especial los relacionados con los pagos o abonos en cuenta que le hayan efectuado a su favor durante el respectivo año gravable, no coincidan con los mismos valores que le fueron previamente certificados en el mes de marzo anterior a través de los certificados de retención en la fuente a título de renta que le fueron entregados por los mismos reportantes que le hicieron llegar la información exógena tributaria a la DIAN.

“lo que hacen muchos agentes de retención es incluir dentro de dichos certificados solo los valores que sí sufrieron efectivamente algún tipo de retención en la fuente”

En efecto, y si pensamos en lo que normalmente sucede cuando se elaboran los certificados de retención en la fuente por pagos diferentes a los originados en una relación laboral (ver  artículo 381 del ET), lo que hacen muchos agentes de retención es incluir dentro de dichos certificados solo los valores que sí sufrieron efectivamente algún tipo de retención en la fuente pero no incluyen la totalidad de los pagos o abonos en cuenta sujetos a retención que durante el año gravable se le efectuaron al contribuyente.

Así por ejemplo, si durante el año gravable 2016 una persona natural que vende mercancías efectuó dos ventas a un mismo agente de retención, y una era por $500.000 (es decir, por debajo de las 27 UVT y sobre la cual no se practicó retención por no superar la cuantía mínima), pero otra era por $1.000.000 (es decir, por encima de las 27 UVT y sobre la cual sí se practicó retención en la fuente de $25.000 por superar la cuantía mínima), en ese caso, al momento de elaborar el certificado de retención, solo le figuraría el valor de $1.000.000 como el supuesto valor del total de los pagos sujetos a retención. Pero cuando ese mismo agente de retención elabora y entrega el formato 1001 con la información exógena tributaria del año gravable 2016, reportaría el valor de $1.500.000 como el valor total de los pagos o abonos en cuenta efectuados al contribuyente y junto a dicho valor también figuraría el valor de $25.000 como valor por retención en la fuente practicada.

Conoce nuestra cartilla práctica digital “Declaración de renta de personas naturales año gravable 2016: últimas declaraciones IMAN e IMAS y consideraciones sobre cambios introducidos por la ley 1819 de 2016.”

Lo mismo sucede cuando una persona natural que cobraba $2.000.000 mensuales por honorarios o servicios, y a la cual se le aplicaron durante el año gravable 2016 las tarifas tradicionales de retención del 10% u 11% (pues no pertenecía a la categoría de empleados), era una persona que hacía sus aportes a seguridad social. En ese caso, cada mes, cuando le practicaban su retención en la fuente, se tomaban los $2.000.000, se le restaban los aportes a seguridad social (supóngase $230.000), y sobre el neto (1.770.000), se le practicaban finalmente las retenciones en la fuente. En ese caso, al final del año, lo que de seguro terminan haciendo muchos agentes de retención es incluirle en su certificado de retención en la fuente solamente el valor de $21.240.000 como el supuesto total de los pagos o abonos en cuenta sujetos a retención. Pero al momento de elaborar el formato 1001 certificarán que durante el año sí le efectuaron pagos o abonos en cuenta por un valor de $24.000.000.

Forma correcta de expedir certificados de retención en la fuente diferentes a pagos laborales

En los dos casos anteriores, es obvio que la persona natural que examine su archivo de Excel con la consulta de datos para declaración de renta encontraría que los valores por pagos o abonos en cuenta que le fueron reportados a la DIAN son superiores a los valores que le figuran en sus certificados de retención en la fuente y por tanto surgiría la duda sobre dónde está la equivocación (si en el certificado o en el reporte que le hicieron llegar a la DIAN).

“sin importar que algunos pagos arrojaban la cuantía mínima, pero otros no arrojaban dicha cuantía, el certificado debe incluir la totalidad de los pagos o abonos en cuenta que son gravables”

Al respecto, es necesario destacar que en realidad, y de acuerdo con el literal e) del artículo 381 del ET, cuando se expiden los certificados de retención en la fuente por conceptos diferentes a pagos laborales, los agentes de retención deben certificar la totalidad de los pagos sujetos a retención, lo cual significa que se debe certificar la totalidad de los pagos o abonos en cuenta que sí estén gravados con el impuesto de renta (pues el beneficiario no los podrá tratar en su declaración de renta, ni como ingresos no gravados, ni como rentas exentas). Por tanto, sin importar cuál fue la base final sobre la cual se practicó la retención a los respectivos pagos o abonos en cuenta, o sin importar que algunos pagos arrojaban la cuantía mínima, pero otros no arrojaban dicha cuantía, el certificado debe incluir la totalidad de los pagos o abonos en cuenta que son gravables con el impuesto de renta.

Lo anterior está confirmado por la misma DIAN, quien en su Concepto 053947 de agosto 24 de 2012 dijo lo siguiente:

“En ese entendido, cuando el Literal e) del artículo 381 del Estatuto Tributario establece que el certificado debe contener el monto total y el concepto del pago sujeto de retención, no hace distinción sobre las bases de aquellos ingresos sobre los cuales se aplicó la retención como de los que no. Lo anterior es concordante con el Parágrafo 1 de este mismo artículo, que permite sustituir el certificado por el original, copia o fotocopia de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando aparezcan identificados los conceptos antes señalados. Por consiguiente, el certificado que expide el agente de retención debe contener la totalidad de los pagos y conceptos que sean objeto de retención así como la cuantía de la retención efectuada”.

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 (Los subrayados son nuestros)  

Como puede verse, al momento de expedir los certificados de retención en la fuente por conceptos diferentes a pagos laborales, los agentes de retención deben preocuparse por certificar la totalidad de los pagos o abonos en cuenta que sí estaban sujetos a retención (es decir, que sí eran gravables con el impuesto de renta), pero sin importar que al final solo una parte, o la totalidad de los mismos, fuese la que sufrió efectivamente la retención. Y es que eso mismo es lo que sucede con el certificado de retención en la fuente por concepto de pagos laborales (ver el formulario 220 y artículos 378 y 379 del ET), pues en dicho certificado, valga la redundancia, se certifica la totalidad de los valores pagados al asalariado sin importar que solo una parte de dichos salarios fue la que finalmente sufrió la retención en la fuente.

En vista de lo anterior, si la misma información que se reporta en el formato 1001 (en el cual se incluye la totalidad de los pagos o abonos en cuenta sin importar que quizás solo una parte del pago fue la que efectivamente sufrió la retención) fuese la misma que se incluyera en el respectivo certificado de retención en la fuente, en ese caso las personas naturales que percibieron ingresos por conceptos diferentes a los pagos laborales ya no encontrarían diferencias entre lo que dicen sus certificados de retención en la fuente y lo que luego dice el archivo de Excel con la “consulta de datos para declaración de renta”.

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