Contabilidad de copropiedades: caso práctico
La operación habitual de una copropiedad dista del normal desarrollo económico de otras entidades colombianas. En este artículo analizaremos algunas particularidades de este tipo de entidad y los respectivos casos prácticos para el reconocimiento de tales situaciones.
La operación habitual de una copropiedad dista del normal desarrollo económico de otras entidades colombianas. En este artículo analizaremos algunas particularidades de este tipo de entidad y los respectivos casos prácticos para el reconocimiento de tales situaciones.
De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1314 de 2009, todas las personas naturales y jurídicas que lleven contabilidad en Colombia, por obligación o por voluntad propia, deben aplicar los marcos normativos contables que se derivan de esa ley.
[pq]En el caso de las copropiedades, se debe analizar su tamaño y número de empleados para verificar qué marco deben cumplir. La mayoría de estas entidades aplican NIF para microempresas[/pq], y algunas, de tamaño más grande, aplican el Estándar para Pymes (ver Decreto 2420 de 2015).
Independientemente del marco normativo que utilicen, el tratamiento contable de sus asuntos más importantes es igual, pues el hecho de aplicar un marco normativo distinto no significa que la información financiera resulte diferente.
Caso
Suponga que una copropiedad se compone de 100 copropietarios, y cada uno debe pagar una cuota de administración mensual por valor de $200.000, los cuales comprenden:
| Cuota ordinaria | $15.000.000 |
| Cuota extraordinaria | $4.000.000 |
| Fondo de imprevistos | $1.000.000 |
| Total | $20.000.000 |
Los primeros días del mes, la administración genera la facturación, y contabiliza cada una de las 100 facturas de la siguiente forma (los códigos de cuenta son sugeridos, no obligatorios):
|
Cuenta |
Débito |
Crédito |
| 410101 – Cuotas ordinarias | $15.000.000 | |
| 410201 – Cuotas extraordinarias | $4.000.000 | |
| 410301 – Fondo de imprevistos | $1.000.000 | |
| 130501 – Cartera cuota ordinaria | $15.000.000 | |
| 130502 – Cartera cuota extraordinaria | $4.000.000 | |
| 130503 – Cartera fondo de imprevistos | $1.000.000 |
Ahora suponga que en la entidad existen dos copropietarios que tienen más de dos años en mora, pues han tenido problemas económicos. Debido a esto, la copropiedad no tiene expectativas válidas y razonables de que va a recibir los ingresos correspondientes a las cuotas de administración de estos dos copropietarios.
Esta situación genera un deterioro inmediato de la cartera que acaba de generarse, el cual debe ser contabilizado contra los resultados del período:
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Cuenta |
Débito |
Crédito |
| 410101 – Cuotas ordinarias (deterioro) |
$300.000 |
|
| 410201 – Cuotas extraordinarias (deterioro) |
$80.000 |
|
| 410301 – Fondo de imprevistos (deterioro) |
$20.000 |
|
| 139901- Deterioro de cartera cuota ordinaria |
|
$300.000 |
| 139902 – Deterioro de cartera cuota extraordinaria |
|
$80.000 |
| 139903 – Deterioro de cartera fondo de imprevistos |
|
$20.000 |
El tratamiento propuesto anteriormente permite tener registro de toda la cartera, para efectos de los procesos de gestión de cobranza.
[pq]La norma establece que el deterioro se reconoce contra resultados. Como la situación de deterioro se conoce desde el mismo momento en que se genera la facturación, por ese motivo se disminuye el ingreso[/pq].
Si el deterioro se evidencia después de haber reconocido el ingreso, se debe reconocer como gasto.
Ahora suponga que la entidad recibe los pagos provenientes de 80 de los copropietarios. El registro contable de estos pagos es:
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Cuenta |
Débito |
Crédito |
| 130501 – Cartera cuota ordinaria | $12.000.000 | |
| 130502 – Cartera cuota extraordinaria | $3.200.000 | |
| 130503 – Cartera fondo de imprevistos | $800.000 | |
| 111001 – Bancos cuenta de recaudo | $16.000.000 |
Una vez la entidad ha recibido el efectivo recaudo de los dineros provenientes de las cuotas de administración, se debe separar el dinero correspondiente al fondo de imprevistos, de acuerdo con las órdenes impartidas por la asamblea general de copropietarios. En este caso, el fondo de imprevistos es el 5 % del valor de cada cuota recibida.
La entidad debería no solo hacer un registro contable, sino también separar estos recursos en una cuenta bancaria distinta, con el fin de garantizar que su uso se limite a lo que autorice la asamblea o el consejo.
El registro contable es el siguiente:
|
Cuenta |
Débito |
Crédito |
| 111001 – Bancos cuenta de recaudo |
|
$800.000 |
| 111002 – Bancos – Fondo de imprevistos |
$800.000 |
|
La separación del fondo de imprevistos no es requerida por ninguna norma, por lo cual no es correcto decir que “se debe consignar en una cuenta separada porque las normas lo dicen”. En su lugar, la entidad lo puede hacer de manera voluntaria para tener mejor control de sus recursos.
Por su propia naturaleza no resulta lógico establecer el fondo de imprevistos si no se ha logrado el recaudo efectivo de los recursos. Contrario al uso normal que debería dársele a este tipo partidas, es común encontrar en muchas copropiedades una partida en el pasivo o en el patrimonio (aunque solo debería estar contabilizada como patrimonio, no como pasivo) con la denominación “fondo de imprevistos”, pero solo como una fachada porque sucede que en realidad dichas entidades no cuentan con los recursos, sino que tienen, por ejemplo, cartera en mora.
Por último, suponga que durante todo el año el valor recaudado en el fondo de imprevistos asciende a $10.000.000, de los cuales se gastaron $2.000.000 durante el mismo año, y el excedente no se utilizó.
En este caso, los $2.000.000 que se utilizaron durante el año se deben reconocer como gastos del período, utilizando el respectivo fondo de imprevistos:
|
Cuenta |
Débito |
Crédito |
| 111002 – Bancos – Fondo de imprevistos |
|
$2.000.000 |
| 5xxxxx – Gastos (en cada cuenta) |
$2.000.000 |
|
Al final del período, del total recaudado en el fondo de imprevistos ($10.000.000) solo se utilizó una parte ($2.000.000). El excedente ($8.000.000) hará parte de los excedentes del período, y se recomienda que se haga la respectiva reserva patrimonial.
Fuente: Orientación técnica 015 del CTCP.
CP. Juan David Maya Herrera
Consultor de Estándares Internacionales de Información Financiera
Certificación Internacional por el ICAEW en IFRS Full (NIIF Plenas)
*Exclusivo para Actualícese