Contabilizacion de activos totalmente depreciables – Jaime López Ruano

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  • Publicado: 1 junio, 2010

En primer lugar debemos tener en cuenta que los activos que se deprecian son algunos del grupo 15, Propiedad, planta y equipo, estos bienes deben ser activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción o montaje, pero ojo, con la intención de ser utilizados permanentemente en el objeto de la empresa, es decir en la producción para empresas industriales, en la comercialización para empresas comerciales o en la prestación de servicios para empresas prestadoras de servicios. De tal forma que los activos de una persona natural, para su uso particular, y que no se utilicen en la empresa no pueden clasificarse en este grupo.

Otras dos características fundamentales de esta clase de activos son: que no se destinen para la venta y que la vida útil exceda de un año. Se entiende por vida útil el periodo durante el cual se espera que este bien contribuya a la generación de ingresos, para su calculo es necesario tener en cuenta aspectos como especificaciones de fábrica, el uso, el cual causa un deterioro, la obsolescencia causada por avances tecnológicos, y los cambios en la demanda de los bienes o servicios.

La contribución de esta clase de activos en la generación de ingresos debe reconocerse en el estado de resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico, la vida útil de los activos depreciables fue fijada en el artículo 2 del Decreto Reglamentario 3019 de 1.989, así:

Inmuebles (Incluidos los oleoductos) 20 años
Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años
Vehículos automotores y computadores 5 años

Debemos tener en cuenta lo estipulado en el artículo 6 del decreto en mención, el cual fija la cuantía mínima para poder depreciar activos fijos en un solo año, la Ley 1111 de 2006 modifica esta cifra y la convierte en Unidades de Valor Tributarios, en su artículo 51 numeral 81 fija como cuantía mínima para poder depreciar los activos cuyo valor sea inferior a 50 UVT, es decir que si en el año 2010 se adquiere un activo fijo depreciable cuyo costo sea inferior a $1.228.000, este activo se lo podrá depreciar en el mismo año 2010. ¿Cómo contabilizarlo?

Un ejemplo vale más que mil palabras, Si compramos una Escritorio para ser utilizado en la empresa cuyo valor es de $500.000 y se cancela en efectivo con cheque, el asiento contable seria el siguiente.

1524 EQUIPOS DE OFICINA
152405  Muebles y enseres $ 500.000
1110 BANCOS
111005  Moneda nacional $ 500.000

Es pertinente recordar que si la compra se realizó a crédito, no se debe utilizar la cuenta 2205 para registrar el pasivo, ya que las cuentas del grupo 22 se utilizan para registrar compras de bienes o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social.

La contabilización de la depreciación total en el año se debe lleva a cuentas de orden y registrarse también en cuenta de activo y de gastos, pero recuerde que no se puede retirar de los inventarios mientras se siga utilizando, su contabilización será:

5160 DEPRECIACIONES
516015 Equipos de oficina $ 500.000
1592 DEPRECIACION ACUMULADA
159210 Equipos de ofician $ 500.000

Acorde con las normas de contabilidad este hecho, (es decir la depreciación total del escritorio) debe también ser llevado a cuentas de orden, el objeto es controlar los activos que aunque se encuentran totalmente depreciados el ente económico no les ha dado de baja en libros debido a que aún están en condiciones de uso o cambio. El registro contable será.

8315 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS Y/O AMORTIZADOS.
831524 Equipos de oficina  $ 500.000
8615 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS Y/O AMORTIZADOS.
861524 Equipos de oficina $ 500.000

Pero no olvidemos que mientras el activo esté siendo utilizado por la empresa debe permanecer en la cuenta de Propiedad, planta y equipo.

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

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