¿Contador debe entregar a su cliente copia de seguridad del programa de contabilidad?

En el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– es bastante común recibir consultas relacionadas con las obligaciones que debe cumplir un contador cuando se termina la relación contractual con su cliente.

“¿Debo entregar estados financieros firmados a la fecha?”, “¿Las próximas declaraciones de impuestos las debo realizar?” y “¿La información exógena quién la diligencia?” son algunas de las muchas dudas relacionadas con la terminación contractual. En esta ocasión trataremos tan solo una de ellas, y es la relacionada con la entrega de las copias de seguridad del programa de contabilidad cuando esta se lleva de manera externa a la entidad en programas licenciados por parte de la sociedad de contadores o del profesional independiente que presta sus servicios como contador.

El CTCP, en el Concepto 2020-1078 concluyó lo siguiente:

Por otra parte, según el caso expuesto, si la propiedad del software contable o de su licencia pertenece a la persona que presta sus servicios como administrador, la entidad no puede exigir la entrega de un ‘backup’ del software ya que no existe obligación alguna para que dicho profesional, una vez culminado su contrato de prestación de servicios, deba hacerlo, salvo que el contrato lo exija o existiera un pago adicional a cambio.

Por lo anterior, deberá examinarse el contrato suscrito entre el profesional de la contabilidad y su cliente para determinar la obligación relacionada con entregar la copia de seguridad.

Si la entrega de una copia de seguridad forma parte de las obligaciones del contrato, ello se hará conforme a dichas disposiciones; en caso de no existir obligación expresa se generará un conflicto que deberá ser dirimido entre las partes conforme al acuerdo contractual y la ley. Se debe recordar que, según el artículo 39 de la Ley 43 de 1990, el contador público tiene derecho a recibir remuneración por su trabajo y por el que ejecutan las personas bajo su supervisión y responsabilidad. Dicha remuneración constituye su medio normal de subsistencia y de contraprestación para el personal a su servicio.

No obstante, este consejo considera que, si la entrega de la copia de seguridad no requiere costos adicionales para el profesional de la contabilidad, constituye una buena práctica (pero no una obligación) entregar dicha copia de respaldo a la entidad que fue usuaria de sus servicios.

Finalmente, debemos recordarle la obligación que tienen todos los contadores públicos de aplicar las normas de control de calidad, ello permite establecer en los acuerdos de servicios las responsabilidades del contador y del usuario de sus servicios, establecer sus derechos y obligaciones. La aplicación de estas disposiciones evita este tipo de conflictos y genera servicios de mayor calidad.

Cuando un contador suscribe un contrato con su cliente, es necesario que pacte las obligaciones con las cuales se compromete una vez el contrato se termina, bien sea porque este finalice antes del vencimiento o se termine en la fecha contractualmente pactada.

Leonardo Varón García
Consejero del CTCP