Contador público, no retenga la información de su cliente porque no le ha pagado sus honorarios

El contador no debe rehusarse a suministrarle al cliente la información que maneja de este; de hacerlo, se podría interponer una queja ante la JCC que daría lugar a sanción.

Lo recomendable es firmar un contrato entre las partes exponiendo claramente la forma y la fecha del pago que recibirá el contador.

En #CharlasConActualícese, Germán Torres, director académico de Actualícese, afirmó que la información no es del contador:

Los papeles del trabajo son del contador, pero la información corresponde a la organización o empresa contratante.

¿Qué ocurre cuando un contador público se niega a entregar la contabilidad?

Uno de los temas que genera inquietudes para los profesionales de la contaduría, clientes y usuarios de la información financiera es si se considera como una práctica viable que un contador o un revisor fiscal retengan documentación de los clientes.

Infortunadamente, esta situación se presenta por diferentes motivos, entre estos, porque el profesional no recibe de forma puntual el pago de un salario u honorarios y retiene la documentación para tener una herramienta con la cual presionar por el pago.

«Ante una calamidad, el profesional contable se lleva la documentación consigo y no deja soporte. Otra razón es que ante la terminación del contrato decide conservar la documentación a fin de que la entidad deba requerirlo posteriormente», explica Torres. Esta situación ocasiona problemas para la entidad contratante.

Además, el CTCP explica en su Concepto 344 del 26 de marzo de 2020 que cuando el contador público es propietario del software contable donde se almacena la información contable deberá entregar, al finalizar su relación contractual con el cliente, los archivos planos para que la entidad conserve su información y contrate otro contador que continúe llevando la contabilidad de la entidad.

Por lo tanto, con el fin de orientar si estos actos están alineados con los principios de ética del contador y con el fin de esclarecer cómo deben actuar clientes, usuarios y profesionales, es válido tener muy claro lo que dicen algunas normas.

¿Puede un contador retener documentación de la entidad?

Torres expone lo que indica el artículo 66 del Código de Comercio:

El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario hará constar los hechos y asientos verificados y, además, del estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio correspondiente.

Puntualiza Torres:

He visto casos donde llega una visita de la Junta Central de Contadores, y para eludirla, en la empresa dicen que la contabilidad la lleva el contador y en ese momento él no está. La norma comercial indica que los documentos y soportes deben estar en las oficinas del establecimiento. Basado en lo anterior, el contador no puede retener la información.

También se debe tener en cuenta lo que dice la Circular Externa 000046 de 2006 de la JCC, la cual indica que no está permitido que los profesionales contables retengan documentación de sus clientes, incluso en los casos en que estos no han efectuado el pago de sus honorarios. Aclara Germán Torres:

Así pues, si se da el caso en el que un contador público haga caso omiso de esta directriz, el cliente podrá interponer una queja ante la JCC.

Finalmente, está el artículo 9 de la Ley 43 de 1990, el cual afirma que, si bien los papeles de trabajo son de uso exclusivo del profesional contable, este debe dejar constancia en la entidad de las labores que realizó para emitir su juicio profesional, y debe conservar los documentos durante un tiempo no inferior a 5 años a partir de su elaboración, plazo en el cual podrán ser requeridos por entidades estatales para su examen y revisión:

El contador no debe rehusarse a suministrar esta información, ya que de lo contrario se podría interponer una queja ante la JCC, que daría lugar a una sanción en su contra.

¿Qué debe hacer el contador si el cliente no paga los honorarios?

Según el artículo 44 de la Ley 43 de 1990, el contador puede interrumpir la prestación de sus servicios cuando el cliente incumpla con las obligaciones que fueron convenidas en el contrato.

Torres les recomienda a los contadores públicos los siguientes puntos:

• Se deben exponer claramente en el contrato la forma y la fecha del pago que recibirán.
• Dejar un documento de constancia de que las labores se interrumpen por el incumplimiento de las obligaciones convenidas.
• Entregar al representante legal los documentos relativos a la contabilidad de la entidad, como registros, comprobantes y soportes contables, y guardar un soporte de que dicha información fue recibida.
• Iniciar un proceso jurídico para el cobro de los honorarios, salarios o indemnizaciones es viable.
• Conservar los soportes de sus labores, y estar atentos ante cualquier requerimiento por parte de los entes de control y la supervisión estatal.

Material relacionado

• [Análisis] ¿Qué ocurre cuando el contador se niega a entregar la contabilidad de su cliente?
• [Análisis] ¿Puede un profesional contable retener documentación de una entidad?
• [Análisis] Entrega del cargo de un contador externo al finalizar un contrato