Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Así lo indica la instrucción que sigue contenida dentro de los artículos 26 a 28 de la Resolución 973 de diciembre 23 de 2015, expedida por la Junta Central de Contadores. Cuando se efectúa la actualización de datos virtuales, el portal de la JCC deja ver cuál fue la fecha en que se hizo dicha actualización.
En diciembre de 2015 la Junta Central de Contadores expidió su Resolución 973 a través de la cual derogó su anterior Resolución 013 de enero 29 de 2014 y fijó los nuevos procedimientos para la inscripción de Contadores y sociedades de Contadores ante dicho Organismo.
Sin embargo, en los artículos 26 a 28 de la Resolución 973 de diciembre 2015 se mantuvo la misma disposición que también estuvo contenida en los artículos 14 y 15 de la anterior Resolución 013 de 2014, la cual exige que cada año, antes de marzo 1, tanto contadores como sociedades de contadores deban estar actualizando sus datos.
Las normas de los artículos 26 a 28 de la Resolución 973 de 2015 expresan lo siguiente:
“ARTÍCULO 26. ACTUALIZACIÓN DE DATOS. Los contadores públicos y las entidades que presten servicios propios de la ciencia contable, a los cuales se les hubiere expedido tarjeta profesional o tarjeta de registro, según sea el caso, deberán actualizar los datos registrados, de forma anual y antes del primero (1) de marzo de cada año, a través de la página web de la entidad.
PARÁGRAFO 1. En el evento que los Contadores Públicos y las entidades que presten servicios propios de la ciencia contable no actualicen la información registrada en la fecha establecida en este artículo, los certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios contendrán anotación del incumplimiento de la obligación de actualizar, sin que ello invalide el registro del Contador Público o de las entidades que presten servicios de la ciencia contable y la información contenida en el mismo.
PARÁGRAFO 2. Los Contadores Públicos y las entidades que presten servicios propios de la ciencia contable que actualicen en fecha diferente a la establecida en este artículo, aún tendrán la obligación de actualizar la información registrada dentro del plazo anual establecido por esta entidad contenido en el artículo 27 de la presente.
PARÁGRAFO 3. En el evento que el Contador Público o de las entidades que presten servicios de la ciencia contable no reporten cambio alguno en sus datos de actualización, estos deberán ingresar a la página web de la entidad y confirmar la información suministrada en el mismo término señalado en este artículo.
ARTÍCULO 27. INFORMACIÓN PARA ACTUALIZAR POR PARTE DE CONTADORES PÚBLICOS. Los Contadores Públicos en la información anual por actualizar deberán reportar los cambios que hubieren tenido en el último año concerniente a la dirección de domicilio, estudios realizados y experiencia profesional.
ARTÍCULO 28. INFORMACIÓN PARA ACTUALIZAR POR PARTE DE LAS ENTIDADES QUE PRESTEN SERVICIOS PROPIOS DE LA CIENCIA CONTABLE. Las entidades que presten servicios propios de la ciencia contable en la información anual por actualizar deberán reportar los cambios que hubieren tenido en el último año, concernientes al domicilio, nombre completo e identificación del Representante Legal, relación de socios, accionistas o asociados, indicando los cambios o modificaciones en estos”. Como puede verse, la actualización se debe hacer en todos los casos aun sin importar que durante el año anterior no se hayan producido cambios en los datos básicos que reposan en los registros de la JCC (ver el parágrafo 3 del artículo 26 de la Resolución 973 de 2015, citado anteriormente).
Por consiguiente, en la aplicación de dicha norma para el presente año 2017, los contadores personas naturales y las sociedades de contadores públicos tendrán que estar accediendo de nuevo, antes de marzo 1 de 2017, a las respectivas zonas del portal de internet de la JCC en las cuales deberán hacer la actualización de sus datos (véase la “zona para contadores personas naturales” y la “zona para sociedades de contadores públicos).
El servicio de acceso a dichas zonas, y tal como sucedió durante los años 2014 a 2016, sigue siendo totalmente gratuito. Para ello, solo se necesita digitar ya sea la cédula del contador persona natural o el NIT, en el caso de las sociedades de contadores, y junto a dicho dato digitar el “número de expediente” el cual figura en el reverso de las respectivas tarjetas profesionales.
Una vez que se haya hecho la actualización de datos, en el lado derecho de la zona en que se hizo dicho proceso se podrá apreciar que el sistema de la JCC deja la huella de que sí se cumplió con la actualización, dado que se genera automáticamente un calendario con la indicación sobre cuál fue la fecha en que se hizo la actualización de datos.
Debe tenerse presente que la principal consecuencia de no cumplir con los plazos para la actualización de datos ante la JCC sería dicha entidad incluya dentro de los “Certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios”, que se expidan después de marzo 1 de 2017, la respectiva anotación sobre el incumplimiento de la obligación de actualizar la información registrada (ver artículo 24 de la Resolución 973 de diciembre de 2015).
Asimismo, la exigencia de la renovación anual de datos sirve para controlar que incluso los contadores que ya fallecieron, o que las sociedades de contadores que ya se hayan liquidado, no puedan seguir figurando como personas o entidades que continúan firmando estados financieros, o expidiendo certificados, etc. Por ese motivo en el artículo 34 de la Resolución 973 de 2015 se lee:
“Artículo 34°. CANCELACIONES DE LA TARJETA PROFESIONAL O DE REGISTRO PROFESIONAL. La UAE Junta Central de Contadores podrá cancelar de oficio o a petición de parte la inscripción al registro profesional por concepto de muerte de las personas naturales y por la disolución y liquidación de las entidades que presten servicios de la ciencia contable, previa acreditación del documento idóneo.
PARÁGRAFO. La UAE Junta Central de Contadores realizará el trámite de cancelación de oficio, o a petición de parte, dentro de los treinta (30) días siguientes a la advertencia del hecho de muerte o la disolución y liquidación de entidades que presten servicios de la ciencia contable y procederá en los términos señalados en el artículo 7 de esta Resolución”.
(Los subrayados son nuestros).
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
