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El profesional contable en la ejecución del proceso de auditoría debe aplicar todos los procedimientos necesarios para la verificación de los resultados expresados en los estados financieros, teniendo en cuenta que la evidencia debe ser adecuada y suficiente en concordancia con la NIA 501.
Dentro de la labor del auditor y en especial cuando se aproximan las fechas de cierre contable, se debe considerar la inspección del inventario de modo que se pueda certificar que la información que se presentará en los estados financieros corresponde a la realidad financiera de la organización.
Para determinar la veracidad de la información financiera, el profesional contable debe recurrir a procedimientos sustantivos tales como el conteo físico de la mercancía.
1. El conteo físico permite la inspección de las existencias, con el propósito de determinar la realidad de las cifras contenidas en los informes presentados, además de evaluar el estado de la mercancía y poder establecer el cumplimiento de control y evaluar las condiciones de almacenamiento.
2. Tiene como fin verificar el cumplimiento de las instrucciones de la Gerencia y la aplicación de procedimientos para el registro y control de las mercancías.
3. La obtención de evidencia de auditoría con respecto a la fiabilidad de los procedimientos de registro, control y administración de los inventarios.
El conteo físico de la mercancía constituye un procedimiento que tiene utilidad como prueba de control o como procedimiento sustantivo, en función de lograr la valoración del riesgo que se identifica en el manejo de los inventarios.
Entre las cuestiones importantes para la planificación del conteo físico de las mercancías se pueden resaltar las siguientes:
Por razones prácticas, el conteo físico de mercancías se puede efectuar en una fecha distinta a la de los estados financieros, lo cual se puede realizar con independencia de que la Gerencia establezca las cantidades de existencias mediante un recuento físico anual o a través de un sistema de inventario permanente.
En cualquiera de los dos casos, la eficacia del diseño, de la implementación y del mantenimiento de los controles sobre las variaciones de existencias determina si es adecuada, a efectos de la auditoría, la realización del recuento físico de existencias en una fecha o fechas distintas a la de los estados financieros.
Cuando se utiliza un sistema de inventario permanente, la Gerencia puede realizar conteos físicos u otras pruebas para determinar la fiabilidad de la información sobre cantidades de mercancías incluida en los registros de inventario permanente de la empresa.
Es importante señalar que la inspección de mercancías no permite la certificación sobre la propiedad, en los casos en los que las existencias no se encuentran seriadas o codificadas de modo que se pueda relacionar explícitamente con las referencias de las facturas o documentos soportes.
En algunos casos puede no ser viable realizar el conteo físico de mercancías, debido a factores tales como: la naturaleza y la ubicación de las existencias.
Por ejemplo, en las empresas en que las mercancías son almacenadas en un lugar que representa una amenaza para la seguridad del auditor, no obstante, los inconvenientes de carácter general a los que este se expone, no son suficientes para justificar la decisión del auditor de que su presencia no es factible.
El tiempo o el costo no son fundamentos válidos para que el auditor eluda la ejecución del procedimiento de conteo de mercancías, siempre que no se postulen pruebas alternativas, o para que se conforme con una evidencia de auditoría que no alcance el grado de convincente.
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