Control de calidad en la profesión: ¿Cómo efectuar control de calidad sobre los encargos?
En entidades de los grupos 1 y 2 debe efectuarse control de calidad sobre todos los encargos; sin embargo, dado que para una firma pequeña no es obligatorio realizar tal revisión para todos los encargos, deben definirse los criterios para establecer cuáles encargos serán sometidos a este proceso.
En entidades de los grupos 1 y 2 debe efectuarse control de calidad sobre todos los encargos; sin embargo, dado que para una firma pequeña no es obligatorio realizar tal revisión para todos los encargos, deben definirse los criterios para establecer cuáles encargos serán sometidos a este proceso.
Habíamos indicado que es necesario definir una política de control de calidad, que seguramente implicará la preparación de un manual sobre el tema. Al preparar el manual, sobre el cual volveremos posteriormente, tendremos que definir sobre qué tipo de contratos aplicaremos control de calidad. Ya hemos comentado que si el encargo es revisoría fiscal o auditoría o revisión de información financiera histórica sobre clientes que pertenezcan al Grupo 1 o sean entidades grandes pertenecientes al Grupo 2 (más de 200 trabajadores o más de 30.000 SMLMV de activos), debe efectuarse control de calidad sobre todos los encargos.
Pero si se trata de una firma pequeña ¹, es posible que no tenga clientes de esas características, por lo cual se hace necesario establecer las condiciones bajo las que se efectuará el control de calidad.
En primera instancia, es bueno diferenciar entre la supervisión, la revisión y la revisión del control de calidad.
La supervisión, de acuerdo con el Diccionario de la Lengua Española (DLE), se asimila a la inspección por alguien superior de los trabajos realizados por otros. El párrafo A34 de la NICC 1 indica los siguientes elementos para la supervisión en una firma de contadores públicos:
“• Dar seguimiento al avance del trabajo.
• Considerar la competencia y capacidades de los miembros del equipo del trabajo, si tienen o no suficiente tiempo para realizar su trabajo, si entienden o no sus instrucciones y si el trabajo está o no siendo realizado de acuerdo con el enfoque planeado para el trabajo;
• Manejar los asuntos importantes que surgen durante el trabajo, considerar su importancia y modificar el enfoque planeado de manera apropiada; e
• Identificar asuntos para consultar o para comentar con miembros con más experiencia en el equipo del trabajo durante el trabajo.”
Como se observa, supervisar es una actividad fundamental en el ejercicio profesional y una exigencia específica de la normatividad internacional aplicable en Colombia, pero no es suficiente, porque la supervisión es ejercida por el responsable del cliente y no por alguien ajeno a la ejecución.
En cuanto a la revisión, es una actividad que debe efectuar el supervisor en la etapa final del trabajo, para garantizar que el encargo se ejecutó según lo previsto. Al respecto, el párrafo A35 especifica lo siguiente:
“Una revisión consiste en considerar si:
• El trabajo ha sido desarrollado de acuerdo con normas profesionales y requisitos legales y regulatorios aplicables;
• Han surgido asuntos importantes para comentarlos ampliamente;
• Se han hecho las consultas apropiadas y se han documentado e implementa- do las conclusiones resultantes;
• Hay necesidad de revisar la naturaleza, oportunidad y extensión del trabajo desarrollado;
• El trabajo desarrollado soporta las conclusiones alcanzadas y está documentado de manera apropiada;
• La evidencia que se obtuvo es suficiente y apropiada para soportar el informe; y
• Se han logrado los objetivos de los procedimientos del trabajo.”
Es decir, la revisión busca verificar la congruencia del trabajo, a la que nos referimos en otra ocasión. Sin embargo, es un hecho irrefutable que, especialmente en las firmas pequeñas, a menudo ni se ejerce supervisión suficiente ni se efectúa revisión a fondo, lo cual puede generar múltiples efectos negativos, desde omitir hallazgos significativos hasta dejar de evidenciar problemas de documentación, enfoque o ejecución.
Precisamente estos elementos se verifican al efectuar una revisión de control de calidad. Ver si el trabajo se ha supervisado y se ha efectuado una revisión apropiada, son actividades que hacen parte de la revisión del control de calidad. Por supuesto, no son los únicos elementos de esta actividad.
Pero como indicábamos, dado que para una firma pequeña no es obligatorio efectuar revisión de control de calidad para todos los encargos, primero deben definirse los criterios para establecer cuáles encargos serán sometidos a este proceso.
El párrafo A41 de la NICC 1 establece 3 criterios a considerar para tomar esa decisión:
- La naturaleza del encargo.
- Las situaciones o riesgos inusuales de un encargo o de cierto tipo de encargos.
- Los requerimientos legales.
En el caso colombiano, no tenemos requerimientos distintos a los de las NAI incluidas en el Decreto 2420 de 2015, por lo cual, los aspectos claves a considerar son los dos primeros.
A vía de ejemplo, si una firma tiene clientes que pertenecen a un sector sensible de la economía, con alto riesgo inherente, debería incluir esos encargos en la política de control de calidad. O si en algún momento entra a ejercer la revisoría fiscal en una entidad que puede implicar riesgos importantes por su tipo de actividad, o por la supervisión oficial a la que esté sometida, entre otras cosas, debería efectuar revisión de control de calidad sobre ese contrato.
Como ya lo hemos indicado, la revisión de control de calidad debe ser efectuada por alguien que no haya hecho parte del equipo del encargo, lo cual puede requerir que una firma pequeña deba recurrir a un tercero para efectuarla.
La pregunta que surge es qué haría el revisor de control de calidad. En esencia, las actividades que realiza están encaminadas a garantizar el cumplimiento de las normas legales, profesionales y la política de control de calidad, para asegurar que los informes producidos reflejen la realidad de las situaciones evaluadas por el profesional.
Algunas de esas actividades son:
- Entrevista con el encargado del trabajo para conocer el proceso y los resultados.
- Revisión de los papeles de trabajo para identificar situaciones que requieran un alto juicio profesional y evaluar el tratamiento dado.
- Revisión de los estados financieros para identificar situaciones de interés y ver su tratamiento durante el encargo.
- Revisión del cumplimiento de los procedimientos establecidos en el manual.
- Revisión del informe propuesto para ver si se adapta a las circunstancias del trabajo.
Se infiere que el revisor de control de calidad debe ser un profesional de alto nivel técnico, tanto en materia de normas de información financiera como de normas de aseguramiento y con experiencia suficiente para que pueda llegar a conclusiones apropiadas sobre el funcionamiento del sistema de control de calidad de la firma.
Seguramente estos y otros elementos serán también tenidos en cuenta por la Junta Central de Contadores al efectuar sus actividades de supervisión sobre las firmas de contadores públicos.
1 No hay una definición de firma pequeña, pero hay algunas características que indica la Guía de Control de Calidad para Pequeñas y Medianas Firmas de Auditoría de IFAC, las cuales son: “la mayoría de sus clientes son pequeñas y medianas empresas (PYME); se utilizan recursos externos para complementar los limitados recursos técnicos internos; y cuenta con un limitado número de empleados.” Adicionalmente, otras características pueden ser: no suelen ser firmas en red y no tienen un número grande de socios (usualmente no más de 5). Sin embargo, no son condiciones taxativas sino solo indicativas.
Daniel Sarmiento P.
Socio Director Audit and Consulting Services SAS-SMS Colombia Expresidente JCC y exconsejero CTCP
Audit and Consulting Services S.A.S • SMS Bogotá
Dirección postal: Cra. 78 # 17-55 Oficina 402
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*Exclusivo de Actualícese.com