Control interno como estrategia de proyección en el sector público y privado
El sistema de control interno para las entidades y organismos del Estado, es, en la actualidad, el más reglamentado en Colombia; las indicaciones que presenta dicha normativa pueden hacerse extensivas en muchos casos al ámbito privado.
El sistema de control interno para las entidades y organismos del Estado, es, en la actualidad, el más reglamentado en Colombia; las indicaciones que presenta dicha normativa pueden hacerse extensivas en muchos casos al ámbito privado.
En el caso del sector público, la estructura y funcionalidad básica fue estipulada en la Ley 87 de 1993, que luego fue reglamentada por los Decretos 1826 de 1994 y 1437 del 2001 y modificada o actualizada por otros tantos documentos normativos. Sin embargo, respecto a lo que nos interesa destacar, el artículo 9 de dicha Ley define la oficina de coordinación del sistema de control interno, como:
Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Así mismo, la oficina de control interno, en la amplia dimensión del aspecto normativo, tiene dos grandes funciones, una asesora y otra valuadora, como se indica en las siguientes líneas.
Función asesora
Una labor principal para quienes hacen parte de la oficina de control interno es apoyar a los directivos en el desarrollo del control de la empresa como un todo, desde las actividades más sencillas hasta las de mayor índice de especialización y dificultad, sin distinción de área o proceso de ejecución.
Entre sus labores, además, está fomentar la cultura de autocontrol como mecanismo para el mejoramiento continuo, coadyuvar y participar en la implantación de adecuados instrumentos de gestión y gerencia, así como en la construcción y evaluación periódica de los planes que se traza la empresa, informar de manera permanente a los directivos sobre el estado de la entidad a partir de las evaluaciones internas realizadas, orientar en el desarrollo de los manuales de procesos, procedimientos y control interno y establecer canales de comunicación con los diferentes entes de control tanto internos como externos.
Función evaluadora
Esta sería la función principal del equipo de control interno, al igual que la más compleja, pues trasciende de una función operativa a un proceso de análisis de datos; entre las tareas específicas que la comprenden podría enumerarse:
- Verificar que el sistema de control interno esté establecido de manera oficial y que su ejecución sea una labor transversal a las de cada uno de los empleados, en especial de aquellos con responsabilidades gerenciales.
- Confirmar que las actividades de control sean implícitas a todos los procesos de la organización y que se apliquen los mecanismos necesarios para la participación permanente de todo el personal.
- Velar por el cumplimiento de la normatividad existente para la entidad
- Reportar de manera oportuna todos los hallazgos del sistema, postivos o negativos, y ayudar a su fortalecimiento y solución, respectivamente.
- Verificar que se implementen las recomendaciones acordadas.
- Velar por la permanente actualización de los manuales de control interno según las dinámicas de la empresa.
- Medir y evaluar la eficiencia, eficacia, efectividad y economía de los controles.
Tenga en cuenta a la hora de conformar una oficina de control interno
- El encargado de la oficina debe ser designado por el representante legal o máximo directivo de la entidad.
- Las personas a quienes se les encargue la gestión del área deben ser elegidas tomando como referente evaluativo su perfil, para tal fin debe estructurarse un riguroso proceso de selección del que solo deben hacer parte personas con idoneidad profesional y moralmente intachables; el proceso de selección debe tener tal nivel, que ser considerado como candidato ya represente un honor.
- Reconociendo que la labor del área se concentra sobre todo en ofrecer apoyo conceptual y asesoría, no se requiere gran desgaste de recursos, elevado número de personal, etc., puesto que la principal fortaleza del sistema de control interno serán sus coordinadores y, por tanto, se espera que estos tengan las capacidades intelectuales necesarias para sustentar su posición en cualquier nivel jerárquico de la empresa.
Medición de resultados de la oficina de control interno
Los resultados de la gestión de control interno pueden ser medidos en función de:
- El compromiso institucional que logre generar dicha gestión.
- Los alcances de la formación que imparta el área al respecto del concepto de control interno en los trabajadores de la empresa.
- El nivel de especialización en el apoyo que la oficina ofrezca al gerente y a los funcionarios vinculados a procesos de toma de decisiones.
- La permanente actualización y revisión del control interno en la entidad.
Si se emplean estos datos como derrotero de la evaluación, pueden extractarse indicadores para realizar análisis cuantitativos sobre el funcionamiento de la oficina de control interno de la entidad y la forma en que esta ha desarrollado su labor.