Convocatoria asamblea de accionistas y junta de socios, ¿cómo realizarla correctamente?
Febrero, marzo y el mismo 2 de abril de 2012 es la época donde se hacen las reuniones obligatorias del máximo órgano social en las sociedades mercantiles. De su buena convocatoria depende no sólo el éxito de la misma sino la legalidad de las decisiones que se tomen. Aquí un repaso de cómo debe hacerse.
Febrero, marzo y el mismo 2 de abril de 2012 es la época donde se hacen las reuniones obligatorias del máximo órgano social en las sociedades mercantiles. De su buena convocatoria depende no sólo el éxito de la misma sino la legalidad de las decisiones que se tomen. Aquí un repaso de cómo debe hacerse.
Infografía (haz click en la imagen para ampliar)
Todas las sociedades mercantiles deben hacer como mínimo una reunión de su máximo órgano social en el año; asamblea de accionistas y juntas de socios. La finalidad, entre otras, es aprobar los estados financieros del ejercicio del año anterior (corte a 31 de diciembre), además, de conocer el estado general de la empresa, escuchar un informe de gestión de sus administradores, elegir o confirmar a los cargos que deba hacer nombramiento (administradores, juntas directivas, revisor fiscal si lo deben tener) tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
Por ser mínimo una en el año, los administradores tienen los tres primeros meses del año para hacer su convocatoria, la cual no podrá ser con una antelación inferior a 15 días hábiles a la fecha que se fije y sólo en que no se haga dicha convocatoria, se dará lo que se conoce cómo reunión por derecho propio, caso en el cual, la legislación mercantil fija como fecha, el primer día hábil de abril a las 10 a.m., en las oficinas principales de la sociedad. (Art. 422 del Código de Comercio).
Cabe recordar que si la convocatoria del máximo órgano social es para tratar temas distintos a la aprobación de estados financieros, la convocatoria podría ser mínimo de 5 días hábiles. (Art. 424 Código de Comercio).
En el caso de las sociedades por acciones simplificadas, SAS-, la Ley 1258 de 2008, artículo 20, estableció un término mínimo de convocatoria de cinco (5) días hábiles, por supuesto que por estatutos, dicho término mínimo de convocatoria se puede ampliar estatutariamente.
Finalidad del término mínimo de la convocatoria
Como regla general, el término de convocatoria mínimo son 15 días hábiles y en el caso de las SAS son 5 días hábiles, pero en una u otra, la finalidad de esos términos mínimos, es para que los accionistas o socios, tengan el tiempo suficiente para ejercer su derecho de inspección sobre los libros contables y demás documentos comerciales.
Forma de hacer la convocatoria
Por regla general, en cualquier sociedad se podría establecer por estatutos la forma en que se debe hacer la convocatoria (correspondencia, correo electrónico, fax, etc.); lo importante es que se garantice a todos los asociados la debida convocatoria y notificación.
Pero si los estatutos no fijan el procedimiento de convocatoria, se deberá hacer mediante un aviso en un diario que tenga amplia circulación en el domicilio principal de la empresa, pues así lo determina el artículo 424 del Código de Comercio. Cabe anotar que este procedimiento es común en las sociedades que tienen gran número de asociados, pues en la de pocos accionistas o socios la costumbre es, a pesar de guardar silencio los estatutos, enviar correspondencia a la última dirección registrada por el asociado. Lo importante es que se garantice el derecho a la debida convocatoria y notificación al asociado y que quede prueba de ello en la sociedad.
Peligros de una mala convocatoria
Cómo lo establecen los artículos 190, 433 y 897 del Código de Comercio, los socios o accionistas ausentes, podrán solicitar a un Juez, la declaratoria de ineficacia de las decisiones tomadas.
“Artículo 190. Decisiones ineficaces, nulas o inoponibles tomadas en asamblea o junta de socios. Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes.”
“Artículo 433. Decisiones ineficaces. Serán ineficaces las decisiones adoptadas por la asamblea en contravención a las reglas prescritas en esta Sección.”
“Artículo 897. Ineficacia de pleno derecho. Cuando en este Código se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial.”