Copropiedades: voz de alerta tardía pero necesaria – José Hernando Zuluaga


25 julio, 2018
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Algo tenemos que idear para hacer entrar en orden, sancionar, penar o asegurar a los administradores (representantes legales) de las copropiedades de vivienda.

Este caso de los administradores o representantes legales por la falta de control, de auditoría, de revisoría; y por su autonomía total para manejar los bancos, la caja principal y la caja menor; para comprar, pagar, hacer y deshacer contratos, para asumir responsabilidad de llevar la contabilidad y otras atribuciones que tienen sin límite o cuantía alguna, están llevando a las copropiedades habitacionales a ingentes pérdidas, por desfalcos y mala destinación de los recursos.

Vamos a tener que promover en las copropiedades, que el contador como responsable de la contabilidad sea nombrado por el consejo de administración, dado que la ley establece que dicha responsabilidad depende del administrador (ver numeral 5 del artículo 51 de la Ley 675 del 2001); esta última circunstancia da pie, indebidamente, a que el administrador nombre al contador público y que este se someta a las condiciones que les colocan y por lo tanto, que no puedan ejercer el control que corresponde por estar supeditados por el ordenador y acomodados a  sus intereses.

“se presenta una alta probabilidad de que existan demandas posteriores en el momento en que se detecten los desfalcos, y de esto tendrá que dar cuenta el contador”

Como consecuencia de lo anterior, se presenta una alta probabilidad de que existan demandas posteriores en el momento en que se detecten los desfalcos, y de esto tendrá que dar cuenta el contador ante el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores –JCC–, en esta situación queda libre de toda culpa el administrador dado que no hay quien le siga un proceso legal o penal para reclamar o tratar de recuperar lo perdido.

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Se están dando circunstancias especialmente en las copropiedades de vivienda en las cuales por no haber ni auditor, ni revisor fiscal, los administradores (representante legales) están aprovechando  su autonomía, para pagar obligaciones, abrir cuentas corrientes, manejar la caja principal, la caja menor, emitir cuentas de cobro, facturar,  cotizar,  comprar, negociar vigilancia, aseo, contratar  reparaciones de ascensores, reparaciones de  piscinas y otros importantes contratos sin supervisión alguna, dado que los miembros del consejo de administración en las copropiedades donde los hay, pese a su buena voluntad no pueden estar al tanto de estas diversas circunstancias.

Pero, ¿qué está sucediendo?, que los administradores por la experiencia y mucha cancha adquirida, están negociando, recibiendo bonificaciones en los contratos e inclusive obteniendo beneficios al hacer el pago a los proveedores con quienes negocian un valor por encima y otro por debajo. Además, como ellos mismos son los pagadores, llegan a emitir documentos arreglados a las condiciones que desean, entregando a la contabilidad la información que a ellos les conviene.

De lo anterior se está desprendiendo la necesidad de auditorías especiales que deben contratarse en repetidas ocaciones bajo el supuesto de malos manejos, muchas veces difíciles de comprobar y sin estar dentro del presupuesto.

Para ponerle freno o “tatequieto” a este desenfreno se hacen varias propuestas de tipo preventivo:

  1. Que en las copropiedades el contador como responsable de la contabilidad sea nombrado por el consejo de administración.
  2. Exigir a los administradores una póliza de manejo, que cubra los intereses de la copropiedad, pagados por ellos mismos. ¿Cuál sería el monto de este seguro? Sería de la cifra resultante de multiplicar los ingresos mensuales que presupuesta la copropiedad por el número de meses del contrato.
  3. Contratar una revisoría fiscal aunque no se tenga la obligación de hacerlo, que debe emitir un dictamen que será conocido por los copropietarios en la asamblea general.
  4. Contratar una auditoría trimestral o semestral, que sea hecha por un auditor externo independiente con título de contador público que emita un informe en la asamblea de copropietarios.
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En muchas copropiedades como solución contratan un abogado para cada circunstancia o hecho detectado, con lo cual lo que se logra es alargar cada uno de los hechos, con procesos legales infinitos en los cuales al final nada se resuelve, pues el daño ya está hecho.

Se recomienda que las asambleas o los actuales miembros del consejo de administración tomen decisiones, ya que si dejamos sueltos y sin control como ahora sucede a quienes administran las copropiedades; será mucho el desgaste siguiendo las huellas de hechos pasados que no tendrán solución ni posibilidad de recuperar lo perdido.

Considero que toda copropiedad por pequeña que sea, aunque no tenga obligación, debe tener un consejo de administración.

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Última actualización:
  • 25 julio, 2018
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