Corrección de errores en registros contables de ejercicios anteriores – Jaime López Ruano

Corrección de errores en registros contables de ejercicios anteriores. (Oficio 115-023017 del 16 de abril de 2010, Superintendencia de Sociedades)

El pasado 16 de abril la Superintendencia de sociedades emitió el oficio 115-023017, en el cual hace aclaración sobre la corrección de errores en registros contables de ejercicios anteriores.

Para contabilizar la corrección de errores debemos remitirnos al artículo 106 del decreto 2649, el cual indica:”Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de periodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del periodo en que se advirtieren”.

Según lo anterior podemos observar que si se cometió un error en el periodo 2007 y es detectado en el 2010, dos años después, este  puede ser reversado afectando el estado financiero del ejercicio en curso, para nuestro caso los estados financieros correspondientes al año 2010, en las notas a los estados financieros deben revelar la aclaración de la corrección del error correspondiente al año 2007.

Pero existe otro procedimiento un poco mas dispendioso, el  cual esta ligado con las facultades asignadas a los organismos que ejercen inspección, vigilancia y control, los cuales pueden solicitar la rectificación de los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2007, o si por voluntad propia la sociedad por considerar el error de importancia material es decir  que afecten significativamente los estados financieros a 31 de diciembre de 2007 mira la necesidad de rectificarlos, puede hacerlo.

Si es la autoridad gubernamental quien solicita la rectificación de estados financieros, ellos deben proceder acorde con lo dispuesto en el artículo 40 de la ley 222 de 1995. “Rectificación de los estados financieros. Las entidades gubernamentales que ejercen inspección, vigilancia y control, podrán ordenar rectificar los estados financieros  o las notas que no se ajusten a las normas legales.

Tratándose de estados financieros de fin de ejercicio, las rectificaciones afectarán el periodo objeto de revisión, siempre que se notifique dentro del mes siguiente a la fecha en el cual se hayan presentado en forma completa ante la respectiva autoridad.  Pasado dicho lapso las rectificaciones se reconocerán en el ejercicio en curso”. (El subrayado y negrillas son nuestros).

Según lo anterior si la entidad gubernamental recibió los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2007 el 1 de abril de 2008, y la notificación la realizó antes del 30 de mayo, la corrección afecta los estados financieros presentados con corte a diciembre de 2007.  Esta rectificación del periodo anterior (2007) implica la anulación de los folios que contienen el error en los términos previstos en el artículo 132 de decreto 2649 de 1993, lo cual involucra:  reabrir los libros del respectivo año, efectuar las correcciones, realizar nuevo cierre y emitir los nuevos estados financieros que deben ser sometidos a consideración de la asamblea general de accionistas o junta de socios, y su respectiva difusión a todas las personas naturales y jurídicas, privadas o publicas y demás entes que hayan recibido la información. Lo anterior lo expresa la Superintendencia de Sociedades en su Oficio 115-023017 del 16 de abril de 2010.

Es preciso recordar que la anulación de folios se debe efectuar acorde con lo dispuesto en el articulo 132 del decreto 2649 de 1993: “La anulación de folios se debe  efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo”.