Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En el 2008, Andrea, una joven tímida de ojos grandes y mirada tierna, estudiante de noveno semestre de Contaduría, ingresó como auxiliar contable a la sucursal de una compañía extranjera.
Durante los dos primeros años Andrea demostró ser una persona trabajadora, honesta y digna de toda confianza, hasta el punto que se ganó la confianza del Sr. Steven, gerente de la sucursal.
A comienzos del 2010 Andrea fue ascendida como contadora y tesorera de la sucursal.
Entre sus nuevas funciones Andrea debía autorizar y contabilizar el pago de las compras de materiales y servicios que eran aprobadas por el jefe de compras. Esta autorización se daba mediante una firma en el egreso y una primera firma en el cheque. Firmado el cheque por Andrea, se lo pasaba al Sr. Steven para la segunda firma, y posterior entrega al proveedor.
A finales del 2010, en la evaluación de los procesos, los auditores de la sucursal identificaron que existía una debilidad importante en la segregación de funciones, debido a que Andrea participaba en toda la transacción, autorizando el pago, custodiando los bancos y realizando el mantenimiento de registros. Lo anterior dificultaba la prevención y detección de fraudes debido a que gran parte de la operación de egresos se concentraba en ella.
Debido a la gran confianza que el Sr. Steven le tenía a Andrea, no tomó las acciones sugeridas por sus auditores.
A finales del 2014 el Sr. Steven es trasladado como gerente a un país en Centroamérica.
En ese mismo año asumió la gerencia el Sr. Romero, quien contaba con una amplia experiencia como contralor en la industria.
El 5 de febrero del 2015 el Sr. Romero detecta que Andrea estaba falsificando cuentas de cobro por servicios de transporte de la siguiente forma:
El Sr. Steven se fue del país sin sospechar que Andrea, esa niña tierna con apariencia inofensiva, hurtó más de USD 150.000 durante 5 años.
La importancia de la segregación de funciones a la hora de prevenir y detectar fraudes
La segregación de funciones es una de las principales actividades de control interno destinada a prevenir o reducir el riesgo de errores o irregularidades, y en especial el fraude interno en las organizaciones. Su objetivo es asegurar que un individuo no pueda llevar a cabo todas las fases de una operación, desde su autorización, pasando por la custodia de activos y el mantenimiento de los registros maestros necesarios.Se daría una adecuada segregación de funciones cuando para realizar una acción fraudulenta o irregularidad se requiera de la confabulación de dos o más empleados.
En los casos en donde no existe una adecuada segregación de funciones, es posible que los demás controles implementados no sean confiables.
Ejemplo:
La persona que custodia el inventario puede realizar ajustes a este, dando de baja inventario que es utilizado para beneficio personal (hurto). Al darlo de baja lo puede retirar como inventario dañado que es llevado al gasto y al momento de realizar el inventario físico (control) no se va a detectar un faltante.
Una adecuada segregación de funciones contribuye a prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades dentro de los procesos de una compañía.
La administración de la compañía, al igual que sus auditores, deben determinar si existe una adecuada segregación de funciones, verificando si las que poseen los empleados limitan la capacidad de desempeñar funciones de autorización, custodia de activos y mantenimiento de los registros al mismo tiempo.
Hasta pronto,
C.P. Vladimir Martínez R.
Contador público (Universidad Santo Tomás), especialista en Administración de Empresas (Universidad del Rosario), con más de 15 años de experiencia en consultoría de negocios y auditoría financiera, adquirida en firmas de auditoría internacionales, KPMG y PWC.
Director de www.auditool.org, una Red Global de Conocimientos de Auditoría y Control Interno.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
