¿Cuándo constituyen factor salarial los viáticos habituales y ocasionales?

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  • Publicado: 5 junio, 2017

¿Cuándo constituyen factor salarial los viáticos habituales y ocasionales?

Existen prácticas con las que los empleadores disfrazan parte del salario bajo la modalidad de viáticos desconociendo que constituyen factor salarial; reconózcalos y evite sanciones de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP–.

En concordancia con lo señalado en el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo los viáticos se definen como:

“Artículo 130: (…)

1. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que solo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.
2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquellos que solo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente”.

“Los viáticos accidentales nunca constituirán salario y por ello no se tendrán en cuenta a la hora de realizar la liquidación de las prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales”

Los viáticos accidentales nunca constituirán salario y por ello no se tendrán en cuenta a la hora de realizar la liquidación de las prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales.

Para entender ese carácter permanente de los viáticos es necesario referirnos a la naturaleza de la labor o actividad desempeñada, lo temporal y cualitativo, y el número de veces que el empleado debe viaticar; para ello, debemos conocer la diferencia entre cada concepto que corresponde a viaticos.

Manutención, alojamiento, medios de transporte, gastos de representación

  • Manutención: es la alimentación que debe consumir el trabajador en horario de trabajo.
  • Alojamiento: son todos los gastos correspondientes a hospedarse en un sitio distinto de su hogar, por ejemplo: hotel.
  • Medios de transporte: puede ser tanto el dinero, como la gasolina que utiliza el trabajador para desplazarse hasta el lugar en que se encuentren los clientes, talleres o sitios de operación. Este valor que no debe confundirse con el auxilio de transporte.
  • Gastos de representación:  son aquellos valores que requiere el empleado para la logística de la ejecución de sus actividades laborales, por ejemplo, cuando el empleado se ve en la necesidad de invitar a almorzar a un cliente para culminar la negociación de un contrato.

Teniendo claro los elementos que constituyen los viáticos, veamos cuáles constituyen factor salarial y cuáles no, para todos los efectos de las prestaciones sociales y de seguridad social:

  • Constituyen factor salarial: manutención y alojamiento frecuentes.
  • No son constitutivos de salario: medios de trasporte y gastos de representación

El argumento para la incorporación de dichos conceptos como base salarial, es entender que el salario equivale a todos los conceptos de remuneración útiles para enriquecer al trabajador y con ello satisfacer sus necesidades básicas, de tal manera que la alimentación y alojamiento del trabajador sí hacen parte del salario, pues esté o no en su ciudad de origen, el trabajador debe destinar parte de su salario a su alimentación y los gastos en los cuales incurre habitando en su casa.

A diferencia de los pagos para atender los medios de transporte y gastos de representación que la empresa le entrega al trabajador mientras está ejecutando sus labores, los viáticos no son para enriquecer al trabajador, ni mucho menos puede utilizarlos como quiera, toda vez que tienen un fin específico como es el desplazamiento del trabajador por motivos laborales a otras ciudades o para visitar clientes y con ello mejorar la venta o el servicio que presta la empresa.

Lo anterior esta soportado en el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo:

“Artículo 128: (…)

No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad”.

Para tener en cuenta…

No basta con entregarle al trabajador un cheque o hacerle una consignación con la simple denominación “viáticos”; es necesario que se discrimine en dicho pago el concepto al cual  corresponde  (manutención, alojamiento, medios de transporte y gastos de representación) pues no hacerlo, puede generar la interpretación de que el total constituye factor salarial. Recuerde las implicaciones que puede tener dicha confusión en pleitos de liquidación de nómina y ante la UGPP por correspondencia de los aportes a seguridad social.

Viáticos accidentales

Estos valores nunca serán factor salarial, pues como lo determina el numeral 3 del artículo 130 del Código Laboral, es un requerimiento extraordinario por motivo de urgencia; claro está que si todos los meses se presenta dicha “urgencia” estaríamos frente a unos viáticos permanentes.

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