Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Las cuentas de orden no desaparecen con la entrada en vigencia de los Estándares Internacionales de Información Financiera; estas podrán seguirse utilizando en algunos casos puntuales en que sirvan para el control de operaciones de la entidad.
Resolvamos brevemente la siguiente consulta que nos envía uno de nuestros usuarios: ¿cómo se deben reconocer, en una propiedad horizontal, los bienes de muy bajo valor que el administrador solicita incluir en cuentas de orden?
Aunque la pregunta está enfocada a propiedades horizontales, la respuesta es extensiva a cualquier tipo de entidad. Dada la importante herramienta de control e insumo para la toma de decisiones que constituye la contabilidad, es usual que la administración requiera la vinculación de elementos de muy bajo valor –como cosedoras y sacaganchos– a los estados financieros.
La instrucción en estos casos es establecer inicialmente una política de materialidad para reconocer activos en los estados financieros de la entidad. Lo anterior a fin de determinar desde qué valor es necesario reconocer un activo como tal, pues hay un punto desde el cual se considera que una partida es importante y por tanto merece reconocerse como activo en el estado financiero para después depreciarla.
Se ha pensado erróneamente que para controlar un activo, este debe aparecer en el estado de situación financiera. El contador no puede controlar la totalidad de los bienes; cuestiones como pequeños elementos de papelería y uso de oficina, no pueden permanecer bajo la vigilancia del departamento contable. Si la entidad quiere llegar a tal nivel de cuidado, debe tener presente que esa es una labor administrativa y por tanto será el director general quien diseñe las estrategias necesarias para lograrlo.
Siendo más exhaustivos en el análisis, no puede obviarse que cuando se incorpora un activo en el estado de situación financiera, debe estarse al tanto de su evolución en el tiempo y su estado permanente; por tal motivo el reconocimiento implica estar al pendiente de su vida útil y depreciación, de estarle estimando valor neto recuperable y deterioro de valor, lo cual es un proceso complejo que no puede hacerse con todos los bienes, sobre todo con los de más bajo valor.
La recomendación es entonces establecer el mínimo valor desde el cual se reconocerán los bienes. Si la administración indicó que deben hacerse reconocimientos en cuentas de orden será necesario determinar una política interna de materialidad para tal fin, pues si se revisa la definición de propiedades, planta y equipo, hasta una cosedora cumple con la definición, pero por materialidad no debería reconocerse en el activo sino llevarse como gasto con impacto una única vez en los informes financieros. Para controlar dichos elementos de bajo valor, se puede hacer un listado que indique el número existente y los datos de la persona a la cual le fueron asignados.
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