Cuentas que son un cuento: partidas de los estados financieros que no cumplen con el Estándar Internacional

Los elementos de los estados financieros se reconocen de acuerdo con las definiciones y los criterios de reconocimiento establecidos en el Estándar para Pymes, especialmente en los párrafos 2.15 y siguientes.

El Marco Conceptual del Estándar para Pymes (Sección 2 del Anexo 2 del Decreto 2420 del 2015) establece las reglas de juego que se deben cumplir para reconocer un elemento en los estados financieros, tales como activos, pasivos, ingresos y gastos.

En el día a día de las organizaciones, es posible que algunas partidas se lleven a los estados financieros aun sin cumplir los requerimientos de la norma, o bien, es posible que en el reconocimiento inicial, y al cierre de algunos períodos, una partida haya cumplido los criterios de la norma, pero en algún momento dejó de cumplirlos y no fue dada de baja. Estas situaciones dan lugar a cuentas que son un cuento. Observe algunos ejemplos:

Efectivo y equivalentes

Aunque esta es una partida que no debería presentar mayores inconvenientes, se han presentado casos bien particulares. Un ejemplo clásico son los faltantes de caja, los cuales la entidad no da de baja para no afectar el estado de resultados (y además no son deducibles en el cálculo del impuesto de renta). Un faltante de caja debe darse de baja en cuentas inmediatamente, sin necesidad de ninguna autorización, pues es claro que ya se presentó una pérdida.

También puede generarse alguna inconsistencia cuando la entidad recibe un cheque, lo reconoce como mayor valor de esta cuenta, pero el banco niega el pago por insuficiencia de fondos por tratarse de un cheque falsificado, o por alguna causal irremediable. En dichos casos, la devolución del cheque es motivo suficiente para dar de baja este valor de los estados financieros. Adicionalmente, si un cliente paga con un cheque sin fondos y no soluciona esta situación inmediatamente, se configura una clara causal de deterioro y se debería reconocer la pérdida en el estado de resultados.

Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar, como su mismo nombre lo indica, solo deben reflejar partidas o valores que la entidad vaya a recibir, o puede usar para disminuir una obligación de pago en el momento actual o en un período posterior.

Se debe tener especial cuidado con aquellas cuentas que aparentan ser cuentas por cobrar, pero que no lo son. Uno de los casos más típicos de cuentas por cobrar que no cumplen la definición de las normas, son ciertos pasivos con socios. Aunque no hay una prohibición legal que impida a la entidad prestar dinero a sus socios, estas transacciones deben ser lo suficientemente claras para que realmente den lugar al reconocimiento de un activo en el estado de situación financiera.

Por ejemplo, el socio que obtenga un préstamo de la entidad debería firmar un contrato de mutuo, acompañado de un pagaré, en los cuales se determinen claramente las garantías ofrecidas por el socio, el origen de los recursos con los cuales pagará su deuda, los intereses imputados, etc. Tenga en cuenta que si no existe un compromiso real de pago por parte del socio, esta partida debe reconocerse directamente como lo que realmente es, un retiro de utilidades, o una disminución de aportes en el caso de que no haya utilidades por distribuir.

Propiedades, planta y equipo

En este rubro también es muy frecuente que se mantengan partidas que ya no cumplen (o que nunca han cumplido) los requerimientos para ser reconocidos como activos. Por ejemplo, si la entidad adquiere una obra de arte para propósitos de ambientación, como una estatua, un cuadro, un vitral, u otro similar, en la mayoría de los casos estos elementos no cumplen la definición de activo, y menos la de propiedades, planta y equipo.

Igual suerte corren los activos que fueron productivos en períodos pasados, pero por diversos motivos no están siendo utilizados y no se espera poder realizarlo (venderlos o usarlos para pagar algún pasivo, o distribuirlos a socios), tales como activos en desuso, averiados, obsoletos, etc.

Si en sus estados financieros usted tiene aún algunas cuentas que son un cuento, le sugerimos que las dé de baja lo antes posible, y solo reconozca los elementos que cumplan la definición y los criterios de reconocimiento establecidos en las normas.

Juan David Maya Herrera
Consultor de Estándares Internacionales de Información Financiera

*Exclusivo para Actualícese