¿De qué forma las empresas deben afrontar la segunda fase de la facturación electrónica?
Ismary Lara, gerente general de Stupendo Colombia, y Mario Fernández, CEO y fundador de Gosocket opinan sobre las recomendaciones que deben tener en cuenta las empresas durante la segunda fase de implementación de la factura electrónica. ¿Qué se debe hacer para facilitar este proceso?
Ismary Lara, gerente general de Stupendo Colombia, y Mario Fernández, CEO y fundador de Gosocket opinan sobre las recomendaciones que deben tener en cuenta las empresas durante la segunda fase de implementación de la factura electrónica. ¿Qué se debe hacer para facilitar este proceso?
Desde el 29 de abril de 2019 la Dian comenzó la segunda fase del proyecto de implementación de facturación electrónica, el cual espera para agosto del año en curso lograr que medio millón de contribuyentes pague sus obligaciones tributarias a través de este sistema. Además, la entidad se está preparando para recibir a diario seis millones de facturas por este medio.
Cabe recordar que con la Resolución 000020 de 2019 la Dian dio a conocer las fechas en las que se debe iniciar la implementación de la facturación electrónica de venta con validación previa a su expedición, y con la Resolución 00030 de 2019 se conocieron las condiciones específicas y requerimientos para esta segunda fase, los cuales tienen cambios importantes respecto a lo que venía aplicando y que, de no conocerse claramente, puede acarrear consecuencias negativas para las empresas.
Para Ismary Lara, gerente general de Stupendo Colombia, compañía aprobada por la Dian para brindar el servicio de facturación electrónica, “una de las grandes diferencias de esta segunda fase es la validación obligatoria por parte de la Dian, por lo que ninguna factura será entregada al comprador sin ser revisada por esta entidad, a menos que esta manifieste indisponibilidad del servicio y las facturas serán enviadas a los compradores sin la validación. En este caso, cuando se restablezca el servicio, el facturador dispone de 48 horas para enviar los documentos a validación”.
Tanto para compradores como vendedores, esta segunda fase presenta beneficios como son: calidad de los datos que se transmiten en una factura, ya que permite tener información que agregue valor, una necesidad obligada de todas las compañías que se quieran mantener vigentes en el mercado; estandarización de los datos, lo cual convertirá a futuro el proyecto en interoperable por sí mismo; y transparencia en la información, ya que todos los datos del documento en formato XML deben estar en PDF.
Lara también destaca el beneficio de la actualización de las bases de datos de los clientes con información confiable, pues ahora las facturas electrónicas tendrán información de los clientes que, por lo general, no se actualiza con frecuencia.
Mario Fernández, CEO y fundador de Gosocket, proveedor de facturación electrónica, también destaca en Actualícese algunos beneficios de la factura electrónica para las empresas. «Las pequeñas y medianas empresas, de la mano de la factura electrónica, se logran legitimizar. Al estar en línea con la Dian, estas pueden, a través de diversas soluciones en línea, integrarse con servicios financieros (factoring electrónico, recaudación electrónica, etc.). Lo anterior, nosotros lo llamamos: la democratización del acceso a los servicios financieros», afirma Fernández.
Por otra parte, tanto para el Estado como para la Dian, se controlará mejor el pago de impuestos, se logrará una eficiencia en dicho control, se regularizará la economía y se le abrirá las puertas a la tecnología. Como plus, Fernández destaca que la factura electrónica es un documento que no se puede adulterar, ya que está protegido; es sinónimo de seguridad, lo que en el papel no es posible.
¿Qué hacer para que el proceso se facilite?
Fernández piensa que los cambios en los que tienen que incurrir las empresas para asumir la obligación de la factura electrónica no son traumáticos. «Es un proceso que hay que hacerlo bien y de la mano de proveedores que estén preparados», resalta.
Desde su punto de vista, lo que busca la Dian es extender el proceso de facturación que toda empresa tiene y transformarlo a un proceso digital. «Que todo lo que se tenía en un papel y se imprimía quede reflejado en un documento digital, y así validar todo. Esto no es algo traumático, que vaya a producir una catástrofe económica en las empresas», afirma.
Por su parte, Lara afirma que entre los aspectos que facilitarán los procesos están: elegir un proveedor tecnológico que tenga experiencia específica en factura electrónica; iniciar el proyecto de implementación con anticipación a la fecha máxima de elección de proveedor, ya que esto le permitirá involucrar a todos los stakeholders del proyecto, actualizar sus bases de datos, sensibilizar su equipo, ajustar su proceso, y salir a producir con tranquilidad.
«Contratar a un aliado que le acompañe en el proceso adicional a proveerle el servicio; aprovechar este proyecto de innovación para ajustar y automatizar otros procesos de la compañía, así como vincular a todas las áreas de la compañía que de alguna manera tienen afectación con la factura (financiera y administrativa, sistemas, comercial, innovación, entre otras), también es relevante en este proceso», dice Lara.