Declaraciones Tributarias por Medios Electrónicos (II) – Gabriel Vásquez


21 agosto, 2006
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

Consultas recibidas sobre obligación de representantes, revisores fiscales y contadores

Con relación a la obligación de presentar sus propias declaraciones de representantes, revisores fiscales y contadores, surgieron las siguientes consultas: 1- Quienes son los responsables de presentar sus propias declaraciones por medios electrónicos 2- El diligenciamiento de la firma digital para poder firmar las declaraciones tributarias de los clientes que a partir del 30 de agosto de 2006 deben hacerlo por medio virtual.

Sobre el primer interrogante, solo están obligados las personas naturales que a la fecha de publicación de la Resolución 8957 (Agosto 10 de 2006) sean suscriptores del mecanismo de firma con certificado digital vigente emitido por esta entidad.Quiere decir lo anterior, que todos los representantes legales debieron haber diligenciado la firma digital para presentar medios magnéticos con anterioridad a dicha fecha.

Se conforman por lo menos los siguientes grupos de representantes, contadores y revisores fiscales obligados a presentar electrónicamente sus propias declaraciones: a- Los representantes, contadores o revisores, de las empresas que con anterioridad a la resolución 08551 de Agosto 2 de 2006, hubieren sido señalado mediante resoluciones independientes como obligados a presentar declaraciones electrónicas; b- Los representantes de las empresas que tuvieron que presentar medios magnéticos de manera virtual y por tanto diligenciar y firmar electrónicamente dicha información;Recordamos que los revisores o contadores de estas empresas, no estuvieron obligados a diligenciar ni firmar electrónicamente los medios magnéticos del 2005.

De acuerdo con lo anterior, no estarían obligados a presentar sus propias declaraciones por medios electrónicos, los contadores o revisores, de las empresas del grupo b) del párrafo anterior, por cuanto con anterioridad al 10 de agosto de 2006 no eran suscriptores del mecanismo de firma con certificado digital emitido por la DIAN.

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Otra situación para este subgrupo de contadores o revisores no obligados a presentar sus propias declaraciones de manera virtual, es que para poder firmar las declaraciones de sus clientes obligados por la resolución 08551, deban ahora sí diligenciar la suscripción del mecanismo de firma con certificado digital ante la autoridad tributaria. Este sería el caso de la consulta 2 inicialmente planteada.

Resulta de importancia las precisiones de quienes realmente están obligados a presentar declaraciones por medios electrónicos, por cuanto el artículo 579-2 del Estatuto Tributario determina que, dichas declaraciones tributarias, presentadas por un medio diferente, por parte del obligado a utilizar el sistema electrónico, se tendrán como no presentadas.

Requisitos tecnológicos

Ya pasó la era que Internet banda ancha era un lujo para unos cuantos funcionarios de la organización.Incluso algunos gerentes lo consideraban como una forma de perdertiempo los empleados. Hoy en día es mas necesario que una extensión de teléfono, en otras palabras, en lo posible todos en la organización deben tener acceso a las comunicaciones vía electrónica, lo cual hace parte ya de la cultura organizacional.Cualquier intento por retrasar esta realidad, puede perjudicar el desarrollo empresarial y la competitividad.

Ahora con las obligaciones de las declaraciones electrónicas, algunas organizaciones pequeñas deben ajustar sus estándares tecnológicos de hardware y software.

En hardware, los requerimientos técnicos mínimos para un equipo y para seguridad de las operaciones en la página Web de la DIAN son los siguientes: 1- Windows XP Service Pack 2,2- Procesador 1.8 GHz de Velocidad,3- Memoria RAM 256 megas y 4- Impresora Laser (mínimo resolución 600×600 dpi)

Software básico con las siguientes especificaciones: 1- Internet ADSL 200 kbps, 2- Acrobat 5.0, 3- Flash8.0 (para ventanas emergentes) y 4- Java (Sun Microsystems) 1.5 o superior.

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Aunque las diligencias se pueden realizar desde cualquier computadora con dichos requerimientos técnicos, no necesariamente desde la empresa y de propiedad de la empresa, se recomienda disponer de estos elementos tecnológicos directamente, por cuanto recurrir a terceros puede generar riesgos innecesarios en la confidencialidad de la información, violación de claves secretas, adulteración de las informaciones y de los pagos, entre otros fraudes posibles.

En otra oportunidad daremos las instrucciones sobre los controles técnicos necesarios para evitar posibles fraudes con la utilización de medios electrónicos.

Requisitos para la solicitud de mecanismo Digital para el revisor Fiscal

Como se explicó anteriormente, los representantes legales que presentaron los medios magnéticos a través de los mecanismos electrónicos de la DIAN, ya efectuaron el trámite de la firma digital. Los revisores fiscales o contadores, que en ese momento no tuvieron que firmar dicha información (medios magnéticos), ahora deberán firmar electrónicamente las declaraciones de sus clientes.

Resulta entonces, de relativa urgencia, adelantar el trámite de la obtención de la firma digital ante las oficinas de la DIAN, por parte del revisor fiscal ó contador (según corresponda). Para ello deberá llevar y tener en cuenta lo siguiente:

  • Verificar que se haya actualizado el RUT de los clientes (Persona Natural ó Jurídica) con los datos del Revisor Fiscal y/o Contador actual.
  • Carta del cliente, a través de su representante legal si es sociedad o persona natural, responsable de presentar declaraciones electrónicas, dirigida a la DIAN, solicitando la emisión del certificado para el Revisor Fiscal ó contador.
  • Fotocopia de Rut del Revisor Fiscal ó contador, actualizado (responsabilidad 22 “Suscribir Declaraciones”).
  • Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Revisor Fiscal ó contador
  • Cámara de Comercio para los comerciantes, personería jurídica ó documentos de constitución de la Unión Temporal, Consorcio, donde conste el nombre del representante legal y el nombre del Revisor Fiscal principal.Se recomienda para las entidades que no tienen registro en Cámara de Comercio, llevar además del documento de constitución ó personería jurídica, copia del acta de asamblea del nombramiento del Revisor Fiscal
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El Revisor Fiscal ó contador puede realizar el trámite del certificado digital, a través de un tercero autorizándolo por medio de carta AUTENTICADA en notaria.

En el próximo artículo detallaremos los pasos para diligenciar las declaraciones por medios electrónicos de acuerdo a instrucciones recibidas por funcionarios de la autoridad tributaria.

Cordialmente,

GABRIEL VÁSQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio impuestos BAKER TILLY COLOMBIA

21 de Agosto del 2006

E-mail: gvasquet@yahoo.es

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Última actualización:
  • 21 agosto, 2006
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