Decreto 978 de 07-06-2018

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  • Publicado: 7 junio, 2018

Ministerio de Educación Nacional
Decreto 978
Junio 07 de 2018

«Por el cual se reglamentan las condiciones de asignación y funcionamiento de los programas de becas creados por las instituciones de educación superior, aprobados por el Ministerio de Educación Nacional, y financiados con las donaciones a que se refieren los articulas 158- 1 y 256 del Estatuto Tributario, y se adiciona el Decreto 1075 de 2015, Único Reglamentario del Sector Educación»

El Presidente de la República de Colombia

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 11 y 20 del artículo 189 de la Constitución Política y los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario, y

Considerando

Que de acuerdo con el artículo 67 de la Constitución Política, la educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura.

Que el artículo 158-1 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 91 de la Ley 1819 de 2016, dispone que las donaciones realizadas por intermedio de las instituciones de educación superior o del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (ICETEX), dirigidas a programas de becas que sean aprobados por el Ministerio de Educación Nacional y que beneficien a estudiantes de estratos 1, 2 y 3, serán deducibles en el periodo gravable en que se realizan, hasta por el monto máximo que sea definido anualmente por el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación (CNBT).

Que el parágrafo 3 del artículo 256 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 104 de la Ley 1819 de 2016, establece que las personas que realicen donaciones a programas de becas de estudio total o parcial creados por las instituciones de educación superior, aprobados por el Ministerio de Educación Nacional, y que beneficien a estudiantes de estratos 1, 2 y 3, tendrán derecho a descontar de su impuesto sobre la renta a cargo el veinticinco por ciento (25%) del valor donado.

Que de acuerdo con la sentencia C-287 de 2012 de la Corte Constitucional, el ánimo de lucro «no se relaciona con las utilidades obtenidas, sino con la destinación que se les otorgue, de manera que lo que diferencia a una entidad sin ánimo de lucro de una que sí lo tiene, es que las utilidades no pueden ser repartidas a sus miembros cuando se retiran, ni al final de cada ejercicio contable, ni cuando la entidad se liquida».

Que de conformidad con los artículos 28 y 29 de la Ley 30 de 1992, la autonomía de las instituciones de educación superior para administrar sus recursos se encuentra limitada por la Constitución y la ley, pues estos solo pueden ser aplicados para el cumplimiento de su misión social y de su función institucional.

Que según lo expuesto en los considerandos precedentes, los programas de becas a los que hacen alusión los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario pueden ser formulados por instituciones de educación superior, tanto públicas como privadas.

Que de acuerdo con lo anterior, las instituciones de educación superior, tanto públicas como privadas, están habilitadas para percibir los recursos que le sean entregados a título de donación, a fin de financiar con dichos recursos programas de becas.

Que de conformidad con el artículo 277 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el artículo 2 de la Ley 1002 de 2005, el ICETEX, en desarrollo de su objeto social, está autorizado para canalizar y administrar recursos propios o de terceros, becas y otros apoyos de carácter nacional e internacional, que estén orientados al fomento de la educación superior.

Que es necesario reglamentar los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario, con el propósito de determinar los elementos de gratuidad y el cumplimiento de condiciones por parte de los beneficiarios, las condiciones de asignación y funcionamiento de los programas de becas, así como el procedimiento que las instituciones de educación superior deben adelantar ante el Ministerio de Educación Nacional, con el fin de que esta entidad apruebe dichos programas de becas.

Que de igual manera, para dar cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario, es necesario reglamentar la forma en que el administrador que tenga a cargo los recursos donados adelante dicha labor, hasta el momento en que tales recursos puedan ser utilizados para el cumplimiento del objeto previsto para los mismos en la ley.

Que el Gobierno nacional expidió el Decreto 1075 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación, con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario que rigen a dicho sector y contar con un instrumento jurídico único para el mismo.

Que la presente norma se expide con fundamento en la potestad reglamentaria del Presidente de la República, razón por lo cual deberá quedar compilada en el Decreto 1075 de 2015, en los términos que a continuación se señalan.

Que en mérito de lo expuesto,

Decreta

Artículo   1. Adición de una nueva Sección al Capítulo 3 del Título 3, Parte 5, Libro 2 del Decreto 1075 de 2015. Adiciónese la Sección 4 al Capítulo 3, Título 3, Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1075 de 2015, la cual quedará así:

«Sección 4

Condiciones de asignación y funcionamiento de los programas de becas de que tratan los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario

Subsección 1

Objeto, ámbito de Aplicación y Definiciones

Artículo   2.5.3.3.4.1.1. Objeto. La presente sección tiene como objeto reglamentar el inciso 2 del artículo 158-1, así como el parágrafo 3 del artículo 256 del Estatuto Tributario, modificados por los artículos 91 y 104 de la Ley 1819 de 2016, respectivamente, en relación con las condiciones de asignación de recursos y funcionamiento de los programas de becas a los que dichas normas se refieren.

Artículo   2.5.3.3.4.1.2. Ámbito de aplicación. La presente sección se aplicará a las personas naturales o jurídicas declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios que realicen donaciones a programas de becas que cumplan con los requisitos establecidos en la ley y en la presente sección.

De igual forma, se aplicará en lo pertinente a las instituciones de educación superior que presenten a consideración del Ministerio de Educación Nacional los programas de becas de que tratan los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario.

Por último, aplicará al ICETEX como entidad competente para canalizar y administrar recursos propios o de terceros que estén destinados al fomento de la educación superior, según lo establecido en los artículos 277 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y 2º de la Ley 1002 de 2005.

Artículo   2.5.3.3.4.1.3. Definiciones. Para los efectos de la presente sección, las palabras y términos que aquí se relacionan. tendrán el significado y el alcance definido a continuación:

1. Becas: toda subvención o ayuda económica independientemente de su denominación o modalidad, que implique un componente de gratuidad, total o parcial, en el suministro de recursos destinados a financiar la matrícula, y que podrá incluir gastos de sostenimiento según como se establezca en el programa de becas.

2. Beca parcial: la beca que financiará solo una parte del valor de la matrícula y que podrá incluir gastos de sostenimiento, según como lo establezca el programa de becas respectivo.

3. Beca total: la beca que financiará la totalidad de la matrícula y que podrá incluir gastos de sostenimiento, de acuerdo con lo establecido por el programa de becas respectivo.

4. Beneficiario: persona que habiendo sido seleccionada para cursar un programa académico en una institución de educación superior sea elegida para obtener una beca.

5. Donación: es el acto mediante el cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona que la acepta mediante contrato suscrito conforme al artículo 1443 del Código Civil, para financiar los programas de becas de que tratan los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario. Las donaciones podrán ser efectuadas en dinero en efectivo, por medio de cheque o a través de cualquier medio de pago financiero vigente.

6. Donante: persona natural o jurídica, declarante del impuesto sobre la renta y complementarios que realice donaciones a los programas de becas, que se regulan en la presente sección, con el fin de obtener los beneficios tributarios establecidos en el inciso segundo del artículo 158-1 y en el parágrafo 3 del artículo 256 del Estatuto Tributario.

7. Gastos de sostenimiento: todos los gastos referidos a la manutención, hospedaje, transporte, útiles y libros. Cada programa de becas definirá el alcance o cubrimiento de los gastos de sostenimiento que ofrezca a los beneficiarios, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Educación Nacional en la convocatoria referida en el artículo 2.5.3.3.4.2.2 de este Decreto.

8. Instituciones de educación superior: se refiere a aquellas instituciones de naturaleza pública o privada, que están habilitadas para prestar el servicio público de educación superior, y que por su naturaleza jurídica no están destinadas a distribuir utilidades o beneficios entre sus miembros, sino a su reinversión en el desarrollo de la actividad social que les corresponde. En atención a su carácter académico y de acuerdo con los artículos 16 de la Ley 30 de 1992 y 213 de la Ley 115 de 1994, dichas instituciones pueden ser: i) instituciones técnico profesionales, ii) instituciones tecnológicas, iii) instituciones universitarias o escuelas tecnológicas y iv) universidades.

9. Periodo académico: unidad de tiempo en que cada Institución de Educación Superior organiza el desarrollo de las actividades de formación de un programa académico (anual, cuatrimestral, semestral, entre otros). Para efectos de la presente sección, el número de periodos académicos serán el registrado por cada programa en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES).

10. Programa Académico: programa de formación ofertado y desarrollado por las instituciones de educación superior con registro calificado activo, que conduce a un título académico, en cumplimiento de las condiciones exigidas para el efecto en el Capítulo 2, Título 3, Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1075 de 2015.

11. Programa de becas: esquema de apoyo creado por una institución de educación superior, que haya sido postulado y aprobado por el Ministerio de Educación Nacional de acuerdo con lo establecido en los artículos 158-1 y 256 del Estatuto Tributario, para beneficiar a personas de estratos 1, 2 y 3 mediante becas de estudio total o parcial.

Subsección 2

Programas de Becas

Artículo   2.5.3.3.4.2.1. Finalidad. La presente subsección tiene como finalidad definir el procedimiento para aprobar los programas de becas que postulen las instituciones de educación superior ante el Ministerio de Educación Nacional para ser financiados con las donaciones de que trata el inciso 2 del artículo 158 – 1 y el parágrafo 3 del artículo 256 del Estatuto Tributario.

Artículo   2.5.3.3.4.2.2. Convocatoria. Durante los primeros quince (15) días calendario del mes de marzo de cada año, el Ministerio de Educación Nacional podrá convocar a las instituciones de educación superior para que postulen sus programas de becas para efectos de obtener la aprobación de que trata el artículo anterior.

En cada convocatoria se indicarán los procedimientos, formalidades y cronogramas que se deben cumplir para la inscripción, entrega de información, verificación de requisitos, evaluación y selección de los programas de becas. También se indicará el cupo total de donaciones a recibir para los programas de becas, de acuerdo con el cupo total aprobado por el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación (CNBT).

Parágrafo   transitorio. Dentro de los cuarenta (40) días calendario siguientes a la entrada en vigencia de la presente Sección, el Ministerio de Educación Nacional podrá realizar la primera convocatoria para que las instituciones de educación superior puedan postular sus programas de becas, para efectos de que, una vez sean seleccionados, puedan ser financiados con las donaciones de que tratan el inciso 2 del artículo 158-1 y el parágrafo 3 del artículo 256 del Estatuto Tributario.

Artículo   2.5.3.3.4.2.3. Parámetros de los programas de becas. Los programas de becas que postulen las instituciones de educación superior en las respectivas convocatorias deben cumplir como mínimo los siguientes requisitos, sin perjuicio de los demás que indique el Ministerio de Educación Nacional para garantizar la objetividad y transparencia en el proceso de selección:

1. Ser aprobados y regulados por la autoridad interna competente de la respectiva institución de educación superior.

2. Estar dirigidos a programas académicos ofrecidos por las instituciones de educación superior que cumplan con las condiciones indicadas por el Ministerio de Educación Nacional para cada convocatoria.

3. Beneficiar a estudiantes de estratos 1, 2 y 3. No obstante, el Ministerio de Educación Nacional podrá precisar los criterios de priorización dentro de la población objetivo, con un enfoque de inclusión social.

4. No estar dirigidos a estudiantes beneficiarios de programas de becas ofrecidos por el Gobierno nacional a través del ICETEX.

5. Deben estar acompañados de un plan de seguimiento que ejecutará la institución de educación superior a los beneficiarios, con el fin de propender por su permanencia, continuidad y graduación del programa académico en el cual se hayan matriculado.

6. Indicar, en caso de así contemplarlo el programa de becas, el valor de los gastos de sostenimiento por periodo académico que tiene previsto asignar a cada beneficiario.

7. Establecer las condiciones de asignación y conservación de la beca, obligaciones de los beneficiarios, causales de pérdida de la beca y devolución de los recursos que efectivamente hayan recibido, según lo determine el programa de becas.

8. Señalar de manera explícita que los recursos de las donaciones de que trata el inciso 2 del artículo 158-1 y el parágrafo 3 del artículo 256 del Estatuto Tributario, dirigidos a financiar los programas de becas, serán recibidos en cuentas especialmente creadas para el efecto, tal y como se establece en la Subsección 3 siguiente.

9. Incluir una proyección financiera de la matrícula fijada por la Institución de Educación Superior para el curso de todo el programa académico, así como gastos de sostenimiento y demás cobros que prevea el programa de becas respectivo. Esta proyección puede tener en cuenta variables económicas y de mercado que puedan afectar los valores de las matrículas hacia futuro, tales como los cambios en el IPC o el salario mínimo, entre otros.

Parágrafo  . Cada programa de becas deberá mantener vigentes todas las condiciones exigidas por el Ministerio de Educación Nacional en la respectiva convocatoria.

Artículo   2.5.3.3.4.2.4. Evaluación y aprobación de los programas de becas. El Ministerio de Educación Nacional definirá para cada convocatoria los criterios de evaluación y asignación de puntajes para aprobar los programas de becas propuestos por las instituciones de educación superior.

De acuerdo con el resultado de la evaluación, el Ministerio de Educación Nacional, mediante acto administrativo, seleccionará los programas de becas con los mayores puntajes logrados, teniendo en cuenta el cupo total aprobado por el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación (CNBT). El Ministerio comunicará dicho acto a las instituciones de educación superior y al ICETEX para lo de su competencia.

Parágrafo  . A cada programa de becas seleccionado se le asignará cada año el cupo máximo de donación a recibir. El tope dependerá del cupo total aprobado por el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación (CNBT).

El Ministerio de Educación Nacional podrá realizar modificaciones al cupo asignado, de acuerdo con las dinámicas de recaudo que haya tenido cada programa de becas.

Subsección 3

Cuentas especiales y fondo especial para administrar los recursos de donaciones para programas de becas

Artículo   2.5.3.3.4.3.1. Creación de cuentas especiales para programas de becas. A efectos de poder realizar el debido seguimiento a la destinación de las donaciones de que trata la presente sección, las instituciones de educación superior deberán administrar tales recursos en cuentas especiales que deberán constituir para dicho fin en los términos de la presente sección. En el caso de ICETEX, estos recursos se sujetarán al Estatuto Financiero y se reconocerán como recursos de terceros que se podrán administrar en un Fondo que a su vez tendrá cuentas especiales.

Para tal efecto, los donantes que deseen financiar los programas de becas de que trata la presente sección deberán realizar sus donaciones a dichos programas de becas, por intermedio del ICETEX o de las instituciones de educación superior, a través de las cuentas especiales aquí indicadas.

Parágrafo   1. Los rendimientos financieros que generen los recursos de cada cuenta serán capitalizados en las mismas y estarán destinados exclusivamente a la financiación de los programas becas de que trata esta Sección.

Parágrafo   2. Para efectos de recibir las donaciones aquí previstas, el ICETEX y las instituciones de educación superior, según el caso, deberán verificar que el donante cumpla con las políticas de riesgo establecidas en el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SARLAFT) o el mecanismo que determine para este fin la Ley.

En el caso de encontrarse alguna irregularidad relacionada con el origen de los recursos, el ICETEX y las instituciones de educación superior realizarán el respectivo reporte a las entidades de control para efectos penales o administrativos.

Parágrafo   3. Las instituciones de educación superior que decidan constituir cuentas especiales en el ICETEX para recibir las donaciones no estarán sujetas a lo dispuesto en el artículo 2.5.3.3.4.3.5 del presente Decreto, por cuanto las obligaciones frente a la administración quedarán a cargo del ICETEX a través del fondo especial que las administre.

Parágrafo   4. Las instituciones de educación superior que decidan constituir cuentas especiales a través del ICETEX tendrán a disposición la estructura operativa de esta Entidad para la administración de estos recursos. Para el efecto, el ICETEX pondrá a disposición de aquellas, entre otras, las siguientes herramientas:

a. Difusión del programa de becas de la institución de educación superior.

b. Estructura de recaudo a nivel nacional, para recibir las donaciones al programa de becas.

c. Convocatoria y proceso de selección de los beneficiarios.

d. La administración de los recursos donados con reporte del manejo de los mismos.

e. Beneficiarse del cupo asignado al ICETEX como cupo para recibir donaciones, el cual será adicional al cupo máximo que haya sido aprobado para el programa de becas de dicha institución de educación superior.

f. Realizar el debido proceso de conocimiento del donante, acorde con las políticas de riesgo establecidas en el sistema de administración de riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo (SARLAFT) o los instrumentos que la ley defina para tal fin.

g. Expedir al donante el certificado de donación correspondiente.

Artículo   2.5.3.3.4.3.2. Fondo especial administrado por ICETEX. El ICETEX constituirá y reglamentará un fondo especial, por medio del cual realizará la administración de los recursos de las cuentas especiales referidas en el artículo anterior, en cuyo caso serán reconocidos como recursos de terceros sujetos al Estatuto Financiero.

Los recursos del fondo formarán un patrimonio independiente de los recursos del ICETEX.

Los rendimientos financieros que generen los recursos de estas cuentas serán capitalizados en las mismas y estarán destinados exclusivamente a la financiación de los programas becas de que trata esta Sección.

Parágrafo  . En caso de que el donante efectúe la donación sin especificar el programa de becas al que destina la misma, la destinación de estos recursos será definida por la Junta Administradora de que trata el artículo 2.5.3.3.4.3.7 del presente Decreto, en el marco de sus funciones y de los lineamientos que expida el Ministerio de Educación Nacional para tal fin.

Artículo   2.5.3.3.4.3.3. Cuentas especiales administradas por las instituciones de educación superior. Para garantizar la adecuada administración, así como el seguimiento de los recursos de las donaciones de que trata esta Sección, las instituciones de educación superior cuyos programas de becas hayan sido aprobados por el Ministerio de Educación Nacional deberán crear y administrar una cuenta especial y reglamentar su manejo.

Los rendimientos que generen los recursos que se encuentren en la cuenta especial administrada por la institución de educación superior deberán ser capitalizados en dicha cuenta, a fin de ser destinados exclusivamente a la financiación de los programas de becas que regula la presente sección. Estos recursos estarán afectos única y exclusivamente a las finalidades señaladas en la presente Sección.

Artículo   2.5.3.3.4.3.4. Responsabilidades del ICETEX cuando funja como administrador de los recursos. El ICETEX, en su condición de administrador de los recursos de las cuentas especiales creadas en el fondo especial a cargo de la misma entidad, será el responsable de las siguientes actuaciones:

1. Destinar los recursos únicamente a la financiación de los programas de becas de que trata esta sección.

2. Publicar y divulgar las convocatorias para acceder a los programas de becas, de acuerdo con los términos y condiciones que se definan para tal fin. Las convocatorias deberán ser publicadas de manera visible y de fácil acceso para los aspirantes, y contendrán los criterios de selección a ser tenidos en cuenta para otorgar la beca.

3. Preseleccionar a los aspirantes a las becas, de acuerdo con lo dispuesto en cada convocatoria y el reglamento operativo del fondo.

4. Presentar a la Junta Administradora del fondo el listado de aspirantes preseleccionados para la adjudicación de las becas.

5. Realizar todos los trámites a que haya lugar para efectos de legalizar las becas adjudicadas y aprobadas por la Junta administradora de que trata el artículo 2.5.3.3.4.3.7 del presente Decreto.

6. Contar con la infraestructura técnica y operativa necesaria para garantizar un adecuado manejo, control y administración independiente de los recursos, así como los instrumentos para recibir las donaciones, y realizar los pagos de matrícula y los desembolsos a los beneficiarios.

7. Girar oportunamente a las instituciones de educación superior los recursos correspondientes al valor de matrícula del período académico que curse el beneficiario.

8. Girar oportunamente a los beneficiarios los recursos correspondientes a gastos de sostenimiento de cada periodo académico, según lo establecido en cada programa becas.

9. Emitir a nombre de la persona natural o jurídica donante el certificado de donación correspondiente.

10. Elaborar y presentar semestralmente informes de la gestión administrativa y financiera sobre los recursos administrados a la Junta Administradora.

11. Consolidar la información que le reporten las instituciones de educación superior sobre las donaciones que reciban, en virtud de lo establecido en la presente sección, y remitir un único informe al Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación (CNBT).

12. Entregar un informe consolidado de las cuentas especiales a su cargo con destino al Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación (CNBT), que deberá contener, como mínimo, lo siguiente:

a. Nombre del donante.

b. Identificación del donante.

c. Domicilio del donante.

d. Monto total de la donación.

e. Programa de becas para el cual se otorgó la respectiva donación.

13. Verificar que no se exceda el tope máximo establecido de donaciones a recibir por parte de las instituciones de educación superior que hayan creado una cuenta especial a través de ICETEX.

14. Cuando el beneficiario no cumpla con las obligaciones establecidas para conservar la Beca, realizar las labores de cobranza de acuerdo con las políticas que disponga la entidad para el efecto, si así lo establece el programa de becas.

Parágrafo  . El número de becas que se otorguen con cargo al fondo especial administrado por el ICETEX dependerá de los recursos disponibles en el mismo.

Artículo   2.5.3.3.4.3.5. Responsabilidades de las instituciones de educación superior cuando funjan como administradoras de los recursos. Las instituciones de educación superior que tengan a cargo la administración de las cuentas especiales referidas en el artículo 2.5.3.3.4.3.1 de esta sección tendrán las siguientes responsabilidades:

1. Destinar los recursos únicamente a la financiación de los programas de becas de que trata esta sección.

2. Publicar y divulgar las convocatorias para acceder a los programas de becas, de acuerdo con los términos y condiciones que definan para tal fin. Las convocatorias deberán ser publicadas de manera visible y de fácil acceso para los aspirantes, y contendrán los criterios de selección a ser tenidos en cuenta para otorgar la beca.

3. Realizar todos los trámites para formalizar la adjudicación de las becas de acuerdo con los términos y condiciones que defina para tal fin.

4. Realizar el seguimiento a las condiciones de conservación de la beca por parte de los beneficiarios.

5. Contar con la infraestructura técnica y operativa necesaria para garantizar un adecuado manejo, control y administración independiente de los recursos, así como los instrumentos para recibir las donaciones y realizar los pagos de matrícula y los desembolsos a los beneficiarios.

6. Garantizar el desembolso de los recursos que correspondan al valor de la matrícula del período académico que curse el beneficiario.

7. Girar oportunamente a los beneficiarios los recursos correspondientes a gastos de sostenimiento, para cada periodo académico según corresponda.

8. Emitir el respectivo certificado de donación, el cual deberá ser suscrito por el representante legal de la entidad donataria, contador público o revisor fiscal cuando hubiere lugar a ello. Ninguna institución de educación superior podrá emitir certificados de donación para otorgar los beneficios tributarios de los que tratan el inciso 2 del artículo 158-1 y el parágrafo 3 del artículo 256 del Estatuto Tributario por un monto superior al cupo asignado en la convocatoria de que trata el artículo 2.5.3.3.4.2.2 del presente Decreto. En caso de incumplimiento, la institución de educación superior correspondiente no podrá postular su programa de becas a la siguiente convocatoria, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

9. Elaborar y remitir un informe al ICETEX, a más tardar el último día hábil del mes de enero de cada año, sobre las donaciones que hayan recibido en el año inmediatamente anterior, adjuntando copias y relación de las certificaciones expedidas. Este informe contendrá, como mínimo, la siguiente información.

a) Nombre del donante.

b) Identificación del donante.

c) Domicilio del donante.

d) Monto total de la donación.

e) Programa de becas para el cual se otorgó la respectiva donación.

f) Número de beneficiarios por programa académico.

g) Deserción del programa de becas.

El ICETEX establecerá un único formato para la presentación de esta información, la cual se consolidará en el informe anual con destino al Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación (CNBT).

Esta información deberá ser remitida y certificada por el representante legal de la institución administradora de la cuenta especial, así como los demás informes que les sean solicitados para efectos de realizar el debido control y seguimiento de las donaciones.

10. Cuando el beneficiario no cumpla con las obligaciones establecidas para conservar de la beca, realizar las labores de cobranza de acuerdo con las políticas que establezca la institución de educación superior para el efecto, si así lo establece el programa de becas.

11. Administrar de manera independiente los recursos de la cuenta especial, a fin de no efectuar con dichos recursos unidad de caja con las demás cuentas de la Institución de educación superior para que las autoridades competentes puedan verificar que los recursos se están destinando de acuerdo con lo previsto en esta Sección.

Artículo   2.5.3.3.4.3.6. Administración del Fondo Especial del ICETEX. La administración del fondo especial del ICETEX estará a cargo de una Junta Administradora, la cual estará conformada por:

a. Un representante del Ministerio de Educación Nacional designado por el Viceministro de Educación Superior, con voz y voto.

b. Un representante del sector productivo, que será elegido por quienes realicen las donaciones de que trata esta sección, con voz y voto. El Ministerio de Educación Nacional definirá el procedimiento de la selección.

c. Un representante de las instituciones de educación superior, que será elegido por las instituciones que reciban donaciones de que trata esta sección, con voz y voto. El Ministerio de Educación Nacional definirá el procedimiento de la selección.

d. Un representante del ICETEX, con voz pero sin derecho a voto, quien ejercerá la Secretaría Técnica.

Dicha Junta Administradora será la encargada de fijar las políticas y las condiciones especiales de funcionamiento del fondo especial administrado por el ICETEX, y de velar por el óptimo aprovechamiento de los recursos del fondo y por la correcta ejecución de sus operaciones.

La elección y la designación de todos los miembros deben ser informadas a la Secretaría Técnica de la Junta Administradora dentro de los siguientes diez (10) días hábiles.

La periodicidad de los miembros de la Junta Administradora del fondo especial administrado por ICETEX indicados en los literales b) y e) del presente artículo será de dos (2) años. Tales miembros podrán ser reelegidos o mantenerse hasta que se designe su reemplazo. Cumplido el periodo, la designación de los nuevos miembros deberá realizarse en un plazo no mayor a tres meses.

Artículo   2.5.3.3.4.3.7. Funciones de la Junta Administradora. Serán funciones principales de la Junta Administradora del fondo especial administrado por el ICETEX, las siguientes:

1. Expedir y modificar el reglamento operativo del fondo especial, en el cual se desarrollarán los aspectos relacionados con la verificación de los criterios de selección de los beneficiarios, la adjudicación de las becas, la legalización de estas, los desembolsos de los recursos y sus renovaciones periódicas, los procedimientos de cobro cuando sea el caso, y demás aspectos necesarios para garantizar el óptimo aprovechamiento de los recursos del fondo y la correcta ejecución de sus operaciones.

2. Velar por el cumplimiento de los criterios de selección de los beneficiarios y de la adjudicación de las becas previstos para cada programa de becas.

3. Examinar los informes semestrales que presente el ICETEX sobre la gestión administrativa y financiera del fondo y evaluar la ejecución con base en dichos informes.

4. Crear y designar los miembros, funciones y responsabilidades del comité técnico encargado de analizar la información y los documentos sobre los cuales la Junta Administradora debe adoptar decisiones, conforme al reglamento operativo del fondo.

5. Evaluar y aprobar las solicitudes de reconocimiento de cumplimiento de condiciones para la conservación de la beca que el comité técnico le presente para su consideración.

6. Aprobar los gastos que conlleve la administración del fondo.

7. Fijar las fechas de las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Junta Administradora, las cuales se llevarán a cabo como mínimo dos veces al año.

8. Evaluar y aprobar los casos especiales que no queden previstos en el reglamento operativo.

9. Las demás que se consideren pertinentes para el logro de los objetivos del fondo y que no estén atribuidas a otros órganos o entidades por ninguna disposición legal o reglamentaria aplicable.

Artículo   2.5.3.3.4.3.8. Gastos de Administración. El ICETEX, como administrador del fondo especial de que trata el artículo 2.5.3.3.4.3.2 del presente Decreto, cobrará una remuneración anual por la administración del fondo, la cual será definida en el reglamento operativo aprobado por la Junta Administradora del Fondo.

Artículo   2.5.3.3.4.3.9. Desembolsos. Una vez se hayan seleccionado a los beneficiarios de los programas de becas, ya sea por la Junta Administradora del fondo especial administrado por ICETEX o por las instituciones de educación superior, el administrador de la respectiva cuenta especial girará los recursos destinados a financiar los programas de becas, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. Se girarán únicamente el monto del valor de la matricula ordinaria y de los gastos de sostenimiento correspondiente al programa académico que se vaya a cursar, según los valores definidos en el programa de becas y en los plazos previstos por cada institución de educación superior.

2. Los valores de las matrículas serán girados directamente a la institución de educación superior.

3. Los valores de gasto de sostenimiento serán girados a cada beneficiario, según lo establecido en cada programa de becas.

4. Los giros se harán únicamente por el número de períodos académicos del programa académico escogido por el beneficiario, según su registro en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES).

5. En caso de que el beneficiario haya adelantado periodos académicos con anterioridad a la solicitud de beca total o parcial, el número de periodos académicos a financiar no podrá ser superior al número de periodos académicos faltantes para finalizar el respectivo programa académico.

6. Hasta tanto se cumpla cualquiera de las condiciones indicadas en los numerales precedentes, los recursos y sus rendimientos deberán mantenerse en el fondo o cuenta respectiva. En el evento de que por cualquier motivo el beneficiario deba restituir recursos, estos deberán consignarse directamente a las órdenes del fondo o de la cuenta desde la cual fueron girados inicialmente, los cuales serán reinvertidos únicamente para los fines del fondo o cuenta respectiva en las condiciones señaladas en el presente artículo.

7. Los administradores de las cuentas especiales referidas en el artículo 2.5.3.3.4.3.1. de este Decreto descontarán de cada cuenta los montos referidos a impuestos, tasas o contribuciones que lleguen a ser aplicables de acuerdo con la normativa vigente.

Parágrafo   1. El programa de becas no podrá financiar al beneficiario un número superior a los periodos académicos establecidos en el respectivo programa académico. No obstante, en caso de que el aplazamiento del programa académico obedezca a situaciones de fuerza mayor debidamente sustentadas, se estudiará el caso respectivo por parte de la Junta Administradora del fondo especial administrado por ICETEX o por parte de las instituciones de educación superior, cuando se trate de las cuentas especiales administradas por dichas instituciones.

Parágrafo   2. Los desembolsos no cubrirán el pago de periodos académicos perdidos, intersemestrales, y los demás que no estén previstos en el programa de becas.

Parágrafo   3. Los beneficiarios tendrán derecho a aplazar dentro del programa académico que se encuentren cursando como máximo dos periodos académicos continuos o discontinuos, al término de los cuales deberán: i) reasumir sus estudios de educación superior en el mismo programa académico objeto de la beca o ii) devolver al fondo especial operado por ICETEX o a la cuenta especial correspondiente los recursos que hayan recibido como beneficiarios del programa de becas, en los términos establecidos en el programa de becas correspondiente. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que el aplazamiento del programa académico obedezca a situaciones de fuerza mayor debidamente sustentadas, se estudiará el caso respectivo.

Artículo   2.5.3.3.4.3.10. Calidad de mandatario del ICETEX. Para los efectos de las donaciones realizadas a los programas de becas por intermedio del ICETEX, este último se asimila a un mandatario del donante, calidad bajo la cual recibirá las donaciones y expedirá las certificaciones de que trata el presente artículo para efectos tributarios.

Parágrafo  . Para las donaciones que se realicen por conducto de las cuentas especiales de cada una de las instituciones de educación superior, dicha certificación será expedida por la respectiva institución o por el ICETEX, cuando la institución haya decidido constituir cuentas especiales en esa entidad, de acuerdo con los requisitos definidos en el numeral 2 del artículo 1.2.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 2150 de 2017.

Artículo   2.5.3.3.4.3.11. Control Tributario. El ICETEX remitirá a la Dirección de Gestión Organizacional o quien haga sus veces, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a más tardar el 31 de marzo de cada año, una relación de los certificados tributarios expedidos durante la vigencia fiscal anterior.»

Artículo   2. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y Cúmplase

Dado en Bogotá; D. C. a los 7 días del mes de junio de 2018

YANETH GIHA TOVAR
La Ministra de Educación Nacional


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