Definición de viáticos
En palabras del Ministerio del Trabajo los viáticos “son sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para cubrir los gastos en que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de la sede habitual de trabajo: reconociendo, principalmente, gastos de transporte, de manutención y alojamiento del trabajador.” (Concepto 23959 del 13 de febrero de 2013).
En palabras del Ministerio del Trabajo los viáticos “son sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para cubrir los gastos en que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de la sede habitual de trabajo: reconociendo, principalmente, gastos de transporte, de manutención y alojamiento del trabajador.” (Concepto 23959 del 13 de febrero de 2013).
Es decir, que si un trabajador sale a cumplir con sus funciones laborales a un lugar distinto de donde usualmente las realiza, como asistir a una reunión por fuera de la ciudad, el empleador debe proporcionarle el transporte, la alimentación y alojamiento si es necesario.
Es de aclarar que cuando los viáticos se hagan de forma accidental, jamás constituirán salario y por ello, nunca se tendrán en cuenta a la hora de realizar la liquidación de las prestaciones sociales, ni tampoco como base de cotización para hacer los aportes a seguridad social (salud, pensión, ARL), ni parafiscales.
¿Cuándo hacen parte del salario?
Según el C.S.T., los viáticos podrán ser parte del salario cuando estos se den de forma permanente; por ejemplo, que el trabajador por causa de sus funciones viaje todos los días o periódicamente.
Pero solo entrará a ser parte del salario el dinero que hace parte de los gastos de representación y transporte.
Explica el Ministerio del Trabajo:
“En materia laboral, el Código Sustantivo del Trabajo establece que los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.” (Concepto 23959 del 13 de febrero de 2013)
Esto se da en razón a que el salario representa todo lo que le sirva al trabajador para satisfacer sus necesidades; y los gastos de alimentación y alojamiento corresponden a dichos satisfactores, explica el Ministerio de Trabajo:
“La razón, es no sólo porque la norma así lo establece, sino que además debe entenderse que el salario es todo lo que sirve para enriquecer al trabajador y con ello satisfacer sus necesidades básicas, de tal manera que la alimentación y alojamiento que se le entrega al trabajador que está fuera de su ciudad, SI hacen parte del salario, pues esté o no en su ciudad de origen, el trabajador debe destinar parte de su salario a su alimentación y los gastos en que incurre estando en su casa y dormir en ella”. (Concepto 23959 del 13 de febrero de 2013).