Depuración contable en Entidades Territoriales: responsabilidades y sanciones

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  • Publicado: 6 abril, 2017

Depuración contable en Entidades Territoriales: responsabilidades y sanciones

El artículo 355 de la Ley 1819 estableció la obligación para las entidades territoriales de ejecutar un proceso de depuración contable en un plazo de 2 años; a continuación, se expondrán las circulares de la CGN sobre las responsabilidades y sanciones de este proceso más algunos elementos del mismo.

Con ocasión de la Ley 1739 de 2014, se incluyó, en su artículo 59, un proceso denominado “depuración contable”, modificado a través de la Ley 1753 de 2015 (Plan Nacional de Desarrollo), sobre la obligatoriedad de aplicar dicho procedimiento a la información financiera de la DIAN.

Este proceso, tal como lo señala este articulado, implica desarrollar distintas gestiones administrativas con el fin de depurar la información contable, para revelar, a través de los estados financieros de la entidad, la realidad económica, financiera y patrimonial de manera “fidedigna”. Esto, a través de la determinación de la existencia real de bienes, de derechos y obligaciones que afectan el patrimonio de la entidad, depurando y castigando los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto y evaluando la procedencia de su eliminación o incorporación, según sea el caso.

Frente a este procedimiento, este artículo definió 6 posibilidades que darían lugar a la depuración de los valores contables. Entre estas, se encuentran situaciones como: la no representatividad de derechos, bienes u obligaciones para la entidad; situaciones de incobrabilidad por jurisdicción coactiva; prescritos o carencia de documentos soporte idóneos para su cobro; pago sobre derechos u obligaciones, entre otros.

“el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 dispuso que dicho proceso de saneamiento contable sea aplicado igualmente por las entidades territoriales”

Ahora bien, el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 dispuso que dicho proceso de saneamiento contable sea aplicado igualmente por las entidades territoriales, disponiendo un plazo de dos años a partir de la vigencia de la ley para su ejecución.

Las entidades territoriales componen la división político administrativa del estado colombiano; tal como se señala en el artículo 1 de la constitución política, estas entidades estarán conformadas por los departamentos, distritos, municipios y territorios indígenas (artículo 286), las cuales cuentan con personería jurídica, gozando de cierta autonomía en la gestión de sus intereses y las cuales se encuentran bajo la aplicación del régimen de contabilidad pública determinado por la Contaduría General de la Nación.

Es de resaltar que esta disposición se ajusta al proceso de convergencia que vienen adelantando estas entidades, y que, a través de la Resolución 355 de 2015 (y sus modificaciones y adiciones) se inició el proceso de convergencia al Nuevo Marco Normativo para Entidades de Gobierno, cuyo periodo de convergencia finalizará el 31 de diciembre de 2018, fecha de plazo similar a la contenida en el mencionado artículo 355.

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Este marco normativo es resultado del proceso de convergencia hacia las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público –NICSP–, que es un proceso liderado por la Contaduría General de la Nación. Atendiendo las disposiciones internacionales sobre la preparación y presentación de información financiera, era de esperarse que múltiples partidas contables registradas bajo el anterior marco normativo presentasen situaciones como las que el proceso de depuración contempla y que provocaran ajustes sobre la información contable pública.

Responsabilidades sobre el proceso de depuración

En cuanto a la responsabilidad sobre el proceso de depuración contable, la Contaduría General de la Nación y la Procuraduría General de la Nación, a través de la Circular conjunta 002 de 2017 , reiteran que este proceso estará a cargo del representante legal de la entidad territorial en el marco de la responsabilidad sobre los estados financieros y que este deberá revelar de forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad contable pública coordinando así todas las acciones necesarias para lograr estos objetivos.

Esta responsabilidad es consecuente con la estipulada en el procedimiento para la evaluación del control interno contable en la que este proceso (control interno contable) se encuentra bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los responsables de las áreas financieras y contables con el fin de cumplir las características sobre la información financiera que trata el Régimen de Contabilidad Pública (relevancia y representación fiel) (Anexo 1, Numeral 1.1 de la Resolución 193 de 2016).

Sanciones sobre el proceso de depuración

Por su parte, a través de la Circular conjunta 001 de 2017 de la Auditoría General de la República y la CGN se recordó (en consecuencia con la disposición del artículo 355 de la Ley 1819 que determinó explícitamente la responsabilidad por parte de las contralorías territoriales de la verificación de esta obligación), que las actividades de verificación de dicho proceso de saneamiento y sus avances se encontraban en cabeza de los respectivos Contralores distritales, departamentales y municipales, según su jurisdicción.

Esto, con el fin de que dichos funcionarios verifiquen su correcto desarrollo e identifiquen posibles incumplimientos al proceso y que puedan dar lugar a las sanciones establecidas en el Código Disciplinario Único, en el cual esta falta se calificaría como gravísima, de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 52 del artículo 48 de La ley 734 de 2002, como lo mencionan ambas circulares conjuntas:

“52. No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.”

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