Derecho de inspección, ¿cuándo nace en la propiedad horizontal?
La Ley 675 del 2001 presenta un vacío respecto a este tema, pero el momento indicado para pedirle cuentas al administrador es una vez se realice la primera reunión del año, durante los tres primeros meses y hasta el primer día hábil de abril. En cualquier otra época del año también se puede hacer, pero no es recomendable porque podría afectar la dinámica del administrador.
La Ley 675 del 2001 presenta un vacío respecto a este tema, pero el momento indicado para pedirle cuentas al administrador es una vez se realice la primera reunión del año, durante los tres primeros meses y hasta el primer día hábil de abril. En cualquier otra época del año también se puede hacer, pero no es recomendable porque podría afectar la dinámica del administrador.
Una propiedad horizontal es un ente jurídico ficticio que le pertenece a todos los propietarios, en la proporción según sus coeficientes de área privada sobre los bienes comunes. Entre estos bienes también está la contabilidad de la persona jurídica, los libros de contabilidad, las cuentas y los dineros en el banco. Todo esto pertenece a los bancos en proporción a su coeficiente de área privada.
Ahora, todo propietario tiene derecho de inspección, pero si vamos a la Ley 675 del 2001, hay un vacío respecto a lo que es este derecho. ¿Cómo se llena? La ley menciona que cada año cuando se realiza la reunión mínima obligatoria, que debe ser anual en los primeros tres meses del año o en su defecto el primer día hábil de abril, en ese período cuando el administrador convoca a la reunión se deben aprobar los estados financieros del año inmediatamente anterior, y el presupuesto del año en curso.
Es en ese momento cuando la administración tiene el deber de presentar junto a la convocatoria, los estados financieros debidamente detallados y justificados, que son los que se van a discutir y se colocarán en aprobación de la asamblea.
En el término donde la ley establece que debe ser mínimo 15 días, se debe presentar la convocatoria, y es aquí donde nace el derecho de inspección. En ese tiempo se pueden revisar los libros de contabilidad, las facturas, la nómina, cartera, para verificar que lo presentado en los estados financieros es o no correcto; y el administrador no puede impedirlo.
En otras fechas del año se podría pedir también, pero hay que ser consciente de que el estar pidiéndole a un administrador que presente libros y justifique cuentas cada tres meses, podría perjudicar su labor y dinámica. Por lo anterior, el momento oportuno para hacerlo es al principio de cada año.
¿Impedir el derecho de inspección genera nulidad de las decisiones que se tomen?
Al hablar de sociedades, ya en la reunión, los integrantes del máximo Órgano social, con quórum decisorio válido, aceptan los estados financieros o balance del ejercicio anterior. Significa que dicha mayoría está conforme con los balances discutidos.
Así lo anota la Supersociedades en su Concepto 220-34648 del 2013
“… De lo dicho se concluye que la transgresión al ejercicio del derecho de inspección, fue sancionada por el legislador con sanciones de carácter pecuniario de acuerdo con el ordinal 3° del artículo 86 de la ley 222 de 1995, o con la remoción de los administradores; por tanto esta omisión no comporta un vicio que de origen a una nulidad, de tal suerte que basta con que el máximo órgano social apruebe los estados financieros de fin de ejercicio, sin que se requiera ningún acto de ratificación….”
Por supuesto que, como sigue anotando la Supersociedades “…Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad que le asiste al accionista de poner en conocimiento del máximo órgano social, los hechos que a su juicio constituyen una violación a su derecho de inspección por parte de los administradores; o denunciar tal conducta a este organismo. En el evento en que se trate de una sociedad inspeccionada podrá presentar la respectiva queja por conducto del grupo de conflictos societarios de esta Superintendencia, siempre que esté dentro de los presupuestos del artículo 87 de la ley 222 de 1995 modificada por el Decreto 019 de 2012….”