Detección oportuna de deficiencias de control interno previene graves efectos posteriores

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  • Publicado: 3 noviembre, 2016

Detección oportuna de deficiencias de control interno previene graves efectos posteriores

Las deficiencias del sistema de control interno son una condición específica dentro de este que amerita especial atención y pueden hacerse presentes en cualquier sección del sistema de control; su detección oportuna puede evitar graves dificultades para la entidad.

Una deficiencia puede ser vista como una falta percibida, potencial o real, o como una oportunidad para fortalecer el sistema de control interno y, de esta forma, buscar la mejor forma de proporcionar las condiciones necesarias para aumentar la probabilidad de conseguir los objetivos trazados por la entidad.

Las deficiencias en el control interno de una entidad pueden hacerse presentes en cualquier proceso del sistema, la fuente problemática podría encontrarse en el monitoreo en tiempo real de las operaciones diarias de la entidad, o el control de las partes externas, entre otras no menos importantes.

Fuentes de información para la detección de deficiencias

La mejor fuente para la detección de errores es el mismo sistema de control interno, por lo que este debe estar en total capacidad de autoevaluarse. Además, el monitoreo en tiempo real de los procesos que realiza una empresa, incluyendo las actividades de administración y la gestión diaria de las labores de los empleados, crean el ambiente requerido para que el personal implicado de manera directa en las actividades de la entidad pueda percibir cualquier irregularidad.

“debe conjugarse de manera anticipada un mecanismo de comunicación efectivo que facilite el flujo de la información y aporte confianza y tranquilidad al personal para que comunique sus hallazgos”

Las percepciones de deficiencia pueden notarse en tiempo real por el personal vinculado a la actividad particular, sin embargo, para que los responsables del sistema de control interno puedan tomar correctivas destinadas al mejoramiento continuo de los procesos diarios de la entidad, debe conjugarse de manera anticipada un mecanismo de comunicación efectivo que facilite el flujo de la información y aporte confianza y tranquilidad al personal para que comunique sus hallazgos.

De igual forma, es posible que el informe sobre deficiencias proceda de fuentes externas, en este caso, dicha notificación debe ser considerada de forma cuidadosa a causa de las implicaciones negativas que puede tener sobre la gestión de la entidad. Ahora bien, las fuentes externas con facultad para suministrar información sobre el funcionamiento del sistema podrían ser los clientes, proveedores, y otros terceros que realizan negocios con la entidad, como los auditores externos y algunos reguladores.

Qué tipo de información merece ser transmitida

Determinar por completo el tipo de novedades o deficiencias que deben ser informadas es una cuestión compleja, pues el establecimiento de un esquema genérico responde a una lógica totalmente subjetiva, sin embargo hay algunos puntos, como la inexistencia de novedades insignificantes, sobre los cuales sería útil hacer énfasis a los trabajadores cuando se los prepara con las herramientas para garantizar el adecuado flujo de la información al interior de la entidad.

Todas las deficiencias del sistema de control interno tendrán efecto en la consecución de los objetivos de la entidad, es preciso señalar que en materia de dificultades o novedades negativas no hay tarea insignificante y, por tanto, aquellos que toman las acciones necesarias deben ser informados de manera oportuna

El tipo de información que se comunica a control interno podrá variar según la autoridad de los trabajadores para relacionarse con las diversas circunstancias que surjan en la ejecución de sus labores diarias.

Veamos un ejemplo:

Situación Un vendedor descubre que su comisión por ventas del mes de octubre de 2016 fue mal liquidada; eleva esta comunicación a un superior y, luego el departamento de contabilidad, al auditar la nómina, demuestra que efectivamente se utilizó un precio de producto que no había sido actualizado.
Efecto de  la irregularidad Subvaloración de las comisiones de los trabajadores y facturación a clientes por debajo del costo real del producto.
Solución posible Recalcular todas las comisiones de los vendedores y las facturas expedidas para evaluar el impacto económico total sobre la organización; si bien es casi imposible reestablecer un acuerdo con el cliente, la organización sí debe ser consciente del daño ocasionado por los recursos que dejó de percibir.
Preguntas que la situación debe generar a los encargados del control interno
  • ¿Por qué la liquidación de la nómina no recurrió al precio actualizado?
  • ¿Cuáles son los controles que se han diseñado para garantizar que el departamento contable y su sistema de información estén al tanto de las variaciones en los precios establecidas por el área de mercadeo?
  • ¿El problema del error de cálculo puede devenir de una mala parametrización o un error del software que realiza la liquidación de las comisiones de los vendedores y expide la facturación a los clientes?
  • ¿Qué actividades preventivas puede tomar el departamento de control interno para identificar problemas como este en forma oportuna y antes de que afecte al vendedor?

 

Así, como puede verse, un problema en apariencia sencillo puede tener efectos importantes en el sistema de control y otros devastadores en la estructura de la organización y su búsqueda de objetivos financieros. Vale considerar, en el ejemplo anterior: ¿qué habría ocurrido si el precio facturado estuviera por debajo de los costos de producción? Queda claro, como ya se ha dicho, que ningún problema es tan insignificante como para omitir su revisión.

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