Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Mediante la resolución 01887 del pasado 22 de febrero de 2007 , la cual deroga las resoluciones 8502 de septiembre 21 de 2004 y 8202 de septiembre 9 de 2005, la DIAN ha fijando unos nuevos parámetros para los procesos de “inscripción”, “actualización” y “cancelación” en el Registro Único Tributario (RUT)
En esta nueva resolución, y en contraste con las que venían rigiendo y fueron derogadas, la norma ya no hace mención a que el proceso de diligenciamiento del formulario de inscripción en el RUT se deba cumplir por “Internet”, sino que habla con mayor precisión refiriéndose a que tal proceso se debe hacer “a través de los servicios informáticos electrónicos” (SIE) lo cual no significa en sí mucho cambio pues tales SIE son aquellos a los que se accede justamente a través del portal de Internet de la DIAN, www.dian.gov.co
De otro lado, cuando el obligado a inscribirse en el RUT haya cumplido con diligenciar virtualmente el formulario, deberá imprimirlo para luego tener que ir personalmente (o enviar a un apoderado reconocido ante Notario) hasta las dependencias de la DIAN de forma que se puede hacer la “formalización” de la inscripción. Si el obligado ha estar en el RUT también debe tener registro mercantil en la cámara de comercio, entonces cuando se inscriba en la Cámara de comercio allí mismo le harán su “formalización” de la inscripción en el RUT.
Por tanto, se eliminó la posibilidad que antes existía en cuanto a enviar tal formulario por “correo certificado” (Véase el art.3 de la anterior resolución 8502 de 2004 y contrástese con la el art.3 de la resolución 01887 de feb de 2007)
Así mismo, se destaca que tratándose de personas naturales que estén en el exterior pero que les competa figurar en el RUT administrado por la DIAN , en tal caso, si allá donde estén existe consulado o embajada Colombiana, entonces harían la formalización de su inscripción en el RUT ante la embajada respectiva. Pero si no hay consulado, entonces enviarán el formulario de inscripción (el cual es un archivo de pdf generado por el portal de la DIAN ) dentro de un correo electrónico dirigido a asistencia@dian.gov.co . Y por esa misma vía la DIAN le contestará (esa posibilidad no estaba contemplada en la norma anterior)
De igual forma, para la inscripción en el RUT de una persona jurídica, esta vez se deberá llevar no solo el registro mercantil de tal persona jurídica sino que también se deberá llevar el documento de identificación del representante legal (esto ultimo no lo exigía la norma anterior)
Una novedad importante dentro de las nuevas disposiciones contenidas en la resolución 01887 de feb de 2007 es que tratándose de “actualizaciones del RUT”, esta vez ya no se requiere que toda actualización tenga que formalizarse en forma presencial en las dependencias de la DIAN pues si el representante legal de la persona jurídica que actualiza su RUT, o la persona natural misma que actualiza su RUT, cuentan con “firma digital”, entonces las actualizaciones que le hagan a su RUT se podrán “firmar digitalmente” y con ello se ahorran la formalización ante la DIAN en forma presencial
Al respecto, debe recordarse que según la norma del art.658-3 del ET, creado con el art.49 de la ley 1111 de 2006 , si los hechos que ameritan actualizar el RUT no se reportan en dicho RUT dentro del mes siguiente a su acaecimiento, entonces se originaría una sanción bastante onerosa; consúltese un editorial anterior al respecto)
Así mismo, y al igual que sucede con los procesos de inscripción en el RUT, las actualizaciones del RUT, para los que no tengan firma digital, ya no se pueden hacer mandando el formulario actualizado por un correo certificad. La formalización de todas las actualizaciones en esos casos implicarían forzosamente ir en forma presencial (o mediante apoderado) hasta las sedes de la DIAN.
De otra parte, la norma anterior (art.7 de la resolución 8502 de 2004) indicaba que las actualizaciones de las informaciones contenidas en las paginas 2 a 6 del RUT solamente se podían hacer en forma presencial ante las dependencias de la DIAN y que a través del portal de la DIAN solo se podía actualizar al información de la página 1 del RUT
Pero ahora, la nueva norma no pone tal restricción. Por consiguiente, cualquiera de las informaciones contenidas en las paginas 1 a 6 del RUT se pueden actualizar por el portal de Internet de la DIAN. Solamente que existen 4 casos “especiales” de actualización (mencionados en el ar.7 de la resolución 01887 de feb de 2007) y que sí requerirían primero una auditoria previa de la DIAN antes de que el portal de Internet de la entidad acepte la intención de “actualizar” el RUT (entre ellas se encuentra la solicitud de cambio del régimen común a simplificado)
De otra parte, en el art.9 de la resolución 01887 de feb de 2007 se menciona que tratándose de un proceso de “cancelación del RUT”, tal proceso sí se tendría que hacer siempre en forma presencial ante las dependencias de la DIAN (y no se podría hacer por el portal de interne)
Para ello, se deberán adjuntar, según los casos especiales que allí se mencionan (ejemplo: liquidación de personas jurídicas, o liquidación de sucesiones ilíquidas, etc) los documentos específicos que allí se alistan.
Por último, la norma menciona que en el evento en que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales modifique alguno de los requisitos señalados para la inscripción, actualización o cancelación del RUT, dichas modificaciones deberán ser publicadas oportunamente en el portal de la entidad www.dian.gov.co , en lugares públicos de las Administraciones y en los puntos habilitados. Igualmente aclara que todos los procesos relacionados con el RUT son gratuitos .
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