Documentación en procesos de auditoría: ¿qué debe tener en cuenta el auditor para este procedimiento?

La documentación es el registro de las actividades realizadas, los procedimientos utilizados para obtener evidencias y las conclusiones de la actividad. Para lograr lo anterior, el auditor tiene que preparar documentos para quienes no estén involucrados en el proceso y destacar los resultados obtenidos.

Mientras se lleva a cabo una auditoría, es importante que el auditor documente los procedimientos que aplica, la evidencia y las conclusiones obtenidas .

La documentación se convierte en un elemento importante en la auditoría, ya que es el registro de todas las actividades realizadas, los procedimientos para la consecución de la evidencia y las conclusiones propias del ejercicio.  En consecuencia, el auditor debe preparar documentos que permitan, incluso a quien no posea un conocimiento directo o previo sobre el proceso, comprender tres aspectos fundamentales como son:

• La naturaleza de la auditoría, el momento en que se realizó y la extensión de los procedimientos aplicados.
• Los resultados de los procedimientos de auditoría aplicados y la evidencia de auditoría obtenida.
• Las cuestiones de relevancia que surgieron durante la realización de la auditoría, las conclusiones alcanzadas sobre estas, y los juicios profesionales significativos aplicados para llegar a dichas conclusiones.

Los documentos de la auditoría pueden llevarse en físico o por medios electrónicos, entre otros.

He aquí algunos aspectos de la auditoría que es importante registrar:

• Los programas de auditoría.
• Los listados de comprobaciones.
• Los resumenes como resultados de cuestiones significativas.
• Las cartas de confirmación y de manifestaciones por parte de terceros.
• Las comunicaciones escritas.

No es necesario que se incluyan borradores, notas que reflejen ideas preliminares o incompletas ni documentos que hayan sido corregidos por errores tipográficos o de otra clase.

Si bien las explicaciones verbales dadas por el auditor no son un soporte adecuado del trabajo que este haya realizado, resultan útiles para aclarar información contenida en la documentación física de la auditoría.

Situaciones detectadas después de la fecha del informe de auditoría

En ocasiones, tras la entrega de su informe, la aplicación de procedimientos adicionales genera evidencia que le permite al auditor llegar a nuevas conclusiones.

Lo anterior puede suceder porque, en algunas circunstancias, el auditor se entera de hechos y situaciones después de emitir su informe, que posiblemente, de conocerlos con anterioridad, habrían dado lugar a correcciones en los estados financieros o a una opinión diferente de la expresada en dicho informe.

En estos casos, el auditor debe asumir la responsabilidad de dichos cambios y documentar:

• Las circunstancias observadas.
• Los procedimientos de auditoría adicionales aplicados, la evidencia obtenida a partir de estos y las conclusiones alcanzadas, así como también los efectos de dichas conclusiones en el informe de auditoría.
• La fecha y las personas que realizaron y revisaron los cambios en la documentación de auditoría.

Si quiere ampliar esta información, lea nuestro análisis Documentación en la Auditoría bajo NIA.