Documentos utilizables por el revisor fiscal

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  • Publicado: 2 febrero, 2017

Documentos utilizables por el revisor fiscal

Complementando a la documentación de revisoría fiscal, revisemos cuáles son los principales archivos y evidencias de su trabajo que debe utilizar, generalmente, un revisor fiscal.

Archivos de propiedad de la empresa

Son archivos (físicos y virtuales) que pertenecen exclusivamente al ente económico en el cual se desempeña como revisor fiscal y que él debe verificar y consultar en el ejercicio de sus funciones, tales como:

  • Escrituras o documentos de constitución (según el caso) con sus modificaciones.
  • Registros en cámaras de comercio.
  • Libros de actas, de accionistas o de socios y de contabilidad.
  • Libros de registro de correspondencia enviada y recibida.
  • Escrituras y otros documentos donde conste la propiedad de bienes raíces, maquinaria, equipos, intangibles y otros derechos.
  • Normas y manuales de control interno y de procedimientos operacionales.
  • Contratos con terceros para construcción de edificios, fabricación y suministro de maquinaria,  equipo y otros bienes.
  • Documentación de licitaciones públicas y privadas.
  • Contratos laborales y de prestación de servicios personales, con la documentación necesaria sobre afiliaciones al sistema de seguridad social.
  • Convención colectiva de trabajo y convenios laborales.
  • Contratos o acuerdos de colaboración empresarial, tales como: Cuentas en participación, uniones temporales y consorcios.
  • Pólizas de seguros y de mantenimiento.
  • Reglamentos internos de trabajo, salud ocupacional, seguridad industrial, concesión de créditos a clientes y otros similares.
  • Contratos y convenios con proveedores de servicios diversos (aseo, vigilancia, procesamiento de información, mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipo, etc.).
  • RUT de todos los contratistas y proveedores de bienes y servicios.
  • Contratos y convenios de suministros con clientes.
  • Documentos en los que conste la apertura y existencia de cuentas bancarias, CDT, contratos de fiducia y firmas autorizadas y sellos para retiros del efectivo en cuentas bancarias y retiros y transferencias de inversiones en CDT y contratos de fiducia.
  • Extractos bancarios, conciliaciones, notas debito y créditos expedidas por los bancos y correspondencia relacionada con su manejo.
  • Comprobantes de ingresos y de egresos, junto con facturas y documentos equivalentes (cuando sea del caso) por compras y ventas.
  • Comprobantes de entradas y salida de inventarios de mercancías, materias primas, materiales y suministros, productos terminados y otros activos físicos corrientes.
  • Licencias y declaraciones de importaciones y exportaciones.
  • Letras de cambio, pagarés, hipotecas y otros documentos de respaldo de derechos a cobrarles a terceros.
  • Nóminas y planillas de pago de aportes a seguridad social y parafiscales.
  • Estados financieros certificados, con sus notas y revelaciones que ordenan los marcos técnicos  normativos de información financiera.
  • Declaraciones tributarias con todos los soportes necesarios, información exógena para DIAN y secretarías de hacienda distritales y municipales (cuando  la empresa esté obligada a presentarla).
  • Videos, fotos y grabaciones de audio  diversas que puedan ser útiles para tener evidencias válidas y suficientes.

Archivos permanentes de propiedad del revisor fiscal

  1. Fotocopias o copias virtuales de escritura o documento de constitución, con sus modificaciones.
  2. Fotocopias o copias vituales de los contratos más importante con constructores de sus edificaciones y fabricantes de maquinaria, equipos y otros bienes.
  3. Fotocopias o copias virtuales de estados financieros, balances de comprobación, notas y revelaciones sobre ellos y declaraciones tributarias.
  4. Fotocopias o copias virtuales de algunos documentos que el revisor fiscal considere de alta importancia.
  5. Cronograma de planeación del trabajo del revisor fiscal y sus colaboradores.
  6. Programa de trabajo de revisoría fiscal y descripción de procedimientos a aplicar.
  7. Hojas electrónicas y otros documentos (físicos y virtuales) en los que consten las aplicaciones mensuales, ocasionales y de cierre de año de los procedimientos indispensables para obtener evidencia válida y suficiente, entre ellos:

a. Evaluación preliminar y siguientes del control interno.

b. Pruebas mensuales de cumplimiento de ingresos y egresos de efectivo disponible y de inventarios.

c. Pruebas de cumplimiento de contratos vigentes, con contratistas y con contratantes y de las garantías correspondientes.

d. Verificaciones de nómina, prestaciones sociales, aportes parafiscales y al sistema de seguridad social.

e. Verificaciones de declaraciones periódicas de IVA, ICA, impuesto al consumo y otros impuestos y contribuciones obligatorias.

f. Pruebas ocasionales de inventarios, mediante muestreo.

g. Conclusiones de la verificación de inventarios físicos de cierre de año.

h. Hojas de trabajo, de análisis y de resumen, de confirmaciones externas con clientes, proveedores y entidades financieras.

i. Conclusiones de las evidencias obtenidas al aplicar los procedimientos de revisoría fiscal.

j. Informes presentados –mensualmente por lo general- sobre evaluaciones del control interno y sobre irregularidades en las operaciones del ente económico.

k. Informes sobre riesgos de fraude.

l. Respuestas de la administración y la dirección de la empresa a los informes presentados por el revisor fiscal sobre deficiencias de control interno, riesgos de fraude,  irregularidades en las operaciones e incorrecciones materiales en los estados financieros.

m. Documentos en los que conste el seguimiento hecho por la revisoría fiscal a las acciones tomadas por la administración y la dirección de la empresa frente a las irregularidades informadas y a las incorrecciones materiales en los estados financieros.

Los documentos aquí relacionados no son absolutamente todos los que necesita un revisor fiscal para soportar sus informes y su dictamen sobre estados financieros. Son únicamente los más comunes e indispensables. Puede haber más, dependiendo del tipo de empresa y de las condiciones de funcionamiento.

Autor:

C. P. Carlos Sastoque M.
carsastoque@yahoo.com

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